Des demandes et approbations avec étape, responsable et délai visibles

Cette analyse examine comment circulent vos demandes, avenants et approbations, de la demande jusqu'à l'exécution dans l'ERP. Les questions décrivent des situations observables dans la cartographie du flux, le dossier, les approbations, les délais et la matrice de contrôle.

Dimensions notées

• Cartographie du flux et processus réel. Elle observe si chaque flux a des étapes, responsables et règles de décision écrits, s'il correspond à ce qui se fait sur le chantier et si les changements de règle sont approuvés et testés.
• Dossier et statut du cas. Elle observe si chaque cas naît d'un formulaire complet, conserve documents et commentaires en un seul lieu et si le demandeur voit l'étape et la personne qui le détient.
• Approbation et exécution dans l'ERP. Elle observe si les approbations se font dans l'outil, si l'approbateur voit le budget restant avant de décider et si ce qui est approuvé est exécuté et confirmé dans l'ERP sans ressaisie.
• Délais par étape et escalade. Elle observe si la durée de chaque étape est mesurée, si un cas bloqué remonte seul à l'échéance et si chaque approbateur a un remplaçant qui approuve dans le système.
• Matrice d'approbation et piste d'audit. Elle observe si les niveaux d'approbation dépendent du montant et du risque, si le système empêche quelqu'un d'approuver sa propre demande et si l'on garde trace de qui a approuvé et avec quelles informations.

Résultat remis

À la fin, vous recevez le niveau de vos flux sur cinq dimensions et les écarts classés par poids. Chaque écart est accompagné d'une première action vérifiable par votre équipe.

18 questions notées et 13 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.