Des achats validés selon le montant, des réceptions suivies
Le module Achats d'Odoo mène la demande de prix jusqu'à la commande validée, la réception en entrepôt et la facture fournisseur, avec l'état de chaque étape en vue.
À la fin du questionnaire, vous verrez la configuration que nous recommandons.
Panneau achats au-dessus de la liste
- Nouvelles demandesChaque carte filtre la liste d'un clic.
- Réception en retardCommandes confirmées dont la date prévue est dépassée.
- Livraisons à l'heurePourcentage calculé sur les réceptions fournisseurs.
Exemple dans Odoo 20Des commandes sans validation et des factures qui ne collent pas aux réceptions
Les achats vivent souvent entre e-mails, devis en PDF et un tableur des en-cours. La direction découvre la dépense à l'arrivée de la facture et l'entrepôt réceptionne sans savoir ce qui a été commandé ni à quel prix. Dans Achats, tout tourne autour d'un document, le bon de commande, qui change d'état avec un responsable et garde son historique.
- La demande de prix et le bon de commande sont le même enregistrement : il change d'état sans ressaisie.
- Au-delà du montant minimum fixé par la société, la commande reste « À approuver » jusqu'à ce qu'un administrateur Achats la confirme.
- Le panneau au-dessus de la liste compte les demandes en retard et les réceptions échues, pour tous et pour chaque acheteur.
Panneau achats au-dessus de la liste
- Nouvelles demandesChaque carte filtre la liste d'un clic.
- Réception en retardCommandes confirmées dont la date prévue est dépassée.
- Livraisons à l'heurePourcentage calculé sur les réceptions fournisseurs.
Exemple dans Odoo 20Qui utilise Achats dans l'entreprise
Distribution, construction, industrie et services avec des achats récurrents de matériaux ou de fournitures.
Rôles
- Responsable achats ou logistique : émet les demandes, compare les fournisseurs et suit les livraisons.
- Directeur financier : valide les commandes au-delà du montant fixé et suit la dépense engagée.
- Entrepôt : réceptionne contre la commande et enregistre les quantités partielles.
- Comptabilité : saisit la facture fournisseur depuis la commande et contrôle commandé, reçu et facturé.
Quand ce n’est pas le bon choix
- Si vous achetez quelques fois par mois aux mêmes fournisseurs sans validation, saisir la facture fournisseur dans Facturation suffit.
- Si vos achats viennent de règles de réapprovisionnement ou d'un plan de production, Achats s'installe quand même, mais la conception commence dans Inventaire ou Fabrication.
- Les marchés publics péruviens (plateforme SEACE) suivent leur propre procédure ; Achats enregistre la commande qui en résulte, pas l'appel d'offres.
Un document qui change d'état
La commande passe par ces états et chaque changement est tracé dans son historique avec l’utilisateur et la date.
Demande de prix
L'acheteur choisit le fournisseur et les articles. Le prix vient de la liste de prix du fournisseur ou, à défaut, de sa dernière commande confirmée.
Demande envoyée
Elle part par e-mail avec le PDF de la demande. Le fournisseur peut confirmer les dates depuis le portail.
À approuver
N'apparaît que si la société exige une validation et que le total dépasse le montant minimum. Un administrateur Achats la confirme.
Bon de commande
Avec Inventaire, elle crée la réception et ouvre la facture fournisseur. Si le verrouillage est actif, elle est verrouillée à la confirmation.
Reçue et facturée
Le statut de réception passe d'en attente à partiel puis complet ; le camembert affiche la part déjà facturée.
La commande confirmée avec sa réception et sa facturation
- État de la commandeDemande, envoyée, à approuver ou bon de commande.
- RéceptionOuvre la réception créée dans Inventaire.
- FacturéPart de la commande déjà facturée par le fournisseur.
Exemple dans Odoo 20À quoi ressemble Achats dans Odoo 20
Lignes avec analytique et taxes
- Distribution analytiqueRépartit la ligne entre projets ou centres de coût.
- TaxesIls viennent de l'article et de la position fiscale du fournisseur.
- Totaux par taxeSous-total, taxes par groupe et total.
Exemple dans Odoo 20
Cartes de commandes sur le téléphone
- PrioritéL'étoile remonte la commande en tête.
- ÉtatÉtiquette de l'état de la demande ou commande.
Exemple dans Odoo 20
PDF du bon de commande
- Acheteur et datesQui achète, la date de commande et l’arrivée prévue.
- LignesArticle, date prévue, quantité, prix et taxes.
Exemple dans Odoo 20
Part de la commande déjà facturée
- Part facturéeFacturé par rapport au commandé ou reçu.
Exemple dans Odoo 20Ce que l’utilisateur voit et touche
Liste des demandes et commandes, au-dessus du tableau
Compteurs par état qui filtrent la liste d'un clic, pour tous et pour l'utilisateur.
Bon de commande, bouton de facturation
Affiche en camembert la part de la commande déjà facturée.
Bon de commande, état de réception
Étiquette de couleur : en attente, partiel ou complet.
Bas du bon de commande
Sous-total, taxes par groupe et total, recalculés à chaque modification.
Colonne de distribution analytique sur les lignes
Répartit chaque ligne entre projets ou centres de coût en pourcentage.
Bouton Charger de la liste et du formulaire
Charge le PDF de la facture fournisseur et le relie aux commandes.
Étoile en liste, cartes et formulaire
Marque la commande comme prioritaire et la remonte dans la liste.
Ce dont Achats a besoin et ce qu’il produit
Ce qu’il faut avant de commencer
- Fournisseurs avec identifiant fiscal (RUC), contact achats, devise et conditions de paiement.
- Articles avec unité d'achat et politique de contrôle : facturer les quantités commandées ou reçues.
- Listes de prix fournisseur si les prix sont négociés par quantité minimale ou par période.
- Utilisateurs avec leur niveau d'accès : Utilisateur Achats ou Administrateur, qui valide.
- Taxes d'achat et comptes prêts dans Facturation, dont la TVA péruvienne (IGV) sur achats.
- Pour la migration : les commandes encore ouvertes au démarrage, pas tout l'historique.
Ce qu’il produit
- Deux documents PDF : la demande de prix et le bon de commande.
- Réceptions dans Inventaire créées depuis la commande confirmée.
- Factures fournisseur liées à leurs lignes de commande.
- Analyse des achats en tableau croisé et graphique, par fournisseur, article et acheteur.
- Indicateurs du panneau : livraisons à l'heure et jours pour commander.
- E-mail de rappel au fournisseur avant la date de réception.
Fonctions de Achats déjà incluses
Elles sont fournies avec Odoo standard, sans développement. La plupart des entreprises ne les activent pas ou ignorent leur existence.
Le seuil de validation est converti dans la devise de la commande
Ce que vous gagnez : Un seul seuil en soles suffit pour les achats en dollars. Pour tout faire valider, l'acheteur ne doit pas avoir le rôle administrateur.
Le montant minimum vaut 5000 par défaut
Ce que vous gagnez : Lors de la mise en œuvre, le montant est fixé avec la direction et documenté ; avec 0, chaque commande exige une validation.
Sans liste de prix, le dernier achat fixe le prix
Ce que vous gagnez : On peut démarrer sans listes de prix et ne les charger ensuite que pour les fournisseurs à prix négociés.
Le rappel part N jours avant, selon le fournisseur
Ce que vous gagnez : Les fournisseurs souvent en retard reçoivent plus de jours d'avance sur leur fiche ; les fiables, aucun.
Le pourcentage facturé dépend de la politique de l'article
Ce que vous gagnez : Avec la politique « quantités reçues » sur les biens, un camembert à 100 % signifie que la comptabilité a facturé exactement ce qui est entré en stock.
Une commande verrouillée ne s'annule pas
Ce que vous gagnez : Le déverrouillage est tracé avec l'utilisateur et la date, ce qui sert de contrôle interne sans flux supplémentaire.
L'étoile trie la liste
Ce que vous gagnez : L'équipe convient que l'étoile signale les vraies urgences : le premier écran du jour devient la liste de travail.
Ce qui change le comportement de Achats
Validation du bon de commande
Les commandes dont le total dépasse le montant minimum passent « À approuver » au lieu d'être confirmées.
Paramètres › Achats › Commandes › Validation du bon de commande
Verrouiller les commandes confirmées
La commande confirmée est verrouillée : il faut la déverrouiller pour la modifier ou l'annuler.
Paramètres › Achats › Commandes › Verrouiller les commandes confirmées
Avertissements
Fait apparaître l'onglet d'avertissements sur fournisseurs et articles : un message ou un blocage à la sélection.
Paramètres › Achats › Commandes › Avertissements
Rappel de réception
Active le rappel de réception aux fournisseurs ; le nombre de jours se règle sur chaque fournisseur.
Paramètres › Achats › Commandes › Rappel de réception
Contrats d'achat
Installe les contrats d'achat : commandes ouvertes à prix fixe sur une période et modèles d'achat.
Paramètres › Achats › Commandes › Contrats d'achat
Alternatives d'achat
Permet de créer des commandes alternatives auprès d'autres fournisseurs et de les comparer ligne par ligne.
Paramètres › Achats › Commandes › Alternatives d'achat
Rapprochement à trois voies
La facture fournisseur n'est marquée à payer que si le facturé correspond au commandé et au reçu.
Paramètres › Achats › Facturation › Rapprochement à trois voies
Saisie en grille des variantes
Pour les articles à variantes, ouvre une grille de tailles ou couleurs pour saisir les quantités d'un coup.
Paramètres › Achats › Articles › Saisie en grille des variantes
Réglages des commandes dans Achats
- Montant minimumAu-delà de ce total, la commande demande une validation.
- VerrouillageLa commande confirmée n'est plus modifiable.
- RappelE-mail au fournisseur avant la date de réception.
Exemple dans Odoo 20Avec quoi Achats se connecte
Inventaire
Reçoit : Quantités reçues par ligne et date de livraison effective.
Fournit : La réception avec articles, quantités et entrepôt de destination.
Facturation
Reçoit : Quantités facturées par ligne pour le statut de facturation.
Fournit : La facture fournisseur brouillon avec les lignes de la commande.
Contrats d'achat
Reçoit : Prix et quantités négociés du contrat-cadre.
Fournit : Commandes qui consomment le contrat.
Validations
Reçoit : Demandes d'achat validées par le service demandeur.
Fournit : La demande de prix créée depuis la demande d'achat.
Ventes
Reçoit : Services vendus sous-traités à un fournisseur.
Fournit : Le bon de commande au fournisseur du service.
Ce qu’il ne fait pas et comment y répondre
Un seul niveau de validation par montant pour toute la société.
Les niveaux par service ou par paliers passent par l'application Validations et son type achat, sans développement.
Elle ne bloque pas une commande faute de budget.
Les budgets de Comptabilité comparent la dépense par compte analytique ; un blocage automatique sur le solde demande un développement.
La comparaison des devis se fait ligne par ligne, sans grille d'évaluation technique.
L'évaluation technique se documente dans l’historique ou dans une feuille jointe à la commande alternative.
Localisation péruvienne
- La facture fournisseur est saisie avec son type de document SUNAT (facture, boleta, reçu d’honoraires), fourni par la localisation péruvienne.
- L'IGV (TVA péruvienne) sur achats et les retenues comme la détraction SPOT se paramètrent en taxes et comptes dans Facturation et arrivent sur la commande via l'article et la position fiscale.
- Les achats alimentent le registre des achats du PLE (livres électroniques SUNAT) une fois la facture fournisseur comptabilisée.
Achats couche par couche, avec un livrable pour chacune
Les couches suivent les réponses au questionnaire de configuration.
Réglages
Validation et son montant, verrouillage, avertissements, rappels et rapprochement à trois voies, selon les réponses au questionnaire.
Matrice des réglages signée avec la justification de chacun.
Données de base
Fournisseurs, articles avec politique de contrôle et unité d'achat, listes de prix négociées et catégories.
Modèles d'import validés et importés.
Rôles
Qui demande, qui achète, qui valide ; le rôle administrateur Achats est réservé aux valideurs.
Tableau des utilisateurs et droits.
Automatisations
Rappels fournisseurs, activités pour le valideur et alertes de réception en retard.
Règles actives testées sur des cas réels.
Rapports
PDF de demande et de commande avec votre logo et vos conditions ; analyse des achats enregistrée par fournisseur et acheteur.
Mises en page validées et filtres enregistrés.
Tableau de bord
Panneau achats de la liste et tableau de bord direction avec dépense engagée et livraisons à l'heure.
Tableau de bord publié pour la direction.
Recette
Chaîne complète avec vos données : demande, validation, réception partielle, facture et paiement.
Checklist de la chaîne validée avant le démarrage.
Risques typiques et comment les éviter
Tous les acheteurs sont administrateurs et la validation ne se déclenche jamais.
Les groupes de chaque utilisateur sont contrôlés contre le tableau des rôles avant le démarrage.
Des services en politique « quantités reçues » jamais réceptionnés qui bloquent la facturation.
La politique de contrôle est définie par catégorie au chargement des articles.
D'anciennes commandes migrées comme ouvertes qui gonflent les retards.
Seules les commandes avec un reste à recevoir ou à facturer sont migrées, avec une date de coupure convenue.
Questions fréquentes
Sur Achats dans Odoo 20
Oui. La commande « À approuver » s'ouvre dans l'application mobile Odoo ou le navigateur, et le bouton Approuver la commande est dans l'en-tête.
La commande porte sa devise ; les prix fournisseur peuvent être en dollars et le seuil de validation est converti au taux de la date de commande.
L'entrepôt valide la quantité reçue et décide de garder un reliquat ou de l'annuler ; le statut de réception reste partiel.
Oui. Sans Inventaire, pas de réceptions ; la quantité reçue se saisit sur la ligne et la facturation suit la politique de contrôle.
Pas pour recevoir la commande par e-mail. L'accès au portail est facultatif et permet de voir ses commandes et confirmer les dates.
Configurez vos Achats en 3 minutes
Dites-nous comment vous travaillez aujourd’hui. À la fin, vous verrez les réglages de Achats que nous activerions et les données à charger. Diego reçoit la spécification et la revoit avec vous.
Vous évaluez le système complet et pas seulement ce module ? Voir l’analyse du système