- Accueil
- Systèmes
- Chaîne d'approvisionnement
- e-Procurement
Chaque achat demandé, approuvé et rapproché dans un seul flux
Un système d'achats électroniques réunit demande, devis, commande et approbation par montant dans un même flux, et rapproche la facture de ce qui a été reçu. Diego l'analyse et le met en place avec Odoo Achats et Approbations.
35 questions · résultat par dimension · gratuit
De la demande par WhatsApp à la commande approuvée
Les services demandent dans le système avec un centre de coût, les achats comparent les devis, la commande est approuvée selon montant et budget, et la facture n'est payée que si elle concorde avec la commande et la réception.
Sans ce flux, les demandes arrivent par message, la commande est créée après la facture et personne ne sait qui a approuvé la dépense.
- 01Demande d'achat
- 02Demande de prix
- 03Commande d'achat
- 04Approbation par niveau
- 05Réception
- 06Rapprochement facture
Processus couverts
Indicateurs du besoin d'un e-Procurement
Ces signes apparaissent souvent ensemble quand les demandes naissent hors du système et que la commande d'achat est créée pour régulariser une facture.
- Les demandes arrivent par e-mail, WhatsApp ou sur papier
- Rien n'indique qui a approuvé un achat
- On achète à un seul fournisseur sans comparer les devis
- Les commandes d'achat sont créées après l'arrivée de la facture
- Il n'y a pas de niveaux d'approbation par montant ni par centre de coût
- Le budget d'un service n'est connu qu'une fois dépassé
Profil d'entreprise pour un e-Procurement et cas où il ne convient pas
Cas favorables
- Entreprises avec plusieurs services, sites ou chantiers qui demandent des achats sur leur propre budget
- Directions qui doivent savoir qui a approuvé chaque dépense et sur quel disponible
- Entreprises sur Odoo ou qui envisagent de migrer leur ERP vers Odoo
Cas où il ne convient pas
- Quelques achats par mois approuvés par le dirigeant en personne : une simple commande d'achat suffit
- Groupes sur un autre ERP sans intention d'en changer : mieux vaut comparer des plateformes d'achat reliées à cet ERP
- Organismes publics soumis à la loi péruvienne sur les marchés publics : ils suivent leur propre procédure dans le SEACE
Coût des achats approuvés hors du système
Budgets dépassés
Si le disponible n'est pas visible à l'approbation, le dépassement apparaît à la clôture, quand il est trop tard.
Prix non comparés
Acheter toujours au même fournisseur par habitude écarte la comparaison qui protège la marge.
Factures qui ne concordent pas
Sans commande ni réception, la comptabilité paie des factures qu'elle ne peut pas rapprocher de ce qui est arrivé.
Méthode d'analyse e-Procurement
L'analyse suit un achat de la demande du service jusqu'au paiement : devis, commande, approbation par montant, réception et rapprochement de la facture avec la commande et la réception.
Analyse en ligne
35 questions sur les demandes, les approbations, les devis, le budget et le rapprochement. Le résultat montre à quelle étape l'achat sort du système.
Échange de 30 minutes
Diego revoit le résultat avec vous et demande la matrice d'approbation en vigueur et trois achats récents avec leur facture. Il propose ensuite niveaux et montants pour Odoo.
Atelier achats et approbations
Une demi-journée avec les achats, les services demandeurs et la comptabilité : catalogue de produits et services, centres de coûts, niveaux d'approbation par montant et règles de contrôle des factures.
Mise en place par phases
Configuration d'Odoo Achats et Approbations service par service, en cycles de deux semaines, avec la part d'achats avec commande préalable mesurée avant et après.
Dimensions de l'analyse e-Procurement
Demande et approbation
Exemple : Comment un service demande-t-il un achat ?
Catalogue et centres de coût
Exemple : Les produits et services que vous achetez sont-ils dans un catalogue ?
Couverture du système
Exemple : Où sont conservés les devis des fournisseurs ?
Intégration avec entrepôt et comptabilité
Exemple : À l'arrivée de l'achat, comment la réception est-elle enregistrée sur la commande ?
Indicateurs achats
Exemple : Mesurez-vous combien de temps prend un achat entre la demande et la commande ?
Adoption par les services
Exemple : Comment les services enregistrent-ils aujourd'hui leurs demandes d'achat ?
Contrôle budgétaire et séparation des tâches
Exemple : Comment le budget disponible est-il contrôlé lors de l'approbation d'un achat ?
Apports de votre entreprise à un projet e-Procurement
Données
- Catalogue des produits et services achetés, avec unité et compte comptable
- Centres de coûts et budget par service
- Fournisseurs fréquents avec RUC et conditions de paiement
Personnes
- Responsable des achats
- Un représentant par service demandeur et un de la comptabilité
Accès et documents
- Base Odoo ou de l'ERP actuel avec un utilisateur administrateur des achats
- Matrice d'approbation en vigueur, même informelle
Services de Diego dans un projet e-Procurement
Matrice d'approbation
Avec la direction, nous définissons les niveaux par montant, centre de coûts et type d'achat, et le suppléant de chaque approbateur.
Livrable : matrice d'approbation signée
Configuration d'Odoo Achats et Approbations
Nous configurons demandes, demandes de devis, contrats-cadres, double validation et contrôle des factures avec vos fournisseurs et articles.
Livrable : flux d'achat testé sur trois achats réels
Budget et comptabilité analytique
Nous relions la commande au centre de coûts et au compte analytique pour voir le disponible à l'approbation et enregistrer la charge à la réception.
Livrable : budget par service consultable à l'approbation
Formation par service et démarrage
Nous formons demandeurs, approbateurs et acheteurs, et mesurons combien d'achats passent par une commande préalable les premières semaines.
Livrable : manuel par rôle et base de référence des achats avec commande préalable
Plateformes que nous comparons pour un e-Procurement
Odoo
Odoo Achats (demandes de prix, contrats-cadres, double validation) et Approbations. C'est la plateforme avec laquelle Diego implémente.
Autres plateformes reconnues
- SAP Ariba
- Coupa
- Jaggaer
- Oracle Procurement Cloud
- Ivalua
Critères de comparaison
- Demande par service avec centre de coûts et budget disponible visibles
- Approbation par montant et centre de coûts, avec deux ou trois niveaux et la trace de l'approbateur
- Demandes de devis à plusieurs fournisseurs et contrats-cadres à prix en vigueur
- Contrôle des factures par rapport à la commande et à la réception avant paiement
L'ordre de la liste n'implique aucune préférence. Le choix d'une plateforme d'achats découle de vos circuits d'approbation et de vos catégories de dépenses.
Systèmes avec lesquels un e-Procurement échange des données
Résultat de l'analyse e-Procurement en 35 questions
Cette analyse mesure comment votre entreprise demande, approuve, reçoit et paie les achats d'exploitation: flotte, entrepôt, services et agences. Les questions décrivent où chaque étape est consignée, du message WhatsApp à la commande approuvée dans l'ERP.
Dimensions notées
- Demande d'achat et devis. Elle observe si chaque service demande ses achats par un canal commun, avec produit et date requise, et si les achats comparent les devis avant de choisir le fournisseur.
- Niveaux d'approbation par montant. Elle observe qui approuve chaque commande selon le montant et le centre de coût, si cela correspond à la matrice écrite et si les exceptions sont enregistrées.
- Catalogue, accords et centre de coût. Elle observe si les articles achetés ont un code, une unité et un fournisseur habituel, si les fournitures récurrentes ont un accord de prix et si chaque achat porte son centre de coût.
- Commande, réception et facture. Elle observe si ce qui arrive est enregistré sur la ligne de commande et si la facture est rapprochée de la commande et de la réception, ou de la validation du service de transport.
- Engagement de dépense et budget. Elle observe si la dépense est engagée par une commande approuvée avant l'achat, si l'approbateur voit le budget disponible et si le cycle d'achat est mesuré.
Résultat remis
À la fin, vous recevez votre niveau dans cinq dimensions du cycle d'achat et l'écart de chacune. Chaque écart inclut la première action configurable dans Odoo Achats et Approbations ou dans votre ERP.
18 questions notées et 12 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.
Questions courantes sur un projet e-Procurement
Ils se configurent par montant et centre de coût, avec deux ou trois niveaux au plus. Davantage de niveaux poussent souvent les approbations hors du système.
Chaque chantier ou site demande avec son centre de coût et son budget, et les approbations suivent sa propre matrice. Les achats voient tout consolidé.
Si votre ERP n'est pas Odoo et que vous ne souhaitez pas en changer, nous comparons son module achats à des plateformes comme SAP Ariba ou Coupa et vous aidons à décider avec vos données.
L'analyse e-Procurement en ligne et l'échange de 30 minutes sont gratuits. Si un atelier ou un projet est pertinent ensuite, vous recevez une proposition avec périmètre et livrables avant de décider.
Seul Diego Muñoz voit vos réponses sur demandes d'achat, approbations et rapprochement commande, réception et facture, pour préparer l'échange. Elles ne sont ni partagées avec des tiers ni utilisées pour des envois groupés.
Revue de votre e-Procurement avec Diego en 30 minutes
Faites l'analyse et réservez l'échange avec votre matrice d'approbation, même si elle tient dans un courriel. Diego Muñoz vous répond en personne, à l'heure de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com