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Des dépenses validées par montant et imputées au bon centre de coût

Nous examinons comment les dépenses de votre entreprise sont demandées, validées et justifiées, et ce qu’il faut intégrer au système en premier.

Faire l’analyse (9 min)

34 questions, résultat à la fin, sans frais.

5 dimensionsNiveau, écarts et première étape à la fin

Système de gestion des dépenses : définition et usage

Il gère les frais des salariés, les déplacements, les petites caisses et les plans de dépenses par centre de coût, avec validation par montant et justificatifs vérifiés.

Bien connecté, la dépense est saisie au moment où elle a lieu, validée dans le système et arrive en comptabilité avec son centre de coût, sans ressaisie.

Liasse de factures et de reçus avec une calculatrice

Signes que vos dépenses ont besoin d’ordre

  • Les notes sont remises sur papier avec des tickets épars
  • Les avances aux salariés ne sont pas régularisées à temps
  • Des dépenses sont imputées aux mauvais centres de coût
  • On connaît les dépenses d’un service une fois le plan dépassé
  • Les petites caisses sont rapprochées sur tableur
  • Il n’y a pas de validation par montant ni par responsable direct

Public visé et cas où il ne convient pas

Convient à

  • Entreprises avec personnel de terrain, déplacements ou petites caisses
  • Administrations qui reçoivent des reçus épars et les saisissent
  • Services avec des avances non régularisées à temps
  • Directions qui veulent la dépense par centre de coût avant le dépassement du plan

Ne convient pas quand

  • Très peu de dépenses d’employés par mois : un formulaire et une revue suffisent
  • Vous cherchez le contrôle des cartes d’entreprise avec l’émetteur : cela relève d’une plateforme spécialisée
  • Les frais de mission aux règles fiscales complexes : on les analyse et on intègre l’outil choisi

Coût du contrôle des notes de frais papier

Vérifier les tickets, réclamer les données manquantes et ressaisir chaque note ajoute des heures chaque semaine. Calculez le coût avec vos propres chiffres.

Exemple : trois personnes de l’administration à 20 S/ de l’heure. Remplacez les valeurs par les vôtres.

Heures par mois52 h
Coût mensuelS/ 1,039
Coût annuelS/ 12,470

Le calcul montre ce que coûte aujourd’hui la tâche manuelle. Ce n’est pas une promesse d’économie.

Fonctionnement dans Odoo 20

Dépense, approbation et comptabilisation

Dans Odoo 20, chaque dépense est un enregistrement propre avec produit de dépense, montant, employé, reçu joint et répartition analytique. L’employé la soumet ; le responsable l’approuve ou la refuse ; la comptabilité la comptabilise et elle reste En paiement jusqu’au règlement.

Dépenses à traiter regroupe ce qui attend une revue. Le champ de remboursement indique si l’employé est remboursé ou si l’entreprise a payé.

États de la dépense

  1. Brouillon
  2. Soumis
  3. Approuvé
  4. Comptabilisé
  5. Payé
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Formulaire de dépense dans Odoo 20 au statut Soumis avec les boutons Approuver et Refuser et la barre d’états
Dépense soumise avec boutons d’approbation
  1. Approuver ou refuser
  2. Statut actuel
Capture réelle d’Odoo 20 standard, instance de démonstration avec données de test.
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Liste Dépenses à traiter d’Odoo 20 avec employé, produit, répartition analytique, total et statut
Dépenses à traiter
  1. Filtre par statut
  2. Colonne Statut
Capture réelle d’Odoo 20 standard, instance de démonstration avec données de test.
Méthode DMG-RT

La méthode appliquée aux dépenses et les notes de frais

Diego Muñoz dirige chaque analyse : d’abord le processus et les données, ensuite l’outil, par phases courtes que vous validez.

  1. Parcours d’une note de frais

    Nous suivons une dépense depuis le moment où elle a lieu jusqu’à son remboursement et sa comptabilisation, avec qui intervient à chaque étape.

  2. Politique et validations

    Nous rédigeons avec vous la politique de dépenses et la matrice de validation par montant et par centre de coût.

  3. Plan de dépenses par service

    Nous définissons les centres de coût avec responsable et le plan de dépenses que chacun verra dans le système.

  4. Outil et phases

    Nous proposons des phases : d’abord la validation et le plan par centre de coût ; ensuite la saisie des notes, en comparant les options avant de choisir.

Voir la méthode complète

Livrables

  • Politique de dépenses écrite avec montants et justificatifs valables
  • Matrice de validation par montant et centre de coût
  • Plan de dépenses par centre de coût avec responsables
  • Comparaison des options pour la saisie des notes

Prérequis et résultats

Prérequis

  • Produits de dépense avec compte et taxe
  • Employés avec responsable direct et compte bancaire
  • Plan analytique des centres de coût
  • Politique de dépenses avec plafonds par type
  • Journal des notes de frais

Résultats : notes approuvées, écritures et remboursements

  • Écriture par dépense avec la dette envers l’employé
  • Remboursement inclus dans les paiements par lot
  • Analyse des dépenses par employé, produit et centre de coût
  • Reçu numérique joint à chaque enregistrement

Réglages clés

Réglages standard d’Odoo 20 qui changent le comportement du processus. Ils se fixent pendant la phase de configuration, selon les réponses à l’analyse.

  1. Courriels entrants

    Où Paramètres › Notes de frais › Courriels entrants

    Active un alias de courriel : l’employé envoie la photo du reçu et la dépense est créée à son nom. À l’activation, Odoo demande le domaine de l’alias s’il n’existe pas encore.

  2. Journal et modes de paiement

    Où Paramètres › Notes de frais › Comptabilité

    Définit le journal des dépenses payées par l’employé et les modes de remboursement de l’entreprise.

  3. Produit de dépense avec compte et taxe

    Où Notes de frais › Configuration › Catégories de dépenses

    Transport local, repas ou hébergement portent leur compte, leur IGV et un coût fixe le cas échéant. L’employé ne choisit jamais de compte.

Avant
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Après
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Avant
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Après
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Avant
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Réglage des courriels entrants des notes de frais d’Odoo 20 désactivé
Après
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Réglage des courriels entrants activé, avec le lien de configuration du domaine de l’alias
Courriels entrants : désactivé face à activéCaptures réelles d’Odoo 20 standard sur l’instance de démonstration. Le réglage n’a pas été enregistré.

Ce que presque personne n’utilise

Fonctions du standard déjà installées et rarement configurées. Chacune indique son emplacement dans le menu et dans le code source.

  • Code produit dans l’objet du courriel

    Où Courriel à l’alias des dépenses, premier mot de l’objet

    Si l’objet commence par la référence interne du produit, par exemple MOV, la dépense est créée avec cette catégorie et le montant de l’objet.

    Code hr_expense/​models/​hr_expense.py:1068

  • Dépense sans remboursement

    Où Dépense › Remboursement › None (Paid by Company)

    Pour les achats par carte d’entreprise : la dépense est approuvée et comptabilisée sans remboursement à l’employé.

    Code hr_expense/​models/​hr_expense.py:287

  • Répartition analytique par dépense

    Où Dépense › Répartition analytique

    Une même dépense se répartit en pourcentages entre projets ou centres de coût, et l’analyse des dépenses la regroupe ainsi.

    Code hr_expense/​models/​hr_expense.py

Analyse en ligne

Dimensions de l’analyse

Cette analyse examine comment les indemnités, avances et petites caisses de votre personnel sont remises, justifiées et liquidées. Les questions décrivent des situations observables, du reçu sous enveloppe à l'écriture par centre de coût.

Résultat remis

À la fin, vous recevez votre niveau sur cinq dimensions du contrôle des frais et les écarts classés par poids. Chaque écart propose une première action vérifiable par votre équipe.

17 questions notées et 12 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.

Faire l’analyse (9 min)
Tableau papier avec corrections à la main
  1. Politique de frais et de déplacementObserve si les plafonds par type de dépense, les justificatifs valides et les niveaux d'approbation sont écrits et appliqués à la saisie.
  2. Justification fiscale des piècesObserve si chaque reçu ou facture présenté est validé auprès de la SUNAT, si les doublons sont détectés et si les dépenses sans pièce ont leur relevé de déplacement.
  3. Avances et petites caissesObserve si chaque avance, indemnité ou fonds de petite caisse a un responsable, un délai de justification et un solde visible par personne.
  4. Imputation par centre de coûtObserve si la dépense tombe sur la bonne opération, le bon contrat ou centre de coût, arrive à l'écriture sans ressaisie et se compare au plan de dépenses.
  5. Contrôle et séparation des tâchesObserve qui approuve, qui contrôle et qui paie chaque note, et si le système empêche une même personne d'occuper deux de ces rôles.

Options du marché

Le suivi des dépenses par centre de coût vit souvent dans l’ERP. La saisie mobile des notes peut se faire dans l’ERP ou avec une application spécialisée.

Odoo

Odoo avec budgets analytiques par centre de coût et validations par montant. Odoo propose aussi une application de notes de frais, évaluée avec les autres options.

Modules techniques d’Odoo 20

  • hr_expense
  • analytic
  • approvals

Nous le mettons en œuvre.

Autres options

Des applications de frais et de voyages avec saisie mobile des justificatifs et cartes d’entreprise, intégrées à l’ERP.

  • SAP Concur
  • Expensify
  • Navan
  • Rydoo
  • Coupa Expenses

Plateformes de dépenses et modules d’ERP ; sans ordre de préférence.

Critères de choix

  • Photo du reçu depuis le téléphone avec lecture du justificatif
  • Régularisation des avances avec solde dans un sens ou l’autre
  • Centre de coût obligatoire avant approbation
  • Validation du RUC du justificatif

Limites du standard

  • Régularisation des avances et frais de mission avec solde à rendre

    Solution

    Elle n’est pas complète dans le standard : on l’analyse et on la traite par configuration, un outil intégré ou un module propre

  • Petite caisse avec comptage

    Solution

    Elle se tient comme journal de caisse avec relevé ; le comptage est une procédure

  • Approbation par niveaux de montant

    Solution

    Couverte par le responsable de l’employé et par Approbations pour les gros montants

Localisation péruvienne

  • Justificatif de dépense avec RUC, série et numéro
  • Dépense justifiée par reçu ou facture pour le crédit fiscal
  • Déplacements locaux avec la feuille de mobilité
  • Frais de mission dans les plafonds de l’impôt sur le revenu

De l’analyse à la mise en œuvre

01

Diagnostic des dépenses

Parcours des notes, avances et petites caisses, avec délais et contrôles.

02

Plan de dépenses et validations dans Odoo

Centres de coût, plan de dépenses par service et validation par montant, paramétrés et testés.

03

Choix pour les notes de frais

Comparaison des options pour la saisie mobile des notes, Odoo compris.

04

Intégration avec la comptabilité

Connexion de l’outil choisi avec la comptabilité et le lot de paiements.

Diego Muñoz, consultant en processus et technologie
Périmètre, selon Diego

J’implémente avec Odoo des plans de dépenses par centre de coût et des validations par montant. Pour les notes de frais saisies depuis le mobile, j’analyse le processus et compare les options, Odoo compris, avant d’en recommander une.

Systèmes qui se connectent avec les dépenses et les notes de frais

La dépense reprend l’employé et son responsable du système RH, s’impute au centre de coût et se paie par la trésorerie. Les liens mènent à l’analyse de chaque système.

Gestion des dépenses

Avant de commencer

Seulement pour saisir leur dépense, idéalement depuis le téléphone. La vérification et la comptabilisation relèvent de l’administration.

Oui. C’est la phase qui donne des résultats le plus vite : chaque responsable voit ses dépenses par rapport au plan.

Ils sont photographiés à la saisie de la dépense. L’original est conservé selon la politique de l’entreprise et les exigences de la SUNAT.

L’analyse en ligne et l’échange de 30 minutes sont gratuits. Les travaux suivants sont chiffrés par phase.

Seul Diego Muñoz, pour préparer l’échange. Elles ne sont pas partagées avec des tiers.

Commencez par l’analyse en ligne

À la fin, vous voyez votre niveau et par où commencer. Si vous le souhaitez, nous l’examinons en 30 minutes par visioconférence avec Diego Muñoz.

Faire l’analyse (9 min)Écrire sur WhatsAppRéserver 30 minutes

WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com