La rentabilité par projet et par ligne d’activité, visible tant qu’il est encore temps de corriger
Diego définit avec la direction les indicateurs qu’elle suit chaque semaine et les relie à ce que votre équipe enregistre déjà : bons de commande, factures, sorties de stock et heures.
Tableaux de bord dans Odoo 17 à 20 ou dans votre outil de BI, chaque indicateur défini par écrit
La direction connaît la marge d’un projet quand il est déjà terminé
Pendant que le projet avance, le coût réel est dispersé entre factures, rapports journaliers et tableurs de chaque service. Quelqu’un le rassemble en fin de mois, et à ce moment l’écart a déjà eu lieu.
Rapports journaliers sur le terrain
Les heures d’engins et d’équipes sont notées sur papier ou dans un groupe WhatsApp, et arrivent au bureau plusieurs jours après.
Sorties de stock sans projet
Le matériel sort de l’entrepôt sans indication du projet ou du poste concerné, et il est reclassé en fin de mois.
Prestations de tiers facturées tard
Carburant, transport et sous-traitance ne sont connus qu’à réception de la facture, parfois un mois après la consommation.
Ce que coûte le statu quo
Des décisions une fois le mois clôturé
Le poste qui a dépassé son budget apparaît dans le rapport quand il n’y a plus de marge pour corriger.
Des chiffres qui ne concordent pas entre services
Les opérations et la comptabilité arrivent en réunion avec deux marges différentes pour le même projet.
Des heures de préparation chaque semaine
Exporter, croiser et corriger des tableurs occupe des personnes qui devraient analyser le chiffre.
Ce que coûte aujourd’hui le rapport de direction
Utilisez vos propres valeurs. Le résultat reste sur votre écran, n’est envoyé nulle part et montre le coût de la tâche manuelle ; ce n’est pas une promesse d’économie.
D’abord l’indicateur est défini avec la direction ; ensuite le tableau de bord est dessiné
DMG-RT est la méthode propre de Diego. Chaque tableau de bord répond à un indicateur métier dont la formule, la source et le responsable sont écrits, et il est mesuré avec la même requête avant et après la mise en œuvre.
Diagnostic : les questions de la direction et l’origine de chaque chiffre
Diego note les questions que la direction pose chaque lundi et remonte chaque chiffre jusqu’à sa source : quel module, quel tableur, qui le saisit et avec combien de jours de retard. Il mesure le temps de préparation actuel du rapport et le nombre d’écritures sans projet ni poste.
Livrable : inventaire des questions et des sources, carte de qualité des données et référence de base, en 15 jours ouvrés.
Conception : une fiche par indicateur et un plan analytique
Chaque indicateur reçoit sa fiche : formule, source exacte, fréquence, responsable et objectif. Le plan analytique des projets et des postes est défini, avec la règle qui affecte chaque facture, sortie de stock et heure dès sa saisie. La direction approuve les fiches avant toute construction.
Livrable : fiches KPI approuvées, plan analytique et maquette du tableau de bord.
Mise en œuvre et pilotage : le tableau de bord avec des données réelles toutes les deux semaines
La saisie à la source et le tableau de bord sont configurés dans Odoo, ou dans votre outil de BI si les données viennent de plusieurs systèmes. Chaque cycle de deux semaines se termine par la revue du tableau de bord en réunion hebdomadaire et les corrections consignées au procès-verbal.
Livrable : tableau de bord en service, alertes d’écart et procès-verbaux hebdomadaires.
Transfert : chaque indicateur a un responsable dans votre entreprise
Chaque indicateur est confié à une personne de votre équipe, avec un manuel pour le lire et corriger les écritures. Les revues à 3, 6 et 12 mois utilisent la même requête que la référence de base.
Livrable : procès-verbal de clôture, manuel d’exploitation et revues planifiées.
Fiche KPI
Exemple de la fiche approuvée par la direction en F2
- IndicateurMarge par projet
- FormuleMontant valorisé au client moins coût réel
- SourceÉcritures analytiques du projet dans Odoo
- Référence de base12 dernières semaines, signée par la finance
- FréquenceÀ chaque opération saisie
- AlertePoste au-delà du seuil que vous fixez
- ResponsableChef de projet, avec un suppléant
La phase en cours de lecture est surlignée sur la fiche.
Le tableau de bord se construit avec ce que votre équipe saisit déjà dans Odoo
Trois écrans d’un chantier de démonstration : le coût imputé au projet dès la saisie, le budget comparé au réel et la vue que la direction ouvre le lundi.
Faites glisser l’écran vers la gauche pour voir toutes les colonnes.
Chaque dépense arrive avec son projet et son poste
- La facture fournisseur porte déjà le plan du projet et le poste de chantier.
- L’avancement valorisé au client figure dans la même liste, en positif.
- Le total en bas est la marge de la période filtrée.
Faites glisser l’écran vers la gauche pour voir toutes les colonnes.
Combien a été engagé et dépensé sur chaque poste
- Le rapport budgétaire standard croise le budget avec les bons de commande et les factures.
- Un poste sans consommation ressort autant qu’un poste dépassé.
- Il n’est exporté vers un tableur que si quelqu’un le demande.
Le chantier face au prévisionnel, sur un écran
- Six chiffres en haut : budget, engagé, coût réel, valorisé, encaissé et marge.
- La courbe compare le prévisionnel au coût et au valorisé cumulés.
- Chaque poste montre sa consommation face au plan à date et passe au rouge quand il prend de l’avance.
Captures d’une instance de démonstration d’Odoo 20 avec des données fictives. Les écrans sont en espagnol.
Vos données suffisent-elles pour un tableau de bord ? L’autodiagnostic des processus montre ce qui n’est pas encore saisi.
Faire l’autodiagnostic des processus (7 min)Si vos données sont incomplètes, le premier livrable consiste à les remettre en ordre
Un tableau de bord sur des données désordonnées ne fait que montrer le désordre plus vite. La saisie est donc corrigée à la source, sur l’écran où travaille votre équipe, avant de dessiner le premier graphique.
| Ce que l’on voit | Pourquoi | Ce qui change |
|---|---|---|
| Dépenses sans projet | PourquoiLe projet est facultatif à la saisie de la facture | Ce qui changeRépartition analytique obligatoire sur les achats et sorties de stock |
| Un client sous trois noms | PourquoiTout le monde crée contacts et articles | Ce qui changeNettoyage des données de référence et un responsable de leur création |
| Heures sur feuilles volantes | PourquoiLe rapport journalier n’est pas dans le système | Ce qui changeFeuilles de temps par projet dans Odoo, depuis le mobile |
| Deux marges pour le même projet | PourquoiChaque service calcule avec sa propre formule | Ce qui changeUne fiche KPI approuvée par la direction et la finance |
Si le diagnostic montre que les données ne suffisent pas, la référence de base est mesurée à la main pendant 2 à 4 semaines selon un protocole écrit, et le tableau de bord arrive quand la saisie est fiable.
Ce que vous apportez et ce que vous recevez
Vous apportez
- Les questions auxquelles la direction doit répondre chaque semaine.
- Un accès en lecture à votre ERP et aux tableurs qui alimentent le rapport.
- Une personne de la finance pour signer la référence de base.
- Les utilisateurs qui saisissent achats, stock et heures, pour ajuster leurs écrans.
Vous recevez
- Des fiches KPI avec formule, source, responsable et objectif.
- Un plan analytique par projet, poste ou ligne d’activité.
- Un tableau de bord dans Odoo ou dans votre outil de BI, lisible sur ordinateur et mobile.
- Des alertes d’écart par poste et un manuel d’exploitation au nom de votre entreprise.
Tableau de bord dans Odoo
Quand achats, stock, heures et comptabilité sont déjà dans Odoo. Il se met à jour à chaque saisie et ne demande aucune autre licence.
Outil de BI
Quand les données viennent de plusieurs systèmes ou d’années antérieures. Un modèle de données commun est construit et l’actualisation est planifiée à la fréquence convenue.
Quand le tableau de bord n’est pas la bonne première étape
Si les achats et le stock sont encore saisis hors système, le tableau de bord n’a rien à lire. Dans ce cas, le premier chantier est la saisie dans un ERP.
Systèmes impliqués dans un tableau de bord de rentabilité
- BI et entrepôt de donnéesDes indicateurs de plusieurs sources avec une seule définition.
- Données de référenceUn client, un article et un fournisseur, chacun avec un seul code.
- Budget et contrôle de gestionUn budget comparé au réel chaque mois.
- Services professionnelsDes heures et des coûts qui arrivent sur la facture du projet.
Diego travaille la définition avec la direction et la saisie avec votre équipe
Diego Muñoz est consultant en processus et systèmes à Lima. Dans un projet de données, il passe la moitié de son temps avec ceux qui saisissent : le magasinier, le conducteur de travaux, l’assistante comptable. Le tableau de bord est juste quand ces écrans sont justes.
- Un indicateur métier par tableau de bordAucun graphique n’entre au plan sans une décision qui l’utilise.
- La même requête avant et aprèsLa référence et le résultat se calculent de la même façon, et la finance la signe.
- Le pilotage vit dans votre systèmeIndicateurs, actions et procès-verbaux restent dans votre ERP, pas dans les fichiers du consultant.
- Odoo 17, 18, 19 et 20
- Comptabilité analytique et budgets
- Architecture d’entreprise avec TOGAF
Questions avant de demander un tableau de bord
Ai-je besoin de Power BI ou d’un autre outil ?
Pas toujours. Si les données sont dans Odoo, le tableau de bord vit dans Odoo. Si elles viennent de plusieurs systèmes, un outil de BI est évalué et vous recevez par écrit la licence nécessaire.
À quelle fréquence se met-il à jour ?
Dans Odoo, au moment où l’opération est saisie. Avec des sources externes, à la fréquence fixée sur la fiche de chaque indicateur.
Et si mes données sont incomplètes ?
Cela apparaît au diagnostic. Parfois, la première étape consiste à corriger la saisie des coûts, et le tableau de bord vient ensuite.
La direction peut-elle le consulter sur mobile ?
Oui. Les vues sont testées sur ordinateur et sur mobile avant chaque livraison.
Qui voit quels chiffres ?
Les droits sont définis par rôle : le conducteur de travaux voit son chantier et la direction voit tout. Ils se configurent avec les groupes d’accès d’Odoo.
Comment le projet est-il payé ?
Avec un montant fixe par phase. À la fin de chaque phase, vous décidez de continuer ou non.
Voyez avec Diego l’indicateur dont votre direction a besoin, en 30 minutes
- Vous apportez le rapport que vous préparez aujourd’hui à la main.
- Diego examine l’origine de chaque chiffre et ce qui n’est pas saisi.
- Vous recevez par écrit le premier indicateur à construire, ou la tâche préalable si les données ne suffisent pas encore.
Diego Muñoz vous répond en personne, à l’heure de Lima.