Rentabilidad por proyecto y por línea, a la vista mientras todavía se puede corregir
Diego define con gerencia los indicadores que revisa cada semana y los conecta a lo que su equipo ya registra: órdenes de compra, facturas, salidas de almacén y horas.
Tableros dentro de Odoo 17 a 20 o en su herramienta de BI, con cada indicador definido por escrito
Gerencia conoce el margen de un proyecto cuando ya terminó
Mientras el proyecto avanza, el costo real está repartido entre facturas, partes diarios y hojas de cálculo de cada área. Alguien lo junta a fin de mes, y para entonces la desviación ya ocurrió.
Partes diarios en campo
Las horas de equipo y de personal se anotan en papel o en un grupo de WhatsApp, y llegan a la oficina días después.
Salidas de almacén sin proyecto
El material sale del almacén, pero nadie indica a qué proyecto o partida se carga, y se reclasifica a fin de mes.
Servicios de terceros facturados tarde
Combustible, transporte y subcontratos se conocen cuando llega la factura, a veces un mes después del consumo.
Lo que cuesta seguir así
Decisiones con el mes cerrado
La partida que se pasó del presupuesto aparece en el reporte cuando ya no hay margen para corregirla.
Cifras que no cuadran entre áreas
Operaciones y contabilidad llegan a la reunión con dos márgenes distintos para el mismo proyecto.
Horas de armado cada semana
Exportar, cruzar y corregir hojas ocupa a personas que deberían estar analizando la cifra.
Cuánto cuesta hoy armar el reporte de gerencia
Use sus propios valores. El cálculo queda en su pantalla, no se envía y muestra el costo de la tarea manual; no es una promesa de ahorro.
Primero se define el indicador con gerencia; después se dibuja el tablero
DMG-RT es el método propio de Diego. Cada tablero responde a un indicador de negocio con fórmula, fuente y responsable escritos, y se mide con la misma consulta antes y después de implementar.
Diagnóstico: las preguntas de gerencia y de dónde sale cada número
Diego anota las preguntas que gerencia hace cada lunes y rastrea cada cifra hasta su origen: qué módulo, qué hoja, quién la registra y con cuántos días de retraso. Mide cuánto tarda hoy el reporte y cuántos registros llegan sin proyecto o sin partida.
Entregable: inventario de preguntas y fuentes, mapa de calidad de datos y línea base, en 15 días hábiles.
Diseño: una ficha por indicador y un plan analítico
Cada indicador recibe su ficha: fórmula, fuente exacta, frecuencia, responsable y meta. Se define el plan analítico de proyectos y partidas, y la regla para que cada factura, salida de almacén y hora quede asignada al registrarse. Gerencia aprueba las fichas antes de construir.
Entregable: fichas de KPI aprobadas, plan analítico y maqueta del tablero.
Implementación y control: el tablero con datos reales cada dos semanas
Se configura el registro en origen y el tablero en Odoo, o en su herramienta de BI si los datos vienen de varios sistemas. Cada ciclo de dos semanas termina con el tablero revisado en la reunión semanal y las correcciones anotadas en acta.
Entregable: tablero en operación, alertas de desviación y actas semanales.
Traspaso: cada indicador con un dueño en su empresa
Cada indicador queda a cargo de una persona de su equipo, con un manual para leerlo y corregir registros. Las revisiones a 3, 6 y 12 meses usan la misma consulta de la línea base.
Entregable: acta de cierre, manual de operación y revisiones programadas.
Ficha de KPI
Ejemplo de la ficha que gerencia aprueba en F2
- IndicadorMargen por proyecto
- FórmulaValorizado al cliente menos costo real
- FuenteApuntes analíticos del proyecto en Odoo
- Línea baseÚltimas 12 semanas, firmada por finanzas
- FrecuenciaAl registrar cada operación
- AlertaPartida que supera el umbral que usted fija
- ResponsableGerente de proyecto, con suplente
La fase que lee se marca en la ficha.
El tablero se arma con lo que su equipo ya registra en Odoo
Tres pantallas de una obra de demostración: el costo cargado al proyecto en el momento del registro, el presupuesto comparado con lo real y la vista que gerencia abre el lunes.
Deslice la pantalla hacia la izquierda para ver todas las columnas.
Cada gasto entra con su proyecto y su partida
- La factura del proveedor ya trae el plan del proyecto y la partida de obra.
- El avance valorizado al cliente entra en la misma lista, con signo positivo.
- El total al pie es el margen del periodo filtrado.
Deslice la pantalla hacia la izquierda para ver todas las columnas.
Cuánto se comprometió y cuánto se gastó en cada partida
- El reporte de presupuesto estándar cruza el presupuesto con las órdenes de compra y las facturas.
- Una partida sin consumo destaca tanto como una que se pasó.
- Se exporta a hoja de cálculo solo si alguien lo pide.
La obra contra lo planificado, en una pantalla
- Seis cifras arriba: presupuesto, comprometido, costo real, valorizado, cobrado y margen.
- La curva compara lo planificado con el costo y lo valorizado acumulados.
- Cada partida muestra su consumo contra el plan a la fecha y se pinta en rojo cuando se adelanta.
Capturas de una instancia de demostración de Odoo 20 con datos ficticios. Las pantallas están en español.
Antes de pedir un tablero, el autodiagnóstico de procesos le muestra qué falta registrar.
Hacer el autodiagnóstico de procesos (7 min)Si sus datos están incompletos, el primer entregable es ordenarlos
El tablero solo suma lo que entra con proyecto y partida. Por eso el registro se corrige en el origen, en la pantalla donde su equipo trabaja, antes de dibujar el primer gráfico.
| Lo que se ve | Por qué pasa | Qué se cambia |
|---|---|---|
| Gastos sin proyecto | Por qué pasaEl proyecto es opcional al registrar la factura | Qué se cambiaDistribución analítica obligatoria en compras y salidas de almacén |
| Un cliente con tres nombres | Por qué pasaCualquiera crea contactos y productos | Qué se cambiaLimpieza de maestros y un responsable de crearlos |
| Horas en hojas sueltas | Por qué pasaEl parte diario no está en el sistema | Qué se cambiaParte de horas por proyecto en Odoo, desde el celular |
| Dos márgenes para el mismo proyecto | Por qué pasaCada área calcula con su propia fórmula | Qué se cambiaUna ficha de KPI aprobada por gerencia y finanzas |
Si en el diagnóstico los datos no alcanzan, la línea base se mide a mano durante 2 a 4 semanas con un protocolo escrito, y el tablero entra cuando el registro ya es confiable.
Qué aporta usted y qué recibe
Usted aporta
- Las preguntas que gerencia necesita responder cada semana.
- Acceso de lectura a su ERP y a las hojas que hoy alimentan el reporte.
- Una persona de finanzas que firme la línea base.
- Los usuarios que registran compras, almacén y horas, para ajustar su pantalla.
Usted recibe
- Fichas de KPI con fórmula, fuente, responsable y meta.
- Plan analítico por proyecto, partida o línea de negocio.
- Tablero en Odoo o en su herramienta de BI, visible en escritorio y celular.
- Alertas de desviación por partida y manual de operación a nombre de su empresa.
Tablero dentro de Odoo
Cuando compras, almacén, horas y contabilidad ya están en Odoo. Se actualiza al registrar y no requiere otra licencia.
Herramienta de BI
Cuando los datos vienen de varios sistemas o de años anteriores. Se arma un modelo de datos común y la actualización se programa con la frecuencia acordada. Antes de elegirla se revisan conectores, licencias y permisos por rol.
Cuándo no conviene empezar por el tablero
Si las compras y el almacén todavía se registran fuera de un sistema, el tablero no tiene de dónde leer. En ese caso el primer frente es el registro en un ERP.
Sistemas que intervienen en un tablero de rentabilidad
- BI y almacén de datosIndicadores de varias fuentes con una sola definición.
- Datos maestrosUn cliente, un producto y un proveedor, cada uno con un solo código.
- Presupuesto y control de gestiónUn presupuesto que se compara con el real cada mes.
- Servicios profesionalesHoras y costos que llegan a la factura del proyecto.
Diego trabaja la definición con gerencia y el registro con su equipo
Diego Muñoz es consultor de procesos y sistemas en Lima. En un proyecto de datos pasa la mitad del tiempo con quienes registran: el almacenero, el residente de obra, la asistente contable. Ajusta esas pantallas para que cada compra, salida y hora entre con su proyecto y su partida.
- Un indicador de negocio por cada tableroNingún gráfico entra al plan sin una decisión que lo use.
- La misma consulta antes y despuésLa línea base y el resultado se calculan igual, y la firma finanzas.
- El control vive en su sistemaIndicadores, acciones y actas quedan en su ERP, no en archivos del consultor.
- Odoo 17, 18, 19 y 20
- Contabilidad analítica y presupuestos
- Arquitectura empresarial con TOGAF
Preguntas antes de pedir un tablero
¿Necesito Power BI u otra herramienta?
No siempre. Si los datos están en Odoo, el tablero vive dentro de Odoo. Si vienen de varios sistemas, se evalúa una herramienta de BI y se le explica por escrito qué licencia requiere.
¿Cada cuánto se actualiza?
Dentro de Odoo, en el momento en que se registra la operación. Con fuentes externas, con la frecuencia que se fija en la ficha de cada indicador.
¿Y si mis datos están incompletos?
Se ve en el diagnóstico. A veces el primer paso es ordenar cómo se registra el costo, y el tablero viene después.
¿Lo puede ver gerencia en el celular?
Sí. Las vistas se prueban en escritorio y en celular antes de cada entrega.
¿Quién ve qué cifras?
Los permisos se definen por rol: el residente ve su obra y gerencia ve todas. Se configuran con los grupos de acceso de Odoo.
¿Cómo se paga el proyecto?
Con un monto fijo por fase. Al cierre de cada fase usted decide si continúa.
Revise con Diego qué indicador necesita su gerencia, en 30 minutos
- Usted trae el reporte que hoy arma a mano.
- Diego revisa de dónde sale cada número y qué falta registrar.
- Recibe por escrito el primer indicador a construir, o la tarea previa si los datos todavía no alcanzan.
Le responde Diego Muñoz en persona, en horario de Lima.