Aprobaciones de compra con responsable y plazo
Diego Muñoz revisa con su equipo cómo se pide, se aprueba y se paga cada compra. Con esas reglas escritas, el sistema avisa a quién le toca firmar y desde cuándo espera la orden.
Odoo 17 a 20, localización SUNAT y arquitectura empresarial con TOGAF
Hoy una compra se aprueba por WhatsApp, por correo y en papel
Este es el recorrido de una solicitud cuando las reglas de aprobación no están escritas. Marque las situaciones que ocurren en su empresa.
Lo que cuesta seguir así
Compras fuera de presupuesto
Se descubren en el cierre de mes, cuando ya se pagaron.
Material que llega tarde
La orden sale cuando alguien encuentra al aprobador, y el almacén o la obra esperan.
Pagos sin rastro de autorización
En una auditoría no hay registro de quién aprobó, cuándo ni con qué monto.
Cómo ordena Diego sus aprobaciones con el método DMG-RT
DMG-RT es el método propio de Diego: cada cambio en el sistema responde a un indicador de negocio medido antes de implementar. En este servicio el indicador es el tiempo entre la solicitud de compra y la orden aprobada.
Diagnóstico: recorremos una compra real
Diego entrevista a quien pide, a quien compra y a quien aprueba, y revisa las órdenes de los últimos 12 meses. Mide cuántos días pasan entre la solicitud y la orden aprobada.
Entregable: Carta de hallazgos y línea base del tiempo de aprobación, en 15 días hábiles.
Diseño: escribimos la matriz de aprobación
Con su equipo se define quién aprueba qué, por tipo de gasto, centro de costo y monto, qué documento exige cada paso y cuánto plazo tiene cada firma.
Entregable: Matriz de aprobación, proceso objetivo y línea base firmada por finanzas.
Implementación y control: las reglas pasan al sistema
Diego configura la matriz en el sistema que usted ya tiene o en Odoo, y capacita en tres niveles: operar, entender y gestionar. Cada dos semanas se revisa el indicador con el dueño del proceso.
Entregable: Reglas en operación y tablero del tiempo de aprobación.
Traspaso: su equipo lo opera sin Diego
Queda un dueño del indicador con nombre y suplente, un manual por rol y revisiones a 3, 6 y 12 meses con la misma medición de la línea base.
Entregable: Acta de cierre y manual de operación.
Su equipo aprueba desde la orden, con aviso y plazo
El hábito cambia cuando aprobar en el sistema toma menos pasos que aprobar por WhatsApp: el aprobador abre la actividad, revisa la orden y pulsa Aprobar orden. Quien compra ve el estado de su pedido sin preguntar.
Instancia de demostración de Odoo 20 estándar, datos ficticios.
Lleve a la llamada una orden de compra reciente y el correo o mensaje con que se aprobó.
Agendar diagnóstico de 30 minDe sus órdenes de los últimos 12 meses a una matriz de aprobación en su sistema
Usted aporta
- Las órdenes de compra y las facturas de proveedor de los últimos 12 meses, en Excel o desde su sistema.
- Los montos de autorización vigentes, aunque solo estén en un correo.
- Un usuario clave de compras y uno de finanzas, con tiempo reservado en su agenda.
Usted recibe
- F2 · Matriz de aprobación por tipo de gasto, centro de costo y monto, con suplente por nivel.
- F3 · Reglas configuradas en su sistema, con avisos y plazos por aprobador.
- F3 y F4 · Tablero del tiempo de aprobación y manual por rol.
Cuándo no conviene ordenar aprobaciones
Si una sola persona compra y aprueba todo, no hay a quién derivar la firma. En ese caso conviene empezar por registrar las compras en un solo sistema, con el servicio de ERP con Odoo. Ver ERP con Odoo
Sistemas que intervienen en una aprobación
- Flujos de trabajo (BPM)Rutas de aprobación por monto, área y tipo de solicitud.
- Compras electrónicasSolicitud, cotización, comparación y orden en un solo registro.
- Gestión de gastosRendiciones y reembolsos con aprobador y comprobante.
- Gestión documentalCotizaciones, contratos y conformidades junto a la orden.
- Firma digitalContratos y actas firmados en línea, con registro de cada firma.
Diego escribe las reglas con su equipo y después configura el sistema
Diego Muñoz trabaja en el área con quien pide, quien compra y quien aprueba. La matriz sale de esas conversaciones y de las órdenes reales de su empresa.
Configura la regla en el sistema que usted ya tiene cuando alcanza, y en Odoo cuando la compra, la recepción y la factura se registran hoy en sistemas distintos. El código y las credenciales quedan a nombre de su empresa.
- Odoo 17, 18, 19 y 20
- Localización peruana: SUNAT y PLE
- Arquitectura empresarial con TOGAF
Preguntas sobre aprobaciones de compra
¿Necesito Odoo para ordenar mis aprobaciones?
No. La matriz de aprobación se escribe primero y se configura en el sistema que usted ya usa si este permite niveles y avisos. Odoo se recomienda cuando además necesita que compra, almacén y contabilidad compartan un solo registro.
¿Qué pasa si el aprobador está de viaje?
La actividad llega al celular y la orden se aprueba desde la aplicación móvil. La matriz define además un suplente por nivel, para que la orden no espere a una sola persona.
¿Cuánto dura?
El diagnóstico F1 toma 15 días hábiles. El diseño suele tomar de 2 a 6 semanas y la implementación avanza en ciclos de 2 semanas; el plazo exacto sale de la carta de hallazgos.
¿Cómo se paga?
Con un monto fijo por fase, pagado al entregar cada hito. Usted decide al cierre de cada fase si continúa.
¿Qué datos tengo que entregar?
Las órdenes de compra y las facturas de proveedor del último año, los montos de autorización vigentes y el organigrama del área. Basta un acceso de lectura; no se pide permiso para modificar su sistema.
Revise con Diego una compra de su empresa en 30 minutos
- Usted cuenta cómo se aprueba hoy una compra.
- Diego señala dónde se detiene y qué regla falta.
- Recibe por escrito el siguiente paso, con Odoo o sin él.
