Agentes de IA que responden con datos de su ERP y dejan registro
Un agente en WhatsApp contesta las consultas que tienen respuesta en su sistema, anota cada conversación en el registro del cliente y pasa a una persona lo que no le corresponde resolver.
Agentes conectados a Odoo 17 a 20 o a su sistema actual, con reglas escritas por su equipo
Dmunoz Group AgentPedidos · en línea
Hola, ¿ya salió mi pedido 1045?
Sí. Salió hoy a las 10:20 y llega mañana antes del mediodía.
¿Me pueden hacer un descuento?
Los descuentos los aprueba ventas. Le paso con una persona del equipo por este mismo chat.
¿Me reenvía la factura F001-2381?
Aquí está en PDF. Vence el 15/11.
Consulta registrada en el cliente
Su equipo contesta las mismas cinco preguntas todos los días
Llegan por WhatsApp y por correo. La respuesta está en el ERP, pero alguien tiene que buscarla, copiarla y enviarla, y la conversación no queda registrada en ninguna parte.
- ¿Ya salió mi pedido?
- ¿Me reenvía la factura?
- ¿Tienen stock de este producto?
- ¿Cuánto debo a la fecha?
- ¿A qué hora atienden el sábado?
Lo que cuesta seguir así
Respuestas que dependen de quién contesta
Dos personas dan dos plazos distintos para el mismo pedido, y el cliente se queda con el peor.
Conversaciones que no quedan en ningún sistema
Lo que se prometió por WhatsApp vive en el celular de un vendedor. Si se va, se va con él.
Ventas y cobranza atendiendo consultas de estado
Las horas del equipo se van en buscar datos que ya están en el ERP, en lugar de vender o cobrar.
Diego escribe los límites del agente antes de activarlo
Un agente inventa cuando responde sin dato o sin regla. DMG-RT, el método propio de Diego, parte de un indicador medido antes de tocar la tecnología; en este servicio, el tiempo de primera respuesta y la proporción de consultas resueltas sin derivar.
Diagnóstico: leemos sus conversaciones reales
Diego toma una muestra de los mensajes de WhatsApp y correo de los últimos meses, los agrupa por tipo de consulta y marca cuáles tienen el dato en su ERP. Mide el tiempo de primera respuesta y cuántas consultas se resuelven sin pasar a otra persona.
Entregable: Inventario de consultas, carta de hallazgos y línea base, en 15 días hábiles.
Diseño: escribimos qué responde y qué deriva
Con su equipo se elige un solo caso para empezar. Se define con qué dato responde el agente, en qué tono, qué temas pasan siempre a una persona y a quién. El agente solo ve los datos que ese caso necesita.
Entregable: Reglas de derivación, textos aprobados y ficha del indicador.
Implementación y control: piloto conectado a su ERP
El agente entra en operación con ese caso. Cada dos semanas Diego revisa con su equipo las conversaciones, corrige la regla o el texto que falló y lo deja anotado. El caso se amplía cuando el indicador se sostiene.
Entregable: Agente en operación y panel de conversaciones respondidas y derivadas.
Traspaso: su equipo lo administra
Queda un responsable del agente con suplente, un manual para revisar conversaciones y cambiar textos, y revisiones a 3, 6 y 12 meses con la misma medición de la línea base.
Entregable: Acta de cierre, manual de operación y accesos a nombre de su empresa.
- Canal: WhatsApp, correo o chat de su web
- Agente: reglas, tono y límites escritos
- ERP: pedidos, facturas, stock y registro
El agente responde solo con dato y deriva todo lo demás
La pregunta habitual es si la IA va a inventar. En este diseño, cada respuesta sale de un registro del ERP o de un texto aprobado por su equipo. Cuando no hay dato o el tema requiere criterio, la conversación pasa a una persona y queda anotada.
| Consulta | Dato que usa | Qué hace el agente |
|---|---|---|
| Estado de un pedido | Orden de venta y entrega | Responde Responde con fecha y hora de despacho |
| Reenvío de factura | Factura publicada | Responde La envía al correo registrado del cliente |
| Stock de un producto | Inventario por almacén | Responde Responde disponible o no, sin cantidades si así se decide |
| Saldo pendiente | Estado de cuenta del cliente | Responde Solo al número o correo registrado del cliente |
| Descuento o precio especial | Sin regla de aprobación | Deriva Pasa a ventas en el mismo chat |
| Reclamo o devolución | Ticket de servicio | Deriva Crea el ticket y lo asigna a una persona |
| Pregunta sin dato en el ERP | Ninguno | Deriva No responde: deriva y lo anota |
Capturas de una instancia de demostración de Odoo 20 estándar, con datos ficticios. Muestran dónde queda el ticket y el registro; no muestran al agente respondiendo.
Traiga la consulta que más se repite y revise con Diego si un agente puede responderla.
Agendar diagnóstico de 30 minQué aporta usted y qué recibe
Usted aporta
- Una muestra de conversaciones reales de WhatsApp o correo.
- Acceso de lectura a su ERP para los datos del caso elegido.
- Una persona que apruebe los textos y las reglas de derivación.
- El número de WhatsApp Business o el canal donde operará el agente.
Usted recibe
- Un agente en operación para un caso acotado.
- Cada conversación registrada en el cliente o el pedido.
- Reglas de derivación escritas y un panel de lo respondido y lo derivado.
- Manual de operación, credenciales y configuración a nombre de su empresa.
Cuándo no conviene un agente
Si las respuestas no están en ningún sistema y dependen de lo que recuerda una persona, el agente no tiene de dónde leer. En ese caso conviene primero registrar pedidos, facturas y stock en un solo ERP. Si recibe pocas consultas al día, las respuestas rápidas de WhatsApp Business pueden bastar. Diego lo revisa en el diagnóstico de 30 min antes de proponer un agente. Ver ERP con Odoo
Sistemas que intervienen en un agente
Diego diseña el proceso de atención y después conecta el agente
Diego Muñoz es consultor de procesos y sistemas. En su propio trabajo de soporte usa agentes conectados a Odoo que leen el registro, proponen la respuesta y dejan la nota. Esa práctica es la base de lo que propone: un caso acotado, con dato y con una persona responsable detrás.
Elige el modelo de IA y el servicio de mensajería según el caso y le explica por escrito qué servicio procesa cada mensaje. El código, las credenciales y los textos quedan a nombre de su empresa.
- Odoo 17, 18, 19 y 20
- Agentes conectados a ERP
- Arquitectura empresarial con TOGAF
Preguntas antes de poner un agente frente a sus clientes
¿El agente puede inventar respuestas?
Se configura para responder solo con datos de su ERP o con textos aprobados por su equipo. Si no encuentra el dato, no responde: pasa la conversación a una persona y lo deja anotado.
¿Dónde quedan los datos de mis clientes?
En su ERP y en la infraestructura que se acuerde. Antes de activar el agente recibe por escrito qué servicio procesa cada mensaje y qué datos ve el agente.
¿Necesito Odoo para tener un agente?
No. El agente se conecta a cualquier sistema con API o con una base de datos accesible. Con Odoo la conexión es directa y el historial del registro ya existe.
¿Cuánto cuesta mantenerlo?
Hay un costo por uso del modelo de IA, otro del canal de mensajería y uno de soporte. Se estiman con el volumen real de mensajes que sale del diagnóstico.
¿Cómo se paga el proyecto?
Con un monto fijo por fase, pagado al entregar cada hito. Al cierre de cada fase usted decide si continúa.
¿Qué pasa si el agente se equivoca?
La conversación queda registrada. En la revisión quincenal se corrige la regla o el texto que falló y el cambio queda anotado con fecha.
¿Qué pasa si decido apagar el agente?
Se apaga desde la configuración del canal y las conversaciones vuelven a su equipo. El historial en el ERP, los textos aprobados y las credenciales quedan a nombre de su empresa.
Revise con Diego su primer caso para un agente en 30 minutos
- Usted trae la consulta que más se repite en su empresa.
- Diego revisa si tiene dato en su sistema y qué debe derivarse.
- Recibe por escrito el primer caso para un agente, o la razón para no hacerlo todavía.
