Saber qué proyecto está atrasado antes de la reunión mensual
Implemento la planificación, el seguimiento semanal y la priorización del portafolio, con un método que el equipo sostiene y una herramienta común.
35preguntas, 8 minutos y su nivel en seis dimensiones al terminar
Señales de que su portafolio necesita orden
- Los proyectos se siguen en hojas de cálculo y correos
- Los atrasos se descubren en la reunión mensual
- Las tareas no tienen responsable ni fecha
- Varias iniciativas compiten por las mismas personas sin priorización
- Las actas de reunión no generan acciones registradas
- El patrocinador no tiene una vista del avance
El costo de seguir proyectos por correo
Atrasos tardíos
Un atraso que se conoce en la reunión mensual deja pocas semanas para recuperarlo.
Personas repartidas
Sin prioridad común, las mismas personas reparten su tiempo entre demasiados proyectos y todos avanzan lento.
Acuerdos que se pierden
Lo que se decide en una reunión y no queda como tarea con responsable vuelve a discutirse en la siguiente.
PPM: destinatarios y casos en que no conviene
Destinatarios
- Gerencias con varios proyectos de mejora, sistemas o expansión compitiendo por las mismas personas
- Oficinas de proyectos (PMO) que hoy consolidan el avance a mano
- Patrocinadores que quieren ver hitos y atrasos sin pedir un informe
- Empresas que ya usan Odoo y siguen sus proyectos en hojas de cálculo
Casos en que no conviene
- Si los proyectos se cobran por horas a clientes: conviene un PSA, que suma tarifas, facturación y margen.
- Si son obras con presupuesto por partidas: conviene el control de obras.
- Si hay un solo proyecto a la vez con un equipo pequeño: un tablero de tareas y una reunión semanal bastan.
Análisis de PPM en cuatro pasos
El método va antes que la herramienta: lista única de proyectos, criterios de prioridad y una revisión semanal corta. Los entregables son el portafolio priorizado, la plantilla de plan, los pilotos configurados y el acta de la primera revisión.
Hago la lista completa
Todos los proyectos e iniciativas con patrocinador, estado, personas y presupuesto.
Acuerdo el método con el equipo
Plantilla de plan, nivel de detalle de tareas, ritmo semanal y criterios de prioridad.
Configuro la herramienta
Proyectos, hitos, Gantt y tablero en Odoo, con dos proyectos piloto.
Instalo la revisión semanal
Semáforo por hito, decisiones del patrocinador y hitos cumplidos a tiempo cada mes.
Insumos de su organización para el portafolio
La lista completa de proyectos suele ser más larga de lo que la gerencia cree. Por eso es el primer insumo.
- Datos
- Hojas de seguimiento, cronogramas y actas de los proyectos en curso, en el formato en que estén.
- Maestros
- Lista de proyectos con patrocinador, presupuesto y personas asignadas, y los criterios con que hoy se aprueban.
- Accesos
- Usuario administrador de Odoo, o de la herramienta actual si se migra el historial.
- Personas
- Un patrocinador con autoridad para priorizar y dos jefes de proyecto para los pilotos.
Del portafolio ordenado a la revisión semanal
Implemento este tipo de sistema
Ordenamiento del portafolio
Lista única, criterios de prioridad y decisión de qué proyectos siguen.
Implementación de gestión de proyectos
Odoo Proyecto con plantillas, hitos, Gantt, actividades y tablero, con manual por rol.
Acompañamiento del seguimiento
Las primeras revisiones semanales con el patrocinador, hasta que el ritmo se sostiene solo.
Dmunoz Group. Implementamos gestión de proyectos con Odoo Proyecto: tareas, hitos, Gantt y actividades. Si su caso pide otra herramienta, comparamos opciones como Microsoft Project, Jira, Asana o Smartsheet y le ayudamos a elegir.
Herramientas de proyectos y portafolio
Las herramientas se diferencian por la vista de portafolio, la carga por persona y la conexión con costos reales. La lista no está en orden de preferencia.
Odoo Proyecto
Odoo Proyecto cubre tareas, hitos, Gantt, actividades y documentos, y se conecta con horas, compras y contabilidad en la misma base. Es la opción que implemento cuando la empresa ya usa o va a usar Odoo.
Otras herramientas de proyectos que evalúo
- Microsoft Project / Planner
- Jira
- Asana
- monday.com
- Smartsheet
- Planview
Límites del estándar de Odoo Proyecto
- Odoo Proyecto no trae una puntuación de portafolio; la prioridad se lleva con etiquetas, etapas y un tablero acordado.
- No calcula ruta crítica con holguras como Microsoft Project; muestra dependencias entre tareas en el Gantt.
- Si el portafolio pide escenarios de capacidad a varios años, evalúo una herramienta PPM dedicada.
Criterios para elegir la herramienta de proyectos
- Tipo de proyectos: internos, de clientes u obras
- Vista de portafolio con prioridad y carga por persona
- Conexión con costos reales del ERP
- Facilidad para que cada responsable actualice su tarea
- Costo por usuario y número de participantes
Integraciones del portafolio de proyectos
Automatización de servicios profesionales
Cuando el proyecto se cobra a un cliente, suma horas, tarifas y facturación.
Ver el sistemaPresupuesto y control de obras
Las obras suman presupuesto por partidas y valorizaciones al plan del proyecto.
Ver el sistemaPlanificación de recursos empresariales
El gasto real de compras y contabilidad aparece junto al avance.
Ver el sistemaInteligencia de negocios y almacén de datos
El tablero del portafolio cruza avance, costo y beneficio esperado.
Ver el sistemaGestión documental
Actas, entregables y aprobaciones quedan enlazados a la tarea o al hito.
Ver el sistema35 preguntas sobre su portafolio, en 8 minutos
El análisis mide cómo se planifican, siguen y priorizan sus obras y proyectos, desde la línea base hasta la valorización. Las preguntas describen prácticas observables de residentes, oficina técnica y gerencia.
Dimensiones con puntaje
- Cronograma y línea base. Observa si cada proyecto tiene un cronograma aprobado como línea base y si el avance de cada actividad se registra contra esa versión.
- Cartera de obras y prioridad. Observa si existe una lista única de obras y proyectos con estado, prioridad y patrocinador, y si las decisiones de iniciar o suspender quedan registradas.
- Costo, valorización y documentos. Observa si el gasto real se compara con el presupuesto por partida, si la valorización sale del avance registrado y si actas y planos quedan ligados al proyecto.
- Hitos y alertas de desviación. Observa si se mide el cumplimiento de hitos a tiempo y si las desviaciones que piden una decisión llegan a gerencia antes de que el plazo se pierda.
- Método y carga del equipo. Observa si residentes y jefes de proyecto siguen un método común, si las tareas se mantienen al día y si se ve la carga de cada persona entre obras.
- Adicionales, cambios y riesgos. Observa cómo se autorizan los cambios que superan al jefe de proyecto, cómo se registran adicionales y deductivos y si los riesgos tienen dueño y acción.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en seis dimensiones de gestión de obras y las brechas ordenadas por peso. Cada brecha trae una primera acción que puede aplicar en la próxima obra o en el próximo comité.
18 preguntas con puntaje y 12 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Sin costo. Sus respuestas solo las ve el equipo de Dmunoz Group.
Preguntas frecuentes sobre gestión de proyectos
Una herramienta sin método se abandona: demasiadas tareas pequeñas y ninguna revisión semanal. Por eso empiezo por el método, y a veces la herramienta actual basta.
No. Uso prácticas reconocidas (plan con línea base, hitos, registro de riesgos, patrocinador) en la medida que su organización pueda sostener.
La revisión semanal toma menos de una hora si cada responsable actualiza su tarea antes. La configuración inicial pide algunas horas por semana a los jefes de proyecto durante el piloto.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos conmigo no tienen costo ni compromiso.
Solo el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No las compartimos con terceros ni las usamos para envíos masivos.
Revise su portafolio de proyectos con Dmunoz Group
Veinte minutos con la lista de proyectos en curso y quién trabaja en cada uno. Le respondo en persona, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com