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Proveedores homologados, documentos vigentes y evaluación con datos
Un SRM (gestión de relación con proveedores) registra, homologa y evalúa proveedores, y les da un portal para consultar órdenes y pagos. Analizamos su proceso, le ayudamos a elegir la herramienta y la conectamos con su ERP.
37 preguntas · resultado por dimensión · sin costo
Un registro único para todo lo que sabe de cada proveedor
Un SRM reúne en la ficha de cada proveedor sus datos, documentos con vencimiento, homologación, desempeño en entregas y calidad, y las consultas que hoy llegan por correo.
Sin él, compras guarda evaluaciones y certificados en archivos separados y se entera de un documento vencido en la auditoría.
- 01Alta y homologación
- 02Evaluación de desempeño
- 03Portal de proveedores
- 04Contratos con proveedores
Procesos que cubre
Indicadores de necesidad de un SRM
Estos indicadores suelen tener un origen común: la información de cada proveedor está repartida entre correos, carpetas y el maestro del ERP.
- No hay un registro único de proveedores homologados
- Certificados, poderes y seguros vencen sin aviso
- La evaluación de proveedores es una opinión anual
- Los proveedores preguntan por correo el estado de sus pagos
- No se mide el cumplimiento de entrega ni de calidad por proveedor
- No está identificado qué insumos dependen de un solo proveedor
Perfil de empresa para un SRM y casos en que no conviene
Casos en que conviene
- Empresas con cientos de proveedores activos y varias categorías de compra
- Sectores donde clientes o reguladores auditan a los proveedores: minería, alimentos, farmacia, energía
- Compras centralizadas que negocian contratos anuales y necesitan datos de desempeño
Casos en que no conviene
- Pocas decenas de proveedores con compras recurrentes: alcanza el maestro y el portal del ERP
- Empresas sin órdenes de compra en el sistema: primero se ordena el flujo de compras
- Un problema limitado a las consultas por estado de pago: lo resuelve el portal del ERP o un aviso de pago
Costo de un proveedor sin homologación ni evaluación
Auditorías con hallazgos
Un certificado vencido o una homologación sin evidencia se convierten en observación de auditoría o de un cliente.
Negociación sin datos
Sin cumplimiento medido, la conversación con el proveedor se basa en impresiones de cada comprador.
Pagos expuestos
Un cambio de cuenta bancaria aceptado por correo es una vía conocida de fraude.
Método de análisis SRM
El análisis sigue la vida de un proveedor en su empresa: alta, homologación, documentos con vencimiento, órdenes, evaluación de desempeño y riesgo.
Análisis en línea
37 preguntas sobre homologación, registro, documentos, portal, evaluación y riesgo. El resultado muestra si el punto débil está en el alta o en el seguimiento.
Revisión de 30 minutos
Revisamos el resultado con usted y pedimos la ficha de alta de proveedor que usan hoy y la lista de los diez proveedores de mayor gasto. Con eso proponemos por dónde empezar.
Taller de homologación
Medio día con compras, calidad y tesorería: criterios de homologación por categoría, documentos exigidos y su vigencia, indicadores de evaluación y validación de cuentas bancarias.
Selección e integración
Comparación de dos a cuatro opciones, del portal de su ERP a una plataforma SRM, con sus categorías y su número de proveedores, y conexión con el maestro y los pagos del ERP.
Dimensiones del análisis SRM
Alta y homologación
Ejemplo: ¿Cómo se da de alta a un proveedor nuevo?
Registro de proveedores
Ejemplo: ¿Existe un registro único de proveedores?
Documentos y portal
Ejemplo: ¿Dónde se guardan los documentos de cada proveedor (vigencia de poder, certificados, seguros, contratos)?
Integración con compras y pagos
Ejemplo: ¿La evaluación de proveedores usa datos de recepción y calidad del sistema?
Evaluación de desempeño
Ejemplo: ¿Mide el cumplimiento de entrega de cada proveedor?
Equipo de compras y proveedores
Ejemplo: ¿Dónde consultan los compradores autorizados las condiciones vigentes de cada proveedor?
Riesgo y cumplimiento
Ejemplo: ¿Revisan la situación tributaria y legal de sus proveedores (estado del RUC, condición de habido, listas restrictivas)?
Aportes de su empresa a un proyecto SRM
Datos
- Maestro de proveedores del ERP con RUC, contactos y cuentas bancarias
- Documentos que hoy se exigen a un proveedor y dónde se guardan
- Órdenes, recepciones y rechazos del último año
Personas
- Jefe de compras o de abastecimiento
- Un representante de calidad y uno de tesorería
Accesos y documentos
- Usuario de consulta en el ERP para compras y pagos
- Muestra de fichas de alta y evaluaciones actuales
Servicios de Dmunoz Group en un proyecto SRM
Criterios de homologación
Definimos con compras y calidad qué documentos e información se exigen por categoría de proveedor y cada cuánto se renuevan.
Entregable: matriz de homologación por categoría
Modelo de evaluación
Elegimos indicadores de entrega, calidad y servicio que el ERP ya registra y fijamos cómo se calculan y cada cuánto se revisan.
Entregable: ficha de evaluación con fórmula y fuente de cada indicador
Selección e integración
Comparamos el portal de su ERP con plataformas SRM y conectamos la elegida con el maestro de proveedores, las recepciones y los pagos.
Entregable: maestro único de proveedores sincronizado con el ERP
Primeras homologaciones en la plataforma
Homologamos en la plataforma a los primeros proveedores de una categoría y comprobamos que el vencimiento de cada documento genere su alerta y bloquee la orden de compra.
Entregable: pruebas de aceptación con proveedores reales
Alcance
No implementamos plataformas SRM: la configura su proveedor. Trabajamos del lado de su empresa en el análisis, la elección, la integración con el ERP y la verificación del resultado.
Plataformas que comparamos para un SRM
Odoo
Odoo Compras con portal de proveedores y evaluación básica. Sirve cuando el ERP ya es Odoo y el alcance es registro, documentos y consultas de órdenes y pagos.
Otras plataformas reconocidas
- SAP Ariba Supplier Management
- Coupa Supplier Management
- Jaggaer
- Ivalua
- GEP SMART
Criterios de comparación
- Ficha de alta con documentos obligatorios por categoría y alerta de vencimiento
- Evaluación calculada con entregas y rechazos del ERP, no con encuestas sueltas
- Portal donde el proveedor actualiza sus datos y consulta órdenes, facturas y pagos
- Control de cambios de cuenta bancaria con validación antes del pago
El orden de la lista no implica preferencia. La elección de un SRM sale de su matriz de homologación y del número de proveedores activos por categoría.
Sistemas con los que un SRM intercambia datos
Resultado del análisis SRM en 37 preguntas
Este análisis mide cómo su empresa registra, homologa, evalúa y paga a fabricantes, importadores y transportistas. Las preguntas describen dónde están los documentos, las condiciones y los datos de entrega de cada proveedor.
Dimensiones con puntaje
- Alta y homologación. Observa si cada proveedor o transportista entra con RUC validado, documentos obligatorios y criterios de homologación por categoría, con aprobación registrada.
- Maestro, categorías y condiciones. Observa si existe un maestro único de proveedores con responsable de cambios, clasificado por categoría y criticidad, y si las condiciones comerciales vigentes están a la vista de los compradores.
- Portal y documentos del proveedor. Observa si los documentos de cada proveedor están en su ficha con fecha de vencimiento y si el proveedor consulta órdenes, facturas y pagos en un canal común.
- Desempeño de entrega y calidad. Observa si la evaluación usa datos de recepción, como entregas completas y a tiempo, rechazos y diferencias, y si los incumplimientos generan acciones con seguimiento.
- Riesgo tributario y de dependencia. Observa si se revisa la condición del RUC en SUNAT, si los cambios de cuenta bancaria se verifican por otra vía y si se conocen las marcas o insumos que dependen de un solo proveedor.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en cinco dimensiones de la gestión de proveedores y la brecha de cada una. Cada brecha trae una acción concreta para su maestro, su portal o su evaluación.
18 preguntas con puntaje y 14 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Consultas habituales sobre un proyecto SRM
Con decenas de proveedores, completar el maestro y el portal de su ERP suele bastar. Con cientos de proveedores, categorías críticas o auditorías de clientes, conviene evaluar una plataforma SRM. El análisis indica cuál es su caso.
El portal se abre primero a los proveedores principales y para las consultas más frecuentes, como el estado de pago. Los demás siguen por correo hasta que el uso se sostenga.
Una plataforma SRM la implementa su proveedor. Definimos con usted criterios de homologación y evaluación, comparamos opciones y conectamos la herramienta con su ERP.
El análisis SRM en línea y la revisión de 30 minutos no tienen costo. Si después conviene un taller o un proyecto, recibe una propuesta con alcance y entregables antes de decidir.
Sus respuestas sobre alta de proveedores, evaluación y documentos vigentes solo las ve el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revisión de su SRM con Dmunoz Group en 30 minutos
Haga el análisis y agende la revisión con la lista de sus diez proveedores de mayor gasto. Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com