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Un solo legajo por colaborador, conectado a su planilla
Contratos, movimientos, vacaciones y ceses en un sistema que usan Recursos Humanos y los jefes, con permisos por rol y alertas de vencimiento.
Análisis en línea del legajo y los movimientos: 39 preguntas, resultado por dimensión al terminar y sin costo.
Alcance de un HCM
Un HCM (gestión del capital humano), también llamado HRIS, mantiene el legajo de cada colaborador: contrato, puesto, área, horario, vacaciones, desempeño y cese. Es la fuente de la que leen la planilla, el control de asistencia y los accesos a sistemas.
Resuelve un problema concreto: Recursos Humanos actualiza los datos del personal en varios archivos y encuentra diferencias cada vez que cambia un contrato o un puesto.
Procesos que cubre
Señales de que su empresa necesita un HCM
Si tres o más describen su área de Recursos Humanos, el análisis indica si empezar por el legajo, los permisos o los ceses.
- Los contratos y adendas se controlan en carpetas físicas
- Las fechas y motivos de cese no quedan registrados
- Los jefes no pueden ver ni aprobar vacaciones en un sistema
- Cualquiera con acceso ve sueldos y datos personales
- Los horarios cambian y los contratos no se actualizan
- La evaluación de desempeño se hace en formularios sueltos
- Cada empresa del grupo lleva sus legajos por separado
Para quién es un HCM y cuándo no conviene
Para quién es
- Empresas con más de una sede o razón social que hoy llevan legajos separados
- Jefaturas de Recursos Humanos que concilian cada mes el padrón con planillas y finanzas
- Operaciones con contratos temporales que vencen todos los meses
- Gerencias que quieren que los jefes aprueben vacaciones sin pasar por Recursos Humanos
Casos en que no conviene
- Pocas personas, una sede y un solo régimen laboral: una hoja con responsable y alertas de vencimiento puede bastar por ahora.
- Si el problema principal es el cálculo de la planilla, conviene empezar por el sistema de planillas y dejar el legajo para la segunda etapa.
- Si nadie en Recursos Humanos es dueño del dato, el sistema replica el desorden. Primero se nombra al responsable.
El costo de seguir con legajos en hojas sueltas
Cada movimiento de personal se digita en Recursos Humanos, en planillas y a veces en contabilidad. El error aparece en la boleta, en un contrato vencido o en un acceso que nadie quitó.
- Contratos temporales que vencen sin renovación escrita
- Cifras de personal distintas en cada área
- Usuarios activos de personas que ya se fueron
- Legajos incompletos frente a una inspección de SUNAFIL
Valores de ejemplo, editables. Cuente las horas de digitar el mismo ingreso en Recursos Humanos, planillas y contabilidad. El resultado no estima ahorro.
Método de análisis para un HCM
Siete dimensiones del método DMG-RT, derivado de TOGAF. En un HCM, las preguntas siguen el legajo desde el ingreso hasta el cese. Cada una se puntúa de 0 a 4 con hechos comprobables.
Proceso
Cómo nace el legajo en el ingreso y cómo se registran cambios de puesto, sueldo y horario.
Datos
Si hay un registro único de personal con responsable y si las cifras coinciden con planillas y finanzas.
Cobertura del sistema
Cuánto de vacaciones, permisos y cambios vive en un sistema y cuánto en hojas o mensajes.
Integración
Cuántas veces se digita un ingreso o un cese y si el cese da de baja los accesos.
Medición y seguimiento
Si la rotación, las vacaciones pendientes y los contratos por vencer salen solos y alguien actúa.
Personas y adopción
Si los jefes aprueban en el sistema y si más de una persona sabe operarlo.
Cumplimiento y control
Documentos obligatorios del legajo, vencimientos de contrato y permisos por rol según la Ley 29733.
Requisitos y entregables de un proyecto de HCM
Aportes de su empresa
- Padrón vigente: DNI, puesto, área, sede, fecha de ingreso y tipo de contrato
- Organigrama con jefaturas y centros de costo
- Contratos y adendas vigentes, escaneados o en archivo
- Política de vacaciones y tipos de permiso que usa hoy
- Lista de quién puede ver sueldos y datos de salud
- Un responsable de Recursos Humanos con horas para validar la carga
Resultado que recibe
- Ficha de empleado en Odoo con contrato, puesto, horario y documentos
- Departamentos con su jefe y su centro de costo
- Vacaciones y permisos aprobados por el jefe directo
- Alertas de contratos y documentos por vencer
- Grupos de acceso para jefes, Recursos Humanos y gerencia
- Reporte de legajos incompletos y manual por rol
Pasos de un proyecto de HCM
Análisis del legajo
Diez minutos. El radar muestra en qué tramo falla el ciclo del legajo: ingreso, cambios, vacaciones o cese.
Revisión con un legajo real
Veinte minutos. Revisamos sus respuestas junto a un legajo de ejemplo y definimos si se empieza por los datos o por los permisos.
Taller del ciclo del colaborador
Medio día con Recursos Humanos y un jefe: recorrido del ingreso al cese y documentos obligatorios por tipo de contrato.
Implementación con Odoo Empleados
Ciclos de dos semanas: estructura y puestos, carga de legajos, ausencias con aprobación y permisos por rol. Indicador: legajos completos sobre el total.
Opciones de mercado para un HCM
Las plataformas HCM se diferencian en el tamaño de empresa para el que fueron hechas y en su conexión con la planilla peruana. La lista no es un ranking.
Odoo
Odoo Empleados, Ausencias, Evaluaciones y Habilidades, conectados a la planilla y a la contabilidad en la misma base.
Odoo es la plataforma que implementamos. Si el análisis apunta a otra, la comparación por escrito usa estos mismos criterios.
Otras plataformas
- Workday HCM
- SAP SuccessFactors
- Oracle HCM Cloud
- Buk
- BambooHR
- Factorial
Las marcas pertenecen a sus dueños.
Criterios de comparación
- Permisos por rol para sueldos y datos de salud
- Aprobación de vacaciones por el jefe directo
- Varias razones sociales y sedes en una sola base
- Ingresos y ceses que pasan a la planilla sin volver a digitarlos
- Costo total a tres años según colaboradores activos
- Exportación del legajo con sus documentos si decide cambiar
Límites de un HCM y cómo se resuelven
- Odoo Empleados no calcula la planilla peruana. El cálculo va en el sistema de planillas, que lee el legajo.
- El archivo físico histórico no se digitaliza solo. Se define qué documentos se escanean y en qué orden.
- La evaluación de desempeño registra la escala que la empresa define. El sistema no reemplaza esa definición.
- Un reporte para SUNAFIL sale completo solo si el legajo se cargó completo.
Servicios para un HCM
Análisis y revisión
- Análisis en línea del ciclo del legajo
- Revisión de 30 minutos con un legajo real
- Sin costo
Lo responde usted
Taller del ciclo del colaborador
- Recorrido de ingreso a cese con Recursos Humanos
- Documentos obligatorios por tipo de contrato
- Matriz de permisos por rol
Lo aprueba la jefatura de Recursos Humanos
Implementación con Odoo
- Estructura, puestos y legajos cargados
- Vacaciones con aprobación del jefe
- Manual por rol
Cada entrega la aprueba usted
Acompañamiento
- Primeros ingresos y ceses acompañados
- Legajos completos medidos contra la línea base
- Soporte por WhatsApp
Se renueva por periodos
Implementamos el HCM con Odoo Empleados y Ausencias, conectado a la planilla y a la contabilidad. Si la selección indica otra plataforma, le acompañamos a elegirla y la conectamos con su ERP.
Sistemas que se conectan con un HCM
Planillas y nómina peruana
Ingresos, ceses y cambios de sueldo pasan a la planilla sin digitarlos de nuevo.
Ver el sistemaControl de asistencia y gestión de turnos
El horario asignado en el legajo es la regla con la que se lee cada marcación.
Ver el sistemaReclutamiento y selección
El candidato contratado llega al legajo con sus datos y documentos.
Ver el sistemaPlataforma de aprendizaje
El puesto define qué cursos le tocan a cada persona.
Ver el sistemaIdentidad, accesos e inicio de sesión único
Un cese registrado da de baja los accesos a los sistemas.
Ver el sistemaContabilidad y ERP financiero
Centros de costo y áreas coinciden con la estructura del personal.
Ver el sistemaSeguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
Exámenes médicos y capacitaciones de seguridad quedan en el legajo.
Ver el sistemaAnálisis de HCM en 10 minutos
Este análisis mide cómo su empresa mantiene el legajo de cada colaborador, registra destaques, ausencias y movimientos, y controla documentos laborales y accesos. Las preguntas describen situaciones observables de Recursos Humanos, de los supervisores de servicio y del cierre de planilla.
Dimensiones con puntaje
- Ingresos, cambios y destaques. Observa si cada ingreso, cambio de puesto, sueldo, horario o cliente de destaque sigue un flujo con autorización y actualiza el legajo y el contrato.
- Registro único y dotación. Observa si los datos de cada colaborador están en un solo registro y si la dotación, la rotación y la planilla salen de la misma fuente.
- Vacaciones, licencias y reemplazos. Observa si las vacaciones, licencias y descansos médicos se solicitan y aprueban en el sistema, con saldo, y si el puesto queda cubierto.
- Documentos laborales y vencimientos. Observa si se controlan los documentos exigibles a cada trabajador, los requisitos de ingreso de cada cliente y el vencimiento de contratos a plazo fijo.
- Accesos, privacidad y continuidad. Observa quién ve sueldos y datos de salud, cómo se dan de baja los accesos al cesar a alguien y si el registro de personal sigue funcionando cuando falta su responsable.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en cada dimensión de la gestión de personal y las brechas ordenadas por prioridad. Cada brecha trae una primera acción que puede verificar en su registro de personal o en su planilla.
18 preguntas con puntaje y 16 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Preguntas frecuentes sobre HCM
Un HCM conviene cuando el legajo ya vive en varios archivos o cuando hay más de una sede o razón social. Con pocas personas, el análisis puede recomendar ordenar el proceso antes de comprar software.
El HCM guarda quién es cada persona y en qué condiciones trabaja; la planilla calcula cuánto se le paga. Lo recomendable es que la planilla lea del legajo y no al revés.
Se empieza por los datos que usan otros procesos (DNI, puesto, área, fecha de ingreso, contrato vigente) y se digitalizan los documentos por prioridad. El histórico completo puede entrar después.
La configuración incluye permisos por rol: el jefe ve a su equipo y solo Recursos Humanos ve sueldos y datos de salud, como pide la Ley 29733.
Si su caso pide otra plataforma, la selección compara opciones con sus criterios y le acompañamos a elegir. La implementación de Odoo es la que ofrecemos directamente.
Mida su gestión de personal en 10 minutos
Diez minutos para saber si su legajo está listo para conectarse con la planilla. Revisamos el resultado con usted, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com