El margen de cada proyecto de servicios, mientras todavía se puede corregir
Implemento el control de horas, tarifas, facturación por avance y rentabilidad por proyecto, con Odoo u otra plataforma si su caso lo pide.
35preguntas, 8 minutos y su nivel en seis dimensiones al terminar
Señales de que su firma de servicios necesita un PSA
- Las horas se registran tarde o no se registran
- Se factura menos de lo trabajado
- La rentabilidad por cliente o proyecto se conoce al final
- No se sabe la carga de cada persona la próxima semana
- Las estimaciones de esfuerzo no se comparan con lo real
- Los entregables se controlan en correos
El costo de no medir horas ni margen
Horas que no se facturan
Las horas que se reconstruyen de memoria a fin de mes y los cambios de alcance sin registrar salen del margen.
Margen conocido tarde
Si el margen se calcula al cerrar el proyecto, el desvío ya no tiene corrección y la siguiente cotización repite el error.
Equipo sobrecargado
Sin ver la carga de cada persona se aceptan proyectos que se atrasan entre sí.
PSA: destinatarios y casos en que no conviene
Destinatarios
- Consultoras, estudios de ingeniería y arquitectura, agencias y firmas legales o contables que venden horas o proyectos
- Socios y gerentes que necesitan el margen de cada proyecto antes del cierre
- Equipos que cobran por hitos, bolsas de horas o igualas mensuales
- Áreas internas que cargan sus servicios a otras áreas o empresas del grupo
Casos en que no conviene
- Si sus proyectos son obras con partidas y valorizaciones: conviene el control de obras.
- Si solo necesita planificar tareas internas sin cobrar ni costear horas: basta la gestión de proyectos.
- Si el equipo es de dos o tres personas con un solo cliente: una hoja de horas compartida puede alcanzar.
Análisis de PSA en cuatro pasos
Antes de configurar Odoo fijo tarifa y costo por rol, porque sin ellos el margen no se calcula. Los entregables son la tabla de roles, el ciclo del proyecto, el piloto aprobado y el tablero de margen.
Defino roles, tarifas y costos
Tarifa de venta y costo por hora de cada rol: los dos datos sin los que no hay margen.
Diseño el ciclo del proyecto
De la propuesta aprobada al proyecto con presupuesto, horas semanales, aprobación y factura.
Configuro y pruebo con un piloto
Un proyecto real recorre todo el ciclo antes de sumar al resto del equipo.
Mido margen y utilización
Tablero semanal de margen por proyecto y utilización facturable por persona.
Insumos de su firma para el PSA
El costo por hora es el dato que más demora conseguir. Conviene pedirlo a contabilidad desde el primer día.
- Datos
- Horas registradas del último trimestre, aunque estén en hojas de cálculo, y las propuestas de los proyectos en curso.
- Maestros
- Roles con tarifa de venta y costo por hora, clientes con condiciones de pago, y el catálogo de servicios que se cotiza.
- Accesos
- Usuario administrador de Odoo, o lectura de su sistema contable si la contabilidad sigue en otro lugar.
- Personas
- Un socio que decide tarifas, un jefe de proyecto para el piloto y alguien de facturación.
Del registro de horas al tablero de margen
Implemento este tipo de sistema
Diagnóstico de rentabilidad
Dónde se pierden horas facturables y qué datos faltan para calcular el margen.
Implementación de PSA
Proyectos, hojas de horas, planificación y facturación por hitos en Odoo, con manual por rol.
Tablero de margen
Margen por proyecto y cliente, y utilización por persona, desde la misma fuente.
Selección, si no es Odoo
Si su caso pide otra plataforma, comparo opciones con sus requisitos.
Dmunoz Group. Implementamos PSA con Odoo: Proyecto, Hojas de horas, Planificación y facturación por hitos. Si su caso pide otra plataforma, comparamos opciones como Kantata, Certinia o Scoro y le ayudamos a elegir.
Plataformas PSA y Odoo
Las plataformas PSA se diferencian por el modelo de cobro que soportan y por si la contabilidad vive en la misma base. La lista no está en orden de preferencia.
Odoo Proyecto, Hojas de horas y Planificación
Con Proyecto, Hojas de horas, Planificación y facturación por hitos, Odoo cubre el ciclo completo de un proyecto de servicios en la misma base que la contabilidad. Es la opción que implemento.
Otras plataformas PSA que evalúo
- Kantata (Mavenlink)
- Certinia (FinancialForce)
- Planview
- Harvest
- Scoro
Límites del estándar de Odoo en PSA
- El costo por hora sale de la ficha del empleado; si varía por proyecto, se resuelve con tarifas por rol en el pedido de venta.
- Las igualas con horas acumulables de un mes a otro piden reglas de facturación que defino y pruebo en el piloto.
- Si la contabilidad sigue en otro sistema, el margen en Odoo depende de la integración de facturas y costos.
Criterios para elegir la plataforma PSA
- Modelo de cobro: precio cerrado, horas, hitos o iguala
- Registro de horas simple para el equipo, también desde el celular
- Planificación de la carga por persona
- Factura y contabilidad en la misma base, con facturación electrónica SUNAT
- Costo por usuario a tres años
Integraciones del PSA
Gestión de proyectos y portafolio
Tareas, hitos y avance del proyecto alimentan las horas y la facturación.
Ver el sistemaGestión de relación con clientes
La propuesta ganada crea el proyecto con su presupuesto de horas y montos.
Ver el sistemaContabilidad y ERP financiero
Horas aprobadas y costos llegan a la contabilidad analítica por proyecto.
Ver el sistemaMesa de ayuda y soporte al cliente
El soporte posterior al proyecto descuenta horas de la bolsa contratada.
Ver el sistemaInteligencia de negocios y almacén de datos
Margen y utilización se cruzan con ventas y cobranza en un tablero de gerencia.
Ver el sistema35 preguntas sobre el margen de sus proyectos, en 8 minutos
El análisis mide cómo su firma estima, registra, aprueba y factura las horas de sus contratos de servicio. Las preguntas describen prácticas concretas de socios, jefes de proyecto, consultores y finanzas.
Dimensiones con puntaje
- Estimación y alcance contratado. Observa si el esfuerzo se estima por fase y rol antes de cotizar, si los cambios de alcance se autorizan y si el proyecto sobrevive a la salida de su jefe.
- Tarifas y costo por rol. Observa si cada rol tiene tarifa de venta y costo por hora registrados, con las excepciones por cliente documentadas.
- Registro de horas y asignación. Observa si las horas se registran por proyecto y a tiempo, y si se planifica la asignación de consultores para las próximas semanas.
- Del contrato a la factura. Observa si la propuesta ganada crea el proyecto con su presupuesto, si el monto a facturar sale del contrato y si se controla el trabajo hecho que no se factura.
- Margen y utilización facturable. Observa cuándo se conoce el margen de cada proyecto y cómo se mide qué parte del tiempo disponible del equipo se factura.
- Aprobación y conformidad del cliente. Observa quién aprueba las horas antes de facturarlas, cómo se registra que el cliente aceptó un entregable y cómo se sigue el nivel de servicio acordado.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en seis dimensiones de servicios profesionales y las brechas ordenadas por peso. Cada brecha indica una primera acción para el siguiente cierre de facturación.
18 preguntas con puntaje y 12 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Sin costo. Sus respuestas solo las ve el equipo de Dmunoz Group.
Preguntas frecuentes sobre PSA
Es un riesgo conocido en un PSA. Lo reduzco explicando para qué se usan las horas, pidiendo registro semanal y no diario, y mostrando al equipo su propia carga y la de su proyecto.
Sí. En precio cerrado las horas no se facturan, pero son el costo: sin ellas no se sabe si el proyecto gana o pierde, ni cómo cotizar el siguiente.
Si su contabilidad está en Odoo, todo queda en la misma base. Si está en otro sistema, integro facturas y asientos; el alcance de esa integración se define en la revisión de alcance.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos conmigo no tienen costo ni compromiso.
Solo el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No las compartimos con terceros ni las usamos para envíos masivos.
Revise el margen de sus proyectos con Dmunoz Group
Veinte minutos con un proyecto cerrado y sus horas reales. Le respondo en persona, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com