La marge de chaque projet de services, tant qu'il est encore temps de la corriger
Je mets en place le suivi des temps, des taux, de la facturation à l'avancement et de la rentabilité par projet, avec Odoo ou une autre plateforme si votre cas l'exige.
35questions, 8 minutes et votre niveau sur six dimensions à la fin
Signes que votre cabinet a besoin d'un PSA
- Les heures sont saisies en retard ou pas du tout
- On facture moins que le travail réalisé
- La rentabilité par client ou projet n'est connue qu'à la fin
- On ne connaît pas la charge de chacun la semaine prochaine
- Les estimations d'effort ne sont jamais comparées au réel
- Les livrables se suivent par e-mail
Le coût de ne mesurer ni le temps ni la marge
Des heures jamais facturées
Les heures reconstituées de mémoire en fin de mois et les changements de périmètre non enregistrés sortent directement de la marge.
Une marge connue trop tard
Si la marge est calculée à la clôture, la dérive n'est plus corrigeable et le chiffrage suivant répète l'erreur.
Équipe surchargée
Sans voir la charge de chacun, on accepte des projets qui se retardent mutuellement.
PSA : pour qui, et quand ce n'est pas adapté
Pour qui
- Cabinets de conseil, bureaux d'études et d'architecture, agences, cabinets juridiques ou comptables qui vendent des heures ou des projets
- Associés et dirigeants qui ont besoin de la marge de chaque projet avant sa clôture
- Équipes qui facturent par jalons, forfaits d’heures ou abonnements mensuels
- Services internes qui refacturent leurs prestations à d'autres services ou sociétés du groupe
Cas où ce n'est pas adapté
- Si vos projets sont des chantiers avec postes et situations : le pilotage de chantier convient mieux.
- Si vous planifiez seulement des tâches internes sans facturer ni valoriser les heures : la gestion de projets suffit.
- Si l'équipe compte deux ou trois personnes avec un seul client : une feuille de temps partagée peut suffire.
Mon analyse PSA en quatre étapes
Avant de configurer Odoo, je fixe le tarif et le coût par rôle, sans lesquels la marge ne se calcule pas. Les livrables sont la table des rôles, le cycle du projet, le pilote validé et le tableau de marge.
Je définis rôles, taux et coûts
Taux de vente et coût horaire de chaque rôle : les deux données sans lesquelles il n’y a pas de marge.
Je conçois le cycle du projet
De la proposition acceptée au projet avec budget, temps hebdomadaires, validation et facture.
Je configure et je teste sur un pilote
Un projet réel parcourt tout le cycle avant d'élargir au reste de l'équipe.
Je mesure marge et taux d'occupation
Tableau hebdomadaire de la marge par projet et du taux d'occupation facturable par personne.
Apports de votre cabinet pour le PSA
Le coût horaire est la donnée la plus longue à obtenir. Demandez-le à la comptabilité dès le premier jour.
- Données
- Heures saisies le trimestre dernier, même sur tableur, et les propositions des projets en cours.
- Référentiels
- Rôles avec tarif de vente et coût horaire, clients avec conditions de paiement, et catalogue des prestations chiffrées.
- Accès
- Un utilisateur administrateur Odoo, ou un accès en lecture à votre comptabilité si elle reste ailleurs.
- Personnes
- Un associé qui fixe les tarifs, un chef de projet pour le pilote et une personne de la facturation.
De la saisie des heures au tableau de marge
Je mets en place ce type de système
Diagnostic de rentabilité
Où se perdent les heures facturables et quelles données manquent pour calculer la marge.
Mise en place du PSA
Projets, feuilles de temps, planification et facturation par jalons dans Odoo, avec un manuel par rôle.
Tableau de marge
Marge par projet et client, et taux d'occupation par personne, depuis la même source.
Choix, si ce n’est pas Odoo
Si votre cas demande une autre plateforme, je compare les options selon vos exigences.
Diego Muñoz. J'implémente le PSA avec Odoo : Projet, Feuilles de temps, Planification et facturation par jalons. Si votre cas demande une autre plateforme, je compare des options comme Kantata, Certinia ou Scoro et je vous aide à choisir.
Plateformes PSA et Odoo
Les plateformes PSA se distinguent par les modes de facturation pris en charge et par la présence de la comptabilité dans la même base. La liste n'est pas classée par préférence.
Odoo Projet, Feuilles de temps et Planification
Avec Projet, Feuilles de temps, Planification et facturation par jalons, Odoo couvre tout le cycle d'un projet de services dans la même base que la comptabilité. C'est l'option que je mets en œuvre.
Autres plateformes PSA évaluées
- Kantata (Mavenlink)
- Certinia (FinancialForce)
- Planview
- Harvest
- Scoro
Limites d'Odoo standard pour le PSA
- Le coût horaire vient de la fiche de l'employé ; s'il varie par projet, on passe par des tarifs par rôle sur la commande.
- Les abonnements avec report d'heures d'un mois à l'autre demandent des règles de facturation définies et testées dans le pilote.
- Si la comptabilité reste dans un autre système, la marge dans Odoo dépend de l'intégration des factures et des coûts.
Critères de choix de la plateforme PSA
- Mode de facturation : forfait, régie, jalons ou abonnement
- Saisie des temps simple pour l’équipe, aussi depuis le téléphone
- Planification de la charge par personne
- Facture et comptabilité dans la même base, avec facturation électronique SUNAT
- Coût par utilisateur sur trois ans
Intégrations du PSA
Gestion de projets et de portefeuille
Tâches, jalons et avancement du projet alimentent les temps et la facturation.
Voir le systèmeGestion de la relation client
La proposition gagnée crée le projet avec son budget d'heures et de montants.
Voir le systèmeComptabilité et ERP financier
Les heures validées et les coûts arrivent en comptabilité analytique par projet.
Voir le systèmeService d'assistance
Le support après projet décompte les heures du forfait contracté.
Voir le systèmeInformatique décisionnelle et entrepôt de données
Marge et taux d'occupation se croisent avec ventes et encaissements dans un tableau de direction.
Voir le système35 questions sur la marge de vos projets, en 8 minutes
L'analyse mesure comment votre cabinet estime, saisit, valide et facture les heures de ses contrats de service. Les questions décrivent des pratiques concrètes des associés, chefs de projet, consultants et finances.
Dimensions notées
- Estimation et périmètre contractuel. Observe si l'effort est estimé par phase et par rôle avant le devis, si les changements de périmètre sont autorisés et si le projet survit au départ de son responsable.
- Tarifs et coût par rôle. Observe si chaque rôle dispose d'un tarif de vente et d'un coût horaire enregistrés, avec les exceptions par client documentées.
- Saisie des temps et affectation. Observe si les heures sont saisies par projet et à temps, et si l'affectation des consultants est planifiée pour les prochaines semaines.
- Du contrat à la facture. Observe si la proposition gagnée crée le projet avec son budget, si le montant à facturer découle du contrat et si le travail réalisé non facturé est suivi.
- Marge et taux d'utilisation facturable. Observe quand la marge de chaque projet est connue et comment se mesure la part du temps disponible de l'équipe qui est facturée.
- Validation et réception client. Observe qui valide les heures avant facturation, comment l'acceptation d'un livrable par le client est enregistrée et comment le niveau de service convenu est suivi.
Résultat remis
À la fin, vous recevez votre niveau dans six dimensions des services professionnels et les écarts classés par poids. Chaque écart indique une première action pour la prochaine clôture de facturation.
18 questions notées et 12 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.
Sans frais. Seul Diego Muñoz voit vos réponses.
Questions fréquentes sur le PSA
C'est un risque connu d'un PSA. Je le réduis en expliquant à quoi servent les heures, en demandant une saisie hebdomadaire plutôt que quotidienne et en montrant à l'équipe sa charge et l'état de son projet.
Oui. Au forfait, les heures ne sont pas facturées, mais elles constituent le coût : sans elles, impossible de savoir si le projet gagne ou perd de l'argent, ni comment chiffrer le suivant.
Si votre comptabilité est dans Odoo, tout reste dans la même base. Sinon, j'intègre factures et écritures ; le périmètre de cette intégration se décide lors de la revue de périmètre.
L'analyse en ligne et l'échange de 30 minutes avec moi sont gratuits et sans engagement.
Moi seul, Diego Muñoz, pour préparer l'échange. Je ne les partage pas avec des tiers et ne les utilise pas pour des envois groupés.
Examinez la marge de vos projets avec Diego
Vingt minutes avec un projet terminé et ses heures réelles. Je vous réponds en personne, à l'heure de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com