Des approbations d'achat avec un responsable et un délai
Diego Muñoz examine avec votre équipe comment chaque achat est demandé, approuvé et payé. Une fois ces règles écrites, le système prévient la personne qui doit signer et indique depuis quand la commande attend.
Odoo 17 à 20, localisation fiscale péruvienne SUNAT et architecture d'entreprise TOGAF
Aujourd'hui, un achat s'approuve sur WhatsApp, par courriel et sur papier
Voici le parcours d'une demande lorsque les règles d'approbation ne sont pas écrites. Cochez les situations qui se produisent dans votre entreprise.
Ce que coûte le statu quo
Des achats hors budget
On les découvre à la clôture du mois, une fois payés.
Du matériel livré en retard
La commande part quand quelqu'un trouve l'approbateur, et l'entrepôt ou le chantier attend.
Des paiements sans trace d'autorisation
Lors d'un audit, rien n'indique qui a approuvé, quand, ni pour quel montant.
Comment Diego organise vos approbations avec la méthode DMG-RT
DMG-RT est la méthode propre de Diego : chaque changement dans le système répond à un indicateur métier mesuré avant la mise en œuvre. Pour ce service, l'indicateur est le délai entre la demande d'achat et la commande approuvée.
Diagnostic : nous suivons un achat réel
Diego interroge ceux qui demandent, achètent et approuvent, et examine les commandes des 12 derniers mois. Il mesure le nombre de jours entre la demande et la commande approuvée.
Livrable : Lettre de constats et référence du délai d'approbation, en 15 jours ouvrés.
Conception : nous rédigeons la matrice d'approbation
Avec votre équipe, nous définissons qui approuve quoi, par type de dépense, centre de coûts et montant, le document exigé à chaque étape et le délai de chaque signature.
Livrable : Matrice d'approbation, processus cible et référence validée par la finance.
Mise en œuvre et contrôle : les règles entrent dans le système
Diego paramètre la matrice dans votre système actuel ou dans Odoo, et forme à trois niveaux : exécuter, comprendre et piloter. Toutes les deux semaines, l'indicateur est revu avec le responsable du processus.
Livrable : Règles en service et tableau de bord du délai d'approbation.
Transfert : votre équipe l'exploite sans Diego
Un responsable de l'indicateur est nommé avec un suppléant, avec un manuel par rôle et des revues à 3, 6 et 12 mois selon la même mesure de référence.
Livrable : Procès-verbal de clôture et manuel d'exploitation.
Votre équipe approuve depuis la commande, avec un rappel et un délai
L'objection habituelle est que l'équipe ne changera pas ses habitudes. L'habitude change quand approuver dans le système demande moins d'étapes que sur WhatsApp : l'approbateur ouvre l'activité, vérifie la commande et clique sur Approuver la commande. L'acheteur voit l'état de sa demande sans demander.
Instance de démonstration Odoo 20 standard, données fictives.
Examinez avec Diego comment un achat est approuvé aujourd'hui dans votre entreprise.
Réserver un diagnostic de 30 minCe que vous apportez et ce que vous recevez
Vous apportez
- Les bons de commande et factures fournisseurs des 12 derniers mois, en tableur ou exportés de votre système.
- Les seuils d'autorisation en vigueur, même s'ils ne figurent que dans un courriel.
- Un utilisateur clé des achats et un de la finance, avec du temps réservé dans leur agenda.
Vous recevez
- Matrice d'approbation par type de dépense, centre de coûts et montant.
- Règles paramétrées dans votre système, avec rappels et délais par approbateur.
- Tableau de bord du délai d'approbation et manuel par rôle.
Quand ce service ne convient pas
Si une seule personne achète et approuve tout, il n'y a personne vers qui diriger la signature. Mieux vaut alors commencer par enregistrer les achats dans un seul système, avec le service ERP avec Odoo. Voir ERP avec Odoo
Systèmes impliqués dans une approbation
- Flux de travail (BPM)Circuits d'approbation par montant, service et type de demande.
- Achats électroniquesDemande, devis, comparaison et commande dans un seul enregistrement.
- Gestion des notes de fraisNotes de frais et remboursements avec approbateur et justificatif.
- Gestion documentaireDevis, contrats et réceptions joints à la commande.
- Signature électroniqueContrats et procès-verbaux signés en ligne, avec la trace de chaque signature.
Diego écrit les règles avec votre équipe, puis paramètre le système
Diego Muñoz travaille sur place avec ceux qui demandent, achètent et approuvent. La matrice naît de ces échanges et des commandes réelles, pas d'un modèle.
Il paramètre la règle dans votre système actuel quand cela suffit, et dans Odoo quand un seul registre pour achats, stock et comptabilité se justifie. Le code et les accès restent au nom de votre entreprise.
- Odoo 17, 18, 19 et 20
- Localisation péruvienne : SUNAT et PLE
- Architecture d'entreprise avec TOGAF
Questions sur les approbations d'achat
Ai-je besoin d'Odoo pour organiser mes approbations ?
Non. La matrice d'approbation est d'abord écrite, puis paramétrée dans votre système actuel s'il gère les niveaux et les rappels. Odoo est conseillé quand achats, stock et comptabilité doivent aussi partager un seul registre.
Que se passe-t-il si l'approbateur est en déplacement ?
L'activité arrive sur le téléphone et la commande s'approuve depuis l'application mobile. La matrice prévoit aussi un suppléant par niveau, pour que la commande n'attende pas une seule personne.
Combien de temps cela prend-il ?
Le diagnostic F1 dure 15 jours ouvrés. La conception prend en général de 2 à 6 semaines et la mise en œuvre avance par cycles de 2 semaines ; le délai exact découle de la lettre de constats.
Comment se fait le paiement ?
Un montant fixe par phase, payé à la livraison de chaque jalon. Vous décidez à la fin de chaque phase de poursuivre ou non.
Quelles données dois-je fournir ?
Les bons de commande et factures fournisseurs de la dernière année, les seuils d'autorisation en vigueur et l'organigramme du service. Un accès en lecture suffit ; aucune autorisation de modifier votre système n'est demandée.
Examinez un achat de votre entreprise avec Diego en 30 minutes
- Vous expliquez comment un achat est approuvé aujourd'hui.
- Diego indique où cela bloque et quelle règle manque.
- Vous recevez l'étape suivante par écrit, avec ou sans Odoo.
