Des contrats et documents signés en quelques heures, valables et sans impression
J'organise votre circuit de signature, vous aide à choisir la plateforme et l'intègre à votre ERP, à votre système RH et à votre archive documentaire.
35questions sur circuit, signataires et certificats, en 8 minutes
Signature électronique, signature numérique et certificats, chacun à sa place
Une plateforme de signature envoie le document, relance chaque signataire, vérifie son identité et scelle le résultat. Elle gère aussi les certificats numériques exigés par l'administration fiscale et d'autres organismes.
Le droit péruvien distingue la signature électronique de la signature numérique, qui utilise un certificat émis par une entité accréditée. Chaque type de document demande la sienne : la définir est la première étape.
Signes que votre entreprise en a besoin
- Les contrats sont imprimés, signés et scannés
- Les bons de commande exigent la signature manuscrite du directeur
- Le certificat numérique de facturation expire sans prévenir
- On ne sait pas quels documents attendent une signature
- Les clients tardent à signer car le processus est lourd
- Les rapports techniques sont signés sur papier lors des visites
Signature électronique : pour qui et quand ce n’est pas indiqué
Adapté à
- Équipes RH qui signent contrats, avenants et bulletins avec des salariés sur plusieurs sites
- Équipes commerciales qui attendent des jours la signature d’un devis ou d’un contrat
- Directions qui signent à la main des documents ensuite scannés et archivés
Pas indiqué quand
- Le document exige une signature notariée ou une formalité que la signature électronique ne remplace pas
- Peu de documents sont signés chaque mois et le circuit actuel ne crée pas de retard
- Les signataires externes n’ont ni courriel ni téléphone pour recevoir le lien
Le coût du statu quo
Des jours par signature
Imprimer, signer, scanner et envoyer peut prendre des jours par signataire, et le contrat, l'achat ou la facture attendent.
Certificat expiré
Si le certificat de facturation expire, les factures ne peuvent plus être signées le jour même.
Signature sans validité
Utiliser une signature simple là où la numérique est exigée, ou signer sans pouvoirs, peut priver un document d'effet.
Mon analyse signature électronique en quatre étapes
Je distingue d’abord les documents qui demandent une signature simple de ceux qui exigent un certificat ; ensuite seulement se choisit la plateforme.
Je liste ce qui se signe
Types de documents, signataires, volume et type de signature exigé par chacun.
J'organise le circuit
Ordre des signataires, pouvoirs en vigueur, modèles alimentés par le système et suppléants.
Je vous aide à choisir la plateforme
Je compare les options avec vos vrais documents et vos signataires externes.
J'intègre
Le document part de l'ERP ou du système RH et revient signé dans le même enregistrement.
Ce que votre entreprise apporte au projet de signature électronique et certificats
Liste des documents et signataires
Ce qui se signe, qui signe et dans quel ordre, avec le volume mensuel approximatif.
Critère juridique par type de document
Votre conseil juridique indique lesquels se contentent d’une signature simple et lesquels exigent un certificat numérique.
Modèles en vigueur
Les modèles de contrat ou de formulaire en Word ou PDF, avec les champs à remplir.
Certificats des signataires
En cas de signature numérique, les certificats ou la CNIe des représentants, obtenus auprès de l’autorité accréditée.
Analyse, choix et intégration
Analyse du circuit de signature
Documents, signataires, type de signature exigé, pouvoirs et certificats.
Choix de la plateforme
Matrice de décision entre options de signature, avec coût selon le volume.
Intégration
Envoi depuis l'ERP, le CPQ ou les RH, retour signé dans l'enregistrement et l'archive documentaire.
Diego Muñoz
J'analyse votre circuit de signature, je vous aide à choisir la plateforme (Odoo Sign, DocuSign ou une autre) et je l'intègre à votre ERP, à votre système RH et à votre archive documentaire. Les certificats numériques sont émis par une entité accréditée.
J'analyse, choisis avec vous et intègre
Faire l'analyseOptions du marché
Les plateformes de signature diffèrent par le support des certificats péruviens, le coût par enveloppe ou par utilisateur et l’intégration à l’ERP.
Odoo Signature
Odoo Signature envoie des documents à signer depuis les ventes, les achats ou les RH, avec modèles et signature sur téléphone. Pour les documents exigeant une signature numérique avec certificat, il s'évalue aux côtés de prestataires accrédités.
Autres plateformes que j'évalue
- DocuSign
- Adobe Acrobat Sign
- Firma Perú / RENIEC (DNIe)
- Llama.pe
- Signaturit
Critères de choix
- Type de signature exigé par chaque document
- Signataires externes et vérification d’identité
- Modèles et envoi depuis vos systèmes
- Preuve et scellement du document
- Coût par utilisateur ou par enveloppe
Signature électronique : limites et alternatives
Émission de certificats
Je n’émets pas de certificats numériques. Une autorité de certification accréditée s’en charge.
Avis juridique
La validité de chaque type de document est confirmée par votre conseil juridique. Mon analyse part de ce critère.
Signatures papier qui subsistent
Certains signataires ou organismes continueront d’exiger le papier. Le circuit prévoit cette voie et son archivage.
Les autres systèmes auxquels il se relie
Gestion documentaire
Le document signé est archivé, classé et avec sa preuve.
Voir le systèmeFacturation électronique (SUNAT/OSE)
Certificat de facturation avec responsable et alerte d'expiration.
Voir le systèmeConfiguration, tarification et devis
Le devis accepté part en signature sans téléchargement.
Voir le systèmeGestion du capital humain
Contrats de travail et documents RH signés en ligne.
Voir le systèmeGestion des processus et workflows
La signature comme dernière étape du workflow d'approbation.
Voir le systèmeGestion de la relation fournisseurs
Contrats et réceptions avec les fournisseurs.
Voir le système35 questions et 8 minutes pour savoir par où commencer
Ce diagnostic mesure comment vos documents sont préparés, envoyés, signés, retournés et prouvés, et comment les certificats numériques sont suivis. Les questions décrivent des faits observables, comme l'endroit où se trouve un contrat signé ou qui signale l'échéance d'un certificat.
Dimensions notées
- Circuit et pouvoirs de signature. Elle observe si chaque type de document a des signataires, un ordre et des suppléants définis, et si l'on vérifie que le signataire dispose d'un pouvoir en vigueur.
- Modèles et données des signataires. Elle observe si les documents proviennent de modèles approuvés et si les données de chaque signataire, interne ou externe, sont enregistrées et à jour.
- Signature en ligne et sur site. Elle observe le mode de signature des documents, au bureau et sur le site du client, et si les signataires externes l'utilisent sans aide.
- Envoi depuis le système et retour. Elle observe si le document part en signature depuis l'enregistrement qui le génère et si, une fois signé, il revient à cet enregistrement et aux archives.
- Délais et signatures en attente. Elle observe si l'on connaît le délai de signature de chaque type de document et ce qui est en attente chez chaque signataire.
- Validité, preuves et certificats. Elle observe si chaque document utilise le type de signature exigé, si la preuve est conservée et si les certificats numériques ont un responsable et une alerte d'échéance.
Résultat remis
À la fin, vous recevez votre niveau sur six dimensions du circuit de signature et les écarts classés par priorité. Chaque écart s'accompagne de la première action concrète pour le combler.
17 questions notées et 13 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.
Sans frais. Seul Diego Muñoz voit vos réponses.
Avant de commencer
La loi reconnaît la signature électronique et donne à la signature numérique, avec certificat d'une entité accréditée, la même valeur que la signature manuscrite. Le type à utiliser dépend du document ; je l'examine avec votre service juridique.
Non. Une autorité de certification accréditée les émet. Mon rôle est de déterminer quels certificats il vous faut, qui en est responsable et comment ils se relient à vos systèmes.
Sur la plupart des plateformes, oui : ils reçoivent un lien par e-mail ou message et signent depuis leur téléphone. Pour les documents qui l'exigent, on ajoute une vérification d'identité.
L'analyse en ligne et l'échange de 30 minutes avec Diego sont gratuits et sans engagement.
Seul Diego Muñoz les voit, pour préparer l'échange. Elles ne sont ni partagées avec des tiers ni utilisées pour des envois groupés.
Examinez votre cas signature électronique avec Diego en 30 minutes
Diego Muñoz vous répond en personne, à l'heure de Lima. Si vous avez fait l'analyse, il arrive avec vos réponses déjà lues.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com