Chaque document à sa place, dans sa version en vigueur, avec qui peut le voir
J'analyse la circulation de vos documents, prépare le classement et les exigences, et vous aide à choisir une plateforme de gestion documentaire et à la relier à votre ERP.
35questions sur classement, échéances et accès, en 8 minutes
Capture, classement, versions, relecture et conservation dans un seul référentiel
Un système de gestion documentaire (DMS ou ECM) conserve, classe, versionne et contrôle l'accès aux documents, avec des circuits de relecture et des règles de conservation.
Ce qui décide du résultat, c'est la taxonomie : comment chaque type de document est nommé et classé. Migrer des dossiers sans elle ne fait que déplacer le désordre.
Signes que votre entreprise en a besoin
- Les documents sont répartis entre e-mails et dossiers personnels
- Plusieurs versions du même document coexistent
- Personne ne contrôle qui voit les documents sensibles
- Les documents papier sont scannés sans indexation
- Un audit oblige à chercher des documents pendant des jours
- Les contrats expirent sans prévenir
Gestion documentaire : pour qui et quand ce n’est pas indiqué
Adapté à
- Entreprises dont contrats, dossiers ou certificats sont dispersés entre dossiers partagés et courriels
- Équipes juridique, qualité ou RH qui suivent échéances et versions
- Organisations soumises à des audits ou contrôles qui exigent de retrouver un document en quelques minutes
Pas indiqué quand
- Les documents naissent et meurent dans l’ERP : Documents d’Odoo ou les pièces jointes du dossier peuvent suffire
- Il n’y a pas d’accord sur la façon de nommer et classer les documents
- On prévoit de numériser tout l’archive papier d’un coup
Le coût du statu quo
Du temps à chercher
Retrouver un contrat ou une facture d'il y a un an peut prendre des heures à interroger plusieurs personnes.
La mauvaise version
Signer ou appliquer une version antérieure d'un contrat ou d'une procédure a un coût direct.
Informations exposées
Des droits hérités de vieux dossiers exposent salaires ou contrats à des personnes non autorisées.
Mon analyse gestion documentaire en quatre étapes
La plateforme se choisit après la taxonomie. Sans types documentaires ni règles de conservation convenus, tout référentiel devient un dossier partagé de plus.
Je relève leur circulation
Types de documents, volume, qui les crée, relit et approuve, et où ils se trouvent aujourd'hui.
Je rédige la taxonomie
Classement, métadonnées minimales, droits par rôle et tableau de conservation.
Je vous aide à choisir la plateforme
Je compare deux à quatre options selon vos exigences et une démonstration avec vos documents.
Je coordonne la connexion
Avec l'éditeur, pour relier les documents aux enregistrements de l'ERP et migrer avec des droits révisés.
Ce que votre entreprise apporte au projet de gestion documentaire
Inventaire des types documentaires
Quels documents chaque service produit ou reçoit et où ils sont rangés aujourd’hui.
Règles de conservation
Durées légales et métier par type, validées par votre service juridique ou comptable.
Matrice d’accès
Qui peut voir, modifier ou supprimer chaque type de document.
Contrat avec l’éditeur
Votre entreprise souscrit la plateforme ; l’éditeur désigne qui la configure.
Analyse, exigences et choix
Analyse documentaire
Cartographie des types de documents, circuits de relecture et écarts d’accès et de conservation.
Exigences et choix
Taxonomie, exigences, matrice de décision et coût sur trois ans de chaque option.
Coordination de la connexion
Avec l'éditeur retenu, pour relier documents et enregistrements de l'ERP.
Diego Muñoz
Je n'implémente pas de plateformes de gestion documentaire. J'analyse la circulation de vos documents, je prépare la taxonomie et les exigences, je vous aide à choisir la plateforme et je coordonne avec l'éditeur la connexion à votre ERP.
J'analyse et vous aide à choisir ; l'éditeur met en œuvre
Faire l'analyseOptions du marché
Les plateformes documentaires diffèrent par leur classement (dossiers ou métadonnées), le contrôle des versions et leur liaison à l’ERP et à la messagerie.
Odoo Documents
Odoo Documents conserve des fichiers liés aux enregistrements de l'ERP (factures, contrats, dossiers salariés), avec étiquettes, dossiers et actions automatiques. Il convient quand l'ERP est Odoo ; pour un versionnage formel et une conservation légale complexe, il s'évalue aux côtés de plateformes dédiées.
Autres plateformes que j'évalue
- Microsoft SharePoint
- OpenText
- M-Files
- Alfresco (Hyland)
- Box
- Google Drive
Critères de choix
- Types de documents et volume mensuel
- Versions, circuits de relecture et conservation
- Reconnaissance de texte et capture par e-mail
- Connexion à l'ERP et à la signature électronique
- Droits par rôle et journal d'accès
Gestion documentaire : limites et alternatives
Mise en place de la plateforme
Je ne mets en place ni SharePoint, ni M-Files, ni OpenText. Je livre taxonomie et exigences, et coordonne avec l’éditeur.
Numérisation de masse
La numérisation et l’indexation des archives papier relèvent d’une entreprise spécialisée.
Valeur juridique du document numérique
Quels originaux papier peuvent être détruits relève de votre conseil juridique, pas de la plateforme.
Les autres systèmes auxquels il se relie
Signature électronique et certificats
Des documents qui partent en signature et reviennent signés dans le référentiel.
Voir le systèmeProgiciel de gestion intégré
Factures, commandes et contrats reliés à leur enregistrement.
Voir le systèmeSystème de management de la qualité
Procédures qualité avec versions approuvées et versions obsolètes retirées.
Voir le systèmeGouvernance, risques et conformité
Preuves de conformité conservées et faciles à retrouver.
Voir le systèmeGestion des processus et workflows
Relecture et approbation des documents dans un workflow.
Voir le systèmeIntelligence artificielle et agents
Recherche en langage naturel dans les documents de l'entreprise.
Voir le système35 questions et 8 minutes pour savoir par où commencer
Ce diagnostic mesure comment vos documents sont émis, révisés, classés, liés à l'ERP et conservés. Les questions décrivent des situations observables, comme le sort d'une révision remplacée ou le temps nécessaire pour retrouver un contrat.
Dimensions notées
- Révision et validité. Elle observe comment un document passe du brouillon à la version en vigueur puis à la version remplacée, et si chaque révision est approuvée et enregistrée.
- Taxonomie et indexation. Elle observe si chaque document possède un type, un code et des données de classement qui permettent de le trouver sans connaître le dossier.
- Référentiel et lien avec l'ERP. Elle observe s'il existe une source officielle par type de document, si l'équipe l'utilise et si les justificatifs de chaque opération sont liés à leur enregistrement dans l'ERP.
- Échéances et temps de recherche. Elle observe si les documents qui expirent sont suivis à l'avance et si l'on connaît le temps nécessaire pour retrouver un document.
- Droits, conservation et garde. Elle observe qui peut voir chaque type de document, combien de temps il est conservé, qui répond de son ordre et s'il peut être récupéré après une suppression ou une panne.
Résultat remis
À la fin, vous recevez votre niveau sur cinq dimensions de gestion documentaire et les écarts classés par priorité. Chaque écart comprend la première action concrète pour le combler.
17 questions notées et 13 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.
Sans frais. Seul Diego Muñoz voit vos réponses.
Avant de commencer
Non. J'analyse le processus, prépare taxonomie et exigences, vous aide à choisir et coordonne avec l'éditeur la connexion à votre ERP. L'éditeur configure la plateforme.
Parfois oui. Si le volume est modéré et que vous n'avez besoin ni de circuits de relecture ni de conservation formelle, une bonne taxonomie et des droits révisés sur l'outil actuel règlent une bonne partie du problème.
On définit ce qui se numérise, avec quelles métadonnées on l'indexe et ce qui doit rester sur papier par obligation légale. Scanner sans indexer n'aide à rien retrouver.
L'analyse en ligne et l'échange de 30 minutes avec Diego sont gratuits et sans engagement.
Seul Diego Muñoz les voit, pour préparer l'échange. Elles ne sont ni partagées avec des tiers ni utilisées pour des envois groupés.
Examinez votre cas gestion documentaire avec Diego en 30 minutes
Diego Muñoz vous répond en personne, à l'heure de Lima. Si vous avez fait l'analyse, il arrive avec vos réponses déjà lues.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com