Des agents IA qui répondent avec les données de votre ERP et gardent une trace
Un agent sur WhatsApp répond aux questions dont la réponse se trouve dans votre système, consigne chaque conversation dans la fiche du client et passe la main à une personne pour ce qu'il ne doit pas régler seul.
Agents connectés à Odoo 17 à 20 ou à votre système actuel, avec des règles écrites par votre équipe
Dmunoz Group AgentCommandes · en ligne
Bonjour, ma commande 1045 est-elle partie ?
Oui. Elle est partie aujourd'hui à 10 h 20 et arrive demain avant midi.
Pouvez-vous me faire une remise ?
Les remises sont validées par les ventes. Je vous passe une personne de l'équipe dans cette même conversation.
Pouvez-vous me renvoyer la facture F001-2381 ?
La voici en PDF. Échéance le 15/11.
Demande enregistrée sur le client
Votre équipe répond chaque jour aux cinq mêmes questions
Elles arrivent sur WhatsApp et par courriel. La réponse est dans l'ERP, mais quelqu'un doit la chercher, la copier et l'envoyer, et la conversation n'est enregistrée nulle part.
- Ma commande est-elle partie ?
- Pouvez-vous me renvoyer la facture ?
- Avez-vous ce produit en stock ?
- Combien dois-je à ce jour ?
- Quels sont vos horaires le samedi ?
Ce que coûte le statu quo
Des réponses qui dépendent de qui répond
Deux personnes donnent deux délais différents pour la même commande, et le client retient le pire.
Des conversations qui ne laissent aucune trace
Ce qui a été promis sur WhatsApp reste dans le téléphone d'un vendeur. S'il part, tout part avec lui.
Ventes et recouvrement occupés par des questions de suivi
Les heures de l'équipe passent à chercher des données déjà présentes dans l'ERP au lieu de vendre ou d'encaisser.
Diego écrit les limites de l'agent avant de l'activer
Un agent invente quand il répond sans donnée ni règle. DMG-RT, la méthode propre de Diego, part d'un indicateur mesuré avant de toucher à la technologie ; ici, le délai de première réponse et la part des questions résolues sans transfert.
Diagnostic : nous lisons vos vraies conversations
Diego prélève un échantillon des messages WhatsApp et des courriels des derniers mois, les regroupe par type de question et repère ceux dont la donnée est dans votre ERP. Il mesure le délai de première réponse et la part des questions résolues sans transfert.
Livrable : Inventaire des questions, lettre de constats et référence, en 15 jours ouvrés.
Conception : nous écrivons ce qu'il répond et ce qu'il transfère
Avec votre équipe, nous choisissons un seul cas pour commencer. Nous définissons les données utilisées par l'agent, le ton, les sujets toujours transférés à une personne et à qui. L'agent ne voit que les données nécessaires à ce cas.
Livrable : Règles de transfert, textes validés et fiche de l'indicateur.
Mise en œuvre et contrôle : un pilote connecté à votre ERP
L'agent entre en service sur ce cas. Toutes les deux semaines, Diego revoit les conversations avec votre équipe, corrige la règle ou le texte en défaut et consigne la modification. Le périmètre s'élargit quand l'indicateur se maintient.
Livrable : Agent en service et tableau des conversations traitées et transférées.
Transfert : votre équipe l'administre
Un responsable de l'agent est nommé avec un suppléant, avec un manuel pour revoir les conversations et modifier les textes, et des revues à 3, 6 et 12 mois selon la même mesure de référence.
Livrable : Procès-verbal de clôture, manuel d'exploitation et accès au nom de votre entreprise.
- Canal : WhatsApp, courriel ou chat du site
- Agent : règles, ton et limites écrits
- ERP : commandes, factures, stock et historique
L'agent ne répond qu'avec une donnée et transfère tout le reste
La question habituelle est de savoir si l'IA va inventer. Dans cette conception, chaque réponse provient d'un enregistrement de l'ERP ou d'un texte validé par votre équipe. Sans donnée, ou si le sujet demande du discernement, la conversation passe à une personne et reste consignée.
| Question | Donnée utilisée | Ce que fait l'agent |
|---|---|---|
| État d'une commande | Bon de commande et livraison | Répond Répond avec la date et l'heure d'expédition |
| Renvoi de facture | Facture comptabilisée | Répond L'envoie à l'adresse enregistrée du client |
| Stock d'un produit | Stock par entrepôt | Répond Répond disponible ou non, sans quantités si vous le décidez |
| Solde dû | Relevé du client | Répond Uniquement au numéro ou à l'adresse enregistrés du client |
| Remise ou prix spécial | Pas de règle d'approbation | Transfère Transfère aux ventes dans la même conversation |
| Réclamation ou retour | Ticket d'assistance | Transfère Crée le ticket et l'attribue à une personne |
| Question sans donnée dans l'ERP | Aucune | Transfère Ne répond pas : transfère et le consigne |
Captures d'une instance de démonstration Odoo 20 standard, avec des données fictives.
Apportez la question la plus fréquente et voyez avec Diego si un agent peut y répondre.
Réserver un diagnostic de 30 minCe que vous apportez et ce que vous recevez
Vous apportez
- Un échantillon de vraies conversations WhatsApp ou courriel.
- Un accès en lecture à votre ERP pour les données du cas retenu.
- Une personne qui valide les textes et les règles de transfert.
- Le numéro WhatsApp Business ou le canal où l'agent fonctionnera.
Vous recevez
- Un agent en service pour un cas bien délimité.
- Chaque conversation consignée sur le client ou la commande.
- Des règles de transfert écrites et un tableau des réponses et des transferts.
- Manuel d'exploitation, accès et configuration au nom de votre entreprise.
Quand un agent ne convient pas
Si les réponses ne figurent dans aucun système et dépendent de la mémoire d'une personne, l'agent n'a rien à lire. Mieux vaut alors enregistrer d'abord commandes, factures et stock dans un seul ERP. Si vous recevez peu de questions par jour, les réponses rapides de WhatsApp Business peuvent suffire. Voir ERP avec Odoo
Systèmes impliqués dans un agent
- Agents IADes assistants qui répondent, consignent et passent la main.
- Centre de contactWhatsApp, chat et appels dans une seule boîte de l'entreprise.
- Centre d'assistanceChaque transfert avec un numéro, un responsable et un délai.
- RPADes tâches d'écran déclenchées par l'agent, avec alerte en cas d'échec.
Diego conçoit le processus d'accueil, puis connecte l'agent
Diego Muñoz est consultant en processus et en systèmes. Dans son propre travail de support, il utilise des agents connectés à Odoo qui lisent l'enregistrement, proposent la réponse et laissent la note. Cette pratique fonde ce qu'il propose : un cas délimité, appuyé sur des données et sur une personne responsable.
Il choisit le modèle d'IA et le service de messagerie selon le cas et vous indique par écrit quel service traite chaque message. Le code, les accès et les textes restent au nom de votre entreprise.
- Odoo 17, 18, 19 et 20
- Agents connectés aux ERP
- Architecture d'entreprise avec TOGAF
Questions avant de placer un agent face à vos clients
L'agent peut-il inventer des réponses ?
Il est paramétré pour ne répondre qu'avec les données de votre ERP ou des textes validés par votre équipe. S'il ne trouve pas la donnée, il ne répond pas : il transfère la conversation à une personne et le consigne.
Où restent les données de mes clients ?
Dans votre ERP et sur l'infrastructure convenue. Avant l'activation, vous recevez par écrit quel service traite chaque message et quelles données l'agent voit.
Faut-il Odoo pour avoir un agent ?
Non. L'agent se connecte à tout système doté d'une API ou d'une base de données accessible. Avec Odoo, la connexion est directe et l'historique existe déjà.
Combien coûte son fonctionnement ?
Il y a un coût d'usage du modèle d'IA, un autre du canal de messagerie et un de support. Ils sont estimés à partir du volume réel de messages mesuré lors du diagnostic.
Comment le projet est-il payé ?
Un montant fixe par phase, payé à la livraison de chaque jalon. À la fin de chaque phase, vous décidez de poursuivre ou non.
Que se passe-t-il si l'agent se trompe ?
La conversation est consignée. Lors de la revue bimensuelle, la règle ou le texte en défaut est corrigé et la modification est datée.
What happens if I decide to switch the agent off?
It is switched off in the channel settings and the conversations go back to your team. The history in the ERP, the approved texts and the credentials stay in your company's name.
Examinez votre premier cas d'agent avec Diego en 30 minutes
- Vous apportez la question la plus fréquente dans votre entreprise.
- Diego vérifie si votre système contient la donnée et ce qui doit être transféré.
- Vous recevez par écrit le premier cas pour un agent, ou la raison de ne pas le faire encore.
