Cada documento en su lugar, en su versión vigente y con quién puede verlo
Analizo cómo circulan sus documentos, preparo la clasificación y los requisitos, y le ayudo a elegir la plataforma de gestión documental y a conectarla con su ERP.
35preguntas sobre clasificación, vencimientos y accesos, en 8 minutos
Captura, clasificación, versiones, revisión y retención en un solo repositorio
Un sistema de gestión documental (DMS o ECM) guarda, clasifica, versiona y controla el acceso a los documentos, con flujos de revisión y reglas de retención.
Lo que decide el resultado es la taxonomía: cómo se nombra y clasifica cada tipo de documento. Migrar carpetas sin ella solo cambia el desorden de lugar.
Señales de que su empresa lo necesita
- Los documentos están repartidos entre correos y carpetas personales
- Conviven varias versiones del mismo documento
- No se controla quién ve documentos sensibles
- Los documentos físicos se escanean sin indexar
- Una auditoría obliga a buscar documentos por días
- Los contratos vencen sin aviso
Gestión documental: para quién y cuándo no conviene
Conviene a
- Empresas con contratos, expedientes o certificados repartidos entre carpetas compartidas y correos
- Áreas legales, de calidad o de recursos humanos que controlan vencimientos y versiones
- Organizaciones con auditorías o fiscalizaciones que piden ubicar un documento en minutos
No conviene cuando
- Los documentos nacen y mueren en el ERP: Odoo Documentos o los adjuntos del propio registro pueden bastar
- No hay acuerdo sobre cómo nombrar y clasificar los documentos
- Se espera digitalizar todo el archivo en papel de una vez
El costo de seguir igual
Tiempo buscando
Encontrar un contrato o una factura de hace un año puede llevar horas de preguntar a varias personas.
La versión equivocada
Firmar o aplicar una versión anterior de un contrato o procedimiento tiene costo directo.
Información expuesta
Permisos heredados de carpetas antiguas muestran sueldos o contratos a quien no debería verlos.
Análisis de gestión documental en cuatro pasos
La plataforma se elige después de la taxonomía. Sin tipos documentales y reglas de retención acordados, cualquier repositorio se vuelve otra carpeta compartida.
Levanto cómo circulan
Tipos de documento, volumen, quién los crea, revisa y aprueba, y dónde están hoy.
Escribo la taxonomía
Clasificación, datos mínimos, permisos por rol y tabla de retención.
Le ayudo a elegir la plataforma
Comparo de dos a cuatro opciones con sus requisitos y una demostración con sus documentos.
Coordino la conexión
Con el proveedor, para ligar documentos a los registros del ERP y migrar con permisos revisados.
Insumos que su empresa aporta al proyecto de gestión documental
Inventario de tipos documentales
Qué documentos produce o recibe cada área y dónde se guardan hoy.
Reglas de retención
Plazos legales y de negocio que aplican a cada tipo, validados por su área legal o contable.
Matriz de accesos
Quién puede ver, editar o eliminar cada tipo de documento.
Contrato con el proveedor
La plataforma la contrata su empresa; el proveedor asigna a quien la configura.
Análisis, requisitos y selección
Análisis documental
Mapa de tipos de documento, flujos de revisión y brechas de acceso y retención.
Requisitos y selección
Taxonomía, requisitos, matriz de decisión y costo a tres años de cada opción.
Coordinación de la conexión
Con el proveedor elegido, para enlazar documentos y registros del ERP.
Diego Muñoz
No implemento plataformas de gestión documental. Analizo cómo circulan sus documentos, preparo la taxonomía y los requisitos, le ayudo a elegir la plataforma y coordino con el proveedor la conexión con su ERP.
Analizo y le ayudo a elegir; la implementación la hace el proveedor
Hacer el análisisOpciones de mercado
Las plataformas documentales difieren en cómo clasifican (carpetas o metadatos), en el control de versiones y en su conexión con el ERP y el correo.
Odoo Documentos
Odoo Documentos guarda archivos ligados a los registros del ERP (facturas, contratos, legajos), con etiquetas, carpetas y acciones automáticas. Encaja cuando el ERP es Odoo; para versionado formal y retención legal compleja se evalúa junto a plataformas dedicadas.
Otras plataformas que evalúo
- Microsoft SharePoint
- OpenText
- M-Files
- Alfresco (Hyland)
- Box
- Google Drive
Criterios de selección
- Tipos de documento y volumen mensual
- Versiones, flujos de revisión y retención
- Reconocimiento de texto y captura por correo
- Conexión con el ERP y la firma electrónica
- Permisos por rol y registro de accesos
Gestión documental: límites y alternativas
Implementación de la plataforma
No implemento SharePoint, M-Files ni OpenText. Entrego taxonomía y requisitos, y coordino con el proveedor.
Digitalización masiva
El escaneo y la indexación del archivo en papel los hace una empresa de digitalización.
Valor legal del documento digital
Qué original en papel puede destruirse lo decide su asesoría legal, no la plataforma.
Con qué otros sistemas se conecta
Firma y certificados digitales
Documentos que salen a firma y vuelven firmados al repositorio.
Ver el sistemaPlanificación de recursos empresariales
Facturas, órdenes y contratos ligados a su registro.
Ver el sistemaSistema de gestión de calidad
Procedimientos de calidad con versiones aprobadas y obsoletos retirados.
Ver el sistemaGobierno, riesgo y cumplimiento
Evidencias de cumplimiento guardadas y fáciles de encontrar.
Ver el sistemaGestión de procesos y flujos de aprobación
Revisión y aprobación de documentos dentro de un flujo.
Ver el sistemaInteligencia artificial y agentes
Búsqueda en lenguaje natural sobre los documentos de la empresa.
Ver el sistema35 preguntas y 8 minutos para ver por dónde empezar
Este análisis mide cómo se emiten, revisan, clasifican, ligan al ERP y conservan sus documentos. Las preguntas describen situaciones observables, como qué pasa con una revisión superada o cuánto tarda ubicar un contrato.
Dimensiones con puntaje
- Revisión y vigencia. Observa cómo un documento pasa de borrador a vigente y a superado, y si cada revisión queda aprobada y registrada.
- Taxonomía e indexación. Observa si cada documento tiene tipo, código y datos de clasificación que permitan encontrarlo sin conocer la carpeta.
- Repositorio y enlace con el ERP. Observa si existe una fuente oficial por tipo de documento, si el equipo la usa y si los sustentos de cada operación están ligados a su registro en el ERP.
- Vencimientos y tiempos de búsqueda. Observa si lo que vence se controla con anticipación y si se conoce cuánto tarda ubicar un documento cuando se necesita.
- Permisos, retención y custodia. Observa quién puede ver cada tipo de documento, cuánto tiempo se conserva, quién responde por su orden y si se recupera tras un borrado o una falla.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en cinco dimensiones de gestión documental y las brechas ordenadas por prioridad. Cada brecha incluye el primer paso concreto para cerrarla.
17 preguntas con puntaje y 13 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Sin costo. Sus respuestas solo las ve el equipo de Dmunoz Group.
Antes de empezar
No. Analizo el proceso, preparo taxonomía y requisitos, le ayudo a elegir y coordino con el proveedor la conexión con su ERP. La configuración de la plataforma la hace el proveedor.
A veces sí. Si el volumen es moderado y no necesita flujos de revisión ni retención formal, una buena taxonomía y permisos revisados sobre la herramienta actual resuelven buena parte del problema.
Se define qué se digitaliza, con qué datos se indexa y qué se conserva en físico por exigencia legal. Escanear sin indexar no ayuda a encontrar nada.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos con Dmunoz Group no tienen costo ni compromiso.
Solo el equipo de Dmunoz Group las ve, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revise su caso de gestión documental con Dmunoz Group en 30 minutos
Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima. Si ya hizo el análisis, llega con sus respuestas leídas.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com