Solicitudes y aprobaciones con etapa, responsable y plazo visibles
Rediseño el proceso con quienes lo ejecutan, lo llevo a un flujo de aprobación conectado con su ERP y mido dónde se detiene cada caso.
36preguntas sobre etapas, aprobadores y tiempos, en 8 minutos
Etapas, responsables, reglas y aprobaciones en un solo flujo
Un sistema de gestión de procesos (BPM) modela un proceso con sus etapas, responsables, reglas y aprobaciones, y registra en qué etapa está cada caso y cuánto tarda en cada una.
Compras, gastos, contratos y solicitudes de personal son los procesos más comunes. El orden importa: primero el proceso rediseñado, después la herramienta.
Señales de que su empresa lo necesita
- Las aprobaciones se piden por correo o WhatsApp
- No se sabe en qué etapa está un caso ni quién lo tiene
- Un proceso tiene etapas paralelas u opcionales que el sistema no admite
- Cambiar una regla de aprobación exige un desarrollo
- No se mide el tiempo por etapa
- El proceso real difiere del documentado
BPM: para quién y cuándo no conviene
Conviene a
- Empresas donde las compras, gastos o descuentos se aprueban por correo o WhatsApp
- Gerencias de administración que no saben en qué etapa está una solicitud
- Áreas de auditoría o control interno que necesitan quién aprobó qué y cuándo
No conviene cuando
- El proceso cambia cada mes y todavía no hay acuerdo sobre cómo debería funcionar
- Hay una sola persona que aprueba todo: el cuello de botella es de organización, no de herramienta
- Se espera una suite BPM corporativa para un proceso que Odoo Aprobaciones ya cubre
El costo de seguir igual
Casos detenidos
Un pedido que espera una firma sin que nadie lo sepa retrasa la compra, el pago o la contratación.
Tiempo preguntando
«¿Ya aprobaron?» consume horas de quien pide y de quien coordina.
Aprobaciones sin rastro
Sin registro, una auditoría o un reclamo obliga a reconstruir quién aprobó qué en correos y chats.
Análisis de BPM en cuatro pasos
El flujo se configura sobre el proceso rediseñado, no sobre el actual, y sale con el tiempo por etapa ya medido.
Dibujo el proceso real
Con quienes lo ejecutan: etapas, atajos, excepciones y dónde espera cada caso.
Lo rediseño
Matriz de aprobaciones por monto y riesgo, y se quitan las aprobaciones que no agregan control.
Lo configuro y conecto
Flujo en la herramienta, formulario por tipo de caso y creación automática en el ERP.
Mido los tiempos
Tiempo por etapa, casos detenidos y aprobaciones fuera del sistema.
Insumos que su empresa aporta al proyecto de gestión de procesos y flujos
Quienes ejecutan el proceso
Una sesión con solicitantes y aprobadores para dibujar cómo se hace hoy, no cómo dice el manual.
Política de montos y aprobadores
Los límites por cargo, centro de costo o tipo de gasto, aprobados por la gerencia.
Casos reales recientes
Solicitudes del último trimestre, incluidas las rechazadas y las que se aprobaron fuera de regla.
Un dueño del proceso
Quien decide los cambios de regla después de la salida en vivo.
Del análisis a la implementación
Rediseño del proceso
Mapa actual y objetivo, matriz de aprobaciones y lista de requisitos priorizada.
Flujos en Odoo u otra herramienta
Aprobaciones, formularios, plazos y avisos, con reglas que el negocio puede cambiar.
Conexión y medición
Creación automática en el ERP y tablero de tiempo por etapa.
Diego Muñoz
Implemento flujos de aprobación: levanto y rediseño el proceso con quienes lo ejecutan, lo configuro en Odoo (Aprobaciones, Studio y acciones automatizadas) u otra herramienta de flujos, lo conecto con el ERP y dejo medido el tiempo por etapa.
Implemento este tipo de sistema
Hacer el análisisOpciones de mercado
Entre Odoo Aprobaciones y una suite BPM cambian el modelado de procesos largos, la integración con terceros y el costo por usuario.
Odoo Aprobaciones y Studio
Odoo cubre aprobaciones por tipo de solicitud, Studio para agregar etapas y campos sin programar, y acciones automatizadas para avisos y plazos. Es una opción directa cuando el ERP es Odoo y los flujos son de compras, gastos o solicitudes internas.
Otras plataformas que evalúo
- Camunda
- Pega
- Appian
- Bizagi
- Microsoft Power Automate
- Nintex
Criterios de selección
- Complejidad del recorrido: lineal, condicional o en paralelo
- Si el negocio puede cambiar reglas sin un desarrollo
- Conexión con el ERP y los demás sistemas
- Medición de tiempos por etapa incluida
- Licencias por usuario que aprueba o que opera
BPM: límites y alternativas
Procesos de larga duración entre empresas
Expedientes con muchas partes externas y plazos legales suelen pedir una suite BPM; ahí analizo y ayudo a elegir.
Reglas sin dueño
Si nadie aprueba la política de montos, el flujo reproduce la discusión actual en el sistema.
Studio y actualizaciones
Lo hecho con Studio viaja en las actualizaciones de Odoo, pero cada cambio de versión se prueba antes en una copia.
Con qué otros sistemas se conecta
Planificación de recursos empresariales
El caso aprobado crea la orden, el pago o el registro sin digitar de nuevo.
Ver el sistemaCompras electrónicas y aprobaciones
Solicitudes y órdenes de compra con aprobación por monto.
Ver el sistemaGestión de gastos y presupuesto por centro de costo
Gastos y reembolsos con aprobación y presupuesto a la vista.
Ver el sistemaFirma y certificados digitales
Firma del documento final dentro del mismo flujo.
Ver el sistemaGestión documental
Documentos de cada caso guardados y versionados.
Ver el sistemaAutomatización robótica de procesos
Tareas de pantalla dentro del flujo cuando un sistema no tiene API.
Ver el sistema36 preguntas y 8 minutos para ver por dónde empezar
Este análisis revisa cómo circulan sus requerimientos, adicionales y aprobaciones, desde que alguien pide hasta que el ERP ejecuta. Las preguntas describen situaciones observables en el mapa del flujo, el expediente, las aprobaciones, los tiempos y la matriz de control.
Dimensiones con puntaje
- Mapa del flujo y proceso real. Observa si cada flujo tiene etapas, responsables y reglas de decisión escritas, si coincide con lo que se hace en obra y si los cambios de regla se aprueban y prueban.
- Expediente y estado del caso. Observa si cada caso nace de un formulario completo, si guarda documentos y comentarios en un solo lugar y si quien lo pidió ve en qué etapa está y quién lo tiene.
- Aprobación y ejecución en el ERP. Observa si las aprobaciones se dan dentro de la herramienta, si el aprobador ve el saldo presupuestal antes de decidir y si lo aprobado se ejecuta y confirma en el ERP sin redigitar.
- Tiempos por etapa y escalamiento. Observa si se mide cuánto tarda cada etapa, si un caso detenido escala solo al vencer su plazo y si cada aprobador tiene un reemplazo que aprueba en el sistema.
- Matriz de aprobación y auditoría. Observa si los niveles de aprobación dependen del monto y del riesgo, si el sistema impide que alguien apruebe lo que pidió y si queda registro de quién aprobó y con qué información.
Resultado que recibe
Al terminar recibe el nivel de sus flujos en cinco dimensiones y las brechas ordenadas por peso. Cada brecha viene con una primera acción que su equipo puede verificar.
18 preguntas con puntaje y 13 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Sin costo. Sus respuestas solo las ve el equipo de Dmunoz Group.
Antes de empezar
No. Automatizar un proceso sin rediseñarlo es el riesgo más conocido: repite el desorden más rápido. Primero lo dibujo y lo simplifico con quienes lo ejecutan.
Por uno con volumen, reglas claras y un dolor visible, como compras o gastos. Un primer flujo que funciona sirve de modelo para los siguientes.
Sí, ese es un requisito del diseño. Las reglas quedan en configuración, con un responsable del proceso que las cambia y un registro de cada cambio.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos con Dmunoz Group no tienen costo ni compromiso.
Solo el equipo de Dmunoz Group las ve, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revise su caso de BPM con Dmunoz Group en 30 minutos
Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima. Si ya hizo el análisis, llega con sus respuestas leídas.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com