Contratos y documentos firmados en horas, con validez y sin imprimir
Ordeno su circuito de firma, le ayudo a elegir la plataforma y la integro con su ERP, su sistema de personal y su archivo documental.
35preguntas sobre circuito, firmantes y certificados, en 8 minutos
Firma electrónica, firma digital y certificados, cada uno donde corresponde
Una plataforma de firma envía el documento, recuerda a cada firmante, verifica su identidad y sella el resultado. También administra los certificados digitales que exigen SUNAT y otras entidades.
La ley peruana distingue la firma electrónica de la firma digital, que usa un certificado emitido por una entidad acreditada. Cada tipo de documento pide la suya: definirlo es el primer paso.
Señales de que su empresa lo necesita
- Los contratos se imprimen, firman y escanean
- Las órdenes de compra requieren firma física del gerente
- El certificado digital de facturación vence sin aviso
- No se sabe qué documentos están pendientes de firma
- Los clientes demoran en firmar porque el proceso es engorroso
- Los informes técnicos se firman en papel en la visita
Firma digital: para quién y cuándo no conviene
Conviene a
- Recursos humanos que firma contratos, adendas y boletas con trabajadores en varias sedes
- Áreas comerciales que esperan días la firma de una cotización o un contrato
- Gerencias que firman a mano documentos que luego se escanean y se archivan
No conviene cuando
- El documento exige firma notarial o una formalidad que la firma electrónica no reemplaza
- Se firman pocos documentos al mes y el circuito actual no genera demoras
- Los firmantes externos no tienen correo ni teléfono donde recibir el enlace
El costo de seguir igual
Días por cada firma
Imprimir, firmar, escanear y enviar puede tomar días por firmante, y el contrato, la compra o la factura esperan.
Certificado vencido
Si vence el certificado de facturación, los comprobantes no se pueden firmar ese mismo día.
Firma sin validez
Usar firma simple donde se exige firma digital, o firmar sin facultades, puede dejar un documento sin efecto.
Análisis de firma digital en cuatro pasos
Primero separo qué documentos piden firma simple y cuáles certificado digital; recién después se elige la plataforma.
Hago la lista de lo que se firma
Tipos de documento, firmantes, volumen y qué tipo de firma exige cada uno.
Ordeno el circuito
Orden de firmantes, poderes vigentes, plantillas con datos del sistema y reemplazos.
Le ayudo a elegir la plataforma
Comparo opciones con sus documentos reales y sus firmantes externos.
Integro
El documento sale del ERP o del sistema de personal y vuelve firmado al mismo registro.
Insumos que su empresa aporta al proyecto de firma y certificados digitales
Lista de documentos y firmantes
Qué se firma, quién firma y en qué orden, con el volumen aproximado por mes.
Criterio legal por tipo de documento
Su asesoría legal indica cuáles bastan con firma electrónica simple y cuáles piden certificado digital.
Plantillas vigentes
Los modelos de contrato o formato en Word o PDF, con los campos que se completan.
Certificados de quienes firman
Si se usa firma digital, los certificados o DNIe de los representantes, tramitados ante la entidad acreditada.
Análisis, selección e integración
Análisis del circuito de firma
Documentos, firmantes, tipo de firma exigido, poderes y certificados.
Selección de plataforma
Matriz de decisión entre opciones de firma, con costo por volumen.
Integración
Envío desde el ERP, CPQ o personal, retorno firmado al registro y al archivo documental.
Diego Muñoz
Analizo su circuito de firma, le ayudo a elegir la plataforma (Odoo Sign, DocuSign u otra) y la integro con su ERP, su sistema de personal y su archivo documental. La emisión de certificados digitales la hace una entidad acreditada.
Analizo, elijo con usted e integro
Hacer el análisisOpciones de mercado
Las plataformas de firma difieren en el soporte de certificados peruanos, el costo por sobre o por usuario y la integración con el ERP.
Odoo Firma electrónica
Odoo Firma electrónica envía documentos a firmar desde ventas, compras o personal, con plantillas y firma desde el celular. Para los documentos que exigen firma digital con certificado, se evalúa junto a proveedores acreditados.
Otras plataformas que evalúo
- DocuSign
- Adobe Acrobat Sign
- Firma Perú / RENIEC (DNIe)
- Llama.pe
- Signaturit
Criterios de selección
- Tipo de firma que exige cada documento
- Firmantes externos y verificación de identidad
- Plantillas y envío desde sus sistemas
- Evidencia y sellado del documento
- Costo por usuario o por sobre enviado
Firma digital: límites y alternativas
Emisión de certificados
No emito certificados digitales. Los emite una entidad de certificación acreditada.
Opinión legal
La validez de cada tipo de documento la confirma su asesoría legal. Mi análisis parte de ese criterio.
Firma en papel que persiste
Algunos firmantes o entidades seguirán pidiendo papel. El circuito contempla esa vía y su archivo.
Con qué otros sistemas se conecta
Gestión documental
El documento firmado se archiva clasificado y con su evidencia.
Ver el sistemaFacturación electrónica SUNAT/OSE
Certificado de facturación con responsable y aviso de vencimiento.
Ver el sistemaConfigurar, cotizar y fijar precios
La cotización aceptada sale a firma sin descargarla.
Ver el sistemaGestión del capital humano
Contratos laborales y documentos de personal firmados en línea.
Ver el sistemaGestión de procesos y flujos de aprobación
La firma como última etapa del flujo de aprobación.
Ver el sistemaGestión de relación con proveedores
Contratos y conformidades con proveedores.
Ver el sistema35 preguntas y 8 minutos para ver por dónde empezar
Este análisis mide cómo se preparan, envían, firman, devuelven y prueban sus documentos, y cómo se controlan los certificados digitales. Las preguntas describen hechos observables, como dónde queda un contrato firmado o quién avisa el vencimiento de un certificado.
Dimensiones con puntaje
- Circuito y facultades de firma. Observa si cada tipo de documento tiene firmantes, orden y suplentes definidos, y si se verifica que quien firma tenga poder vigente.
- Plantillas y datos de firmantes. Observa si los documentos salen de plantillas aprobadas y si los datos de cada firmante, propio o externo, están registrados y vigentes.
- Firma en línea y en sede. Observa con qué medio se firman los documentos, en oficina y en la sede del cliente, y si los firmantes externos lo usan sin ayuda.
- Envío desde el sistema y retorno. Observa si el documento sale a firma desde el registro que lo genera y si, firmado, vuelve a ese registro y al archivo.
- Tiempos y pendientes de firma. Observa si se conoce cuánto tarda cada tipo de documento en firmarse y qué está pendiente con cada firmante.
- Validez, evidencia y certificados. Observa si cada documento usa el tipo de firma que exige, si se guarda la evidencia que lo prueba y si los certificados digitales tienen responsable y aviso de vencimiento.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en seis dimensiones del circuito de firma y las brechas ordenadas por prioridad. Cada brecha trae el primer paso concreto para cerrarla.
17 preguntas con puntaje y 13 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Sin costo. Sus respuestas solo las ve el equipo de Dmunoz Group.
Antes de empezar
La ley reconoce la firma electrónica y da a la firma digital, con certificado de una entidad acreditada, la misma validez que la manuscrita. Qué tipo usar depende del documento; lo reviso con su área legal.
No. Los emite una entidad de certificación acreditada. Mi parte es ordenar qué certificados necesita, quién responde por cada uno y cómo se conectan con sus sistemas.
En la mayoría de plataformas, sí: reciben un enlace por correo o mensaje y firman desde el celular. Para documentos que lo exigen, se agrega verificación de identidad.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos con Dmunoz Group no tienen costo ni compromiso.
Solo el equipo de Dmunoz Group las ve, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revise su caso de firma digital con Dmunoz Group en 30 minutos
Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima. Si ya hizo el análisis, llega con sus respuestas leídas.
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