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Distribución, logística y retail

El stock y la caja de su red, medidos punto por punto

Para distribuidoras, operadores logísticos, importadores y cadenas de tiendas. Ubicamos dónde se pierde el dato entre el almacén y el cobro, lo medimos con sus registros y después implementamos.

Agendar diagnóstico de 30 min Hacer el análisis de almacén (10 min)

Su red (marque todas las que opera)

El plano de abajo resalta las zonas que marque.

Quince puntos donde la mercadería deja de verse

Cada punto tiene un indicador que lo mide y un riesgo que conviene vigilar. Toque un punto para ver la fórmula, la norma que aplica y la pantalla de Odoo 20 que lo registra.

A. Proveedor y puerto

B. Centro de distribución

C. Andén y ruta

D. Tienda y tienda en línea

E. Mostrador mayorista

Plano esquemático. Los números de punto siguen el recorrido de la mercadería.

Elija un punto del plano para ver su ficha.

A. Proveedor y puerto

A1 Días libres del contenedor

Lo que suele pasar: La naviera concede días libres para devolver el contenedor. El agente de aduanas avisa por correo cuando faltan pocos y nadie en la empresa ve la fecha en un sistema.
Indicador: Lead time de importación = fecha de ingreso a stock − fecha de la orden de compra.
Riesgo que se vigila: Contenedores con menos de 3 días libres ÷ contenedores en puerto o tránsito. Umbral: cero.
Norma: Ley General de Aduanas, D. Leg. 1053, para plazos de despacho (SUNAT).
En Odoo 20: Orden de compra con Incoterm y documentos adjuntos (BL, factura comercial, lista de empaque). El seguimiento de días libres no es estándar: se resuelve con actividades programadas o con una integración.

Análisis de comercio exterior

A2 Costo en destino

Lo que suele pasar: Flete, seguro, derechos y gastos del agente se suman en una hoja aparte semanas después; el precio de venta ya se fijó sobre el costo FOB.
Indicador: Costo en destino sobre FOB = (costo puesto en almacén − FOB) ÷ FOB, por embarque y por producto.
Riesgo que se vigila: Productos con precio fijado antes de cerrar su costo en destino.
Norma: Reparto de costos y riesgos según Incoterms 2020 de la ICC.
En Odoo 20: Costos en destino prorrateados por cantidad, peso, volumen o valor, que actualizan el costo del producto en inventario.

B. Centro de distribución

B1 Recepción

Lo que suele pasar: El operario cuenta cajas contra la guía del proveedor y digita la recepción al final del turno; las diferencias se conocen cuando compras reclama.
Indicador: Exactitud de inventario por ubicación = ubicaciones contadas sin diferencia ÷ ubicaciones contadas.
Riesgo que se vigila: Recepciones validadas sin lectura de código.
En Odoo 20: Recepción en uno, dos o tres pasos con la aplicación Código de barras, lotes, series y fechas de vencimiento.

Análisis de WMS

B2 Conteo y ajustes

Lo que suele pasar: Se cuenta una vez al año con el almacén cerrado. Las diferencias se ajustan para cuadrar y nadie registra la causa.
Indicador: Exactitud de inventario por ubicación, medida con conteos cíclicos por clase de producto.
Riesgo que se vigila: Ajustes negativos sin motivo ÷ valor del inventario, con umbral cero. Diferencia entre el Registro de Inventario Permanente Valorizado y el saldo contable de existencias.
Norma: Resolución de Superintendencia 234-2006/SUNAT: obligación del Registro de Inventario Permanente Valorizado según ingresos.
En Odoo 20: Conteos programados por ubicación y ajustes de inventario con motivo.

B3 Stock sin salida

Lo que suele pasar: La gerencia se entera del producto parado cuando el almacén pide espacio o cuando vence.
Indicador: Días de inventario (DIO) = inventario promedio a costo ÷ costo de ventas × 365.
Riesgo que se vigila: Valor del stock sin salida en 180 días ÷ valor del inventario. Producto con vencimiento cercano, con plazo fijado por categoría.
Norma: NIC 2 Inventarios: medición al menor entre costo y valor neto realizable.
En Odoo 20: Stock por ubicación y valorización del inventario; salida por FEFO para productos con vencimiento.

Stock por ubicación: almacén central y cada local en columnas. Odoo de laboratorio, datos de demostración.

B4 Preparación del pedido

Lo que suele pasar: El operario recorre el almacén con una lista impresa y marca con lapicero. El error aparece cuando el cliente llama.
Indicador: Exactitud de picking = líneas despachadas sin error ÷ líneas despachadas. Productividad = líneas preparadas ÷ horas-hombre de picking.
Riesgo que se vigila: Notas de crédito emitidas por error de despacho.
En Odoo 20: Transferencias por lotes y por oleadas con lectura de cada línea; la línea no se valida si el código no corresponde.

C. Andén y ruta

C1 Guía de remisión electrónica

Lo que suele pasar: La guía se emite en el facturador cuando el camión ya salió, o sale con datos de otro pedido.
Indicador: Pedido perfecto = pedidos a tiempo, completos, con documentación correcta y sin daño ÷ pedidos.
Riesgo que se vigila: Despachos sin guía válida ÷ despachos. Umbral: cero.
Norma: Código Tributario, Libro IV, artículo 174: transportar bienes sin la guía de remisión correspondiente es infracción sancionada con internamiento del vehículo o multa (SUNAT).
En Odoo 20: Guía de remisión electrónica emitida desde la entrega, con la localización peruana.

C2 Prueba de entrega

Lo que suele pasar: El chofer confirma por llamada o por foto en un grupo de WhatsApp. Las entregas fallidas vuelven al almacén sin motivo registrado.
Indicador: OTIF = pedidos entregados a tiempo y completos ÷ pedidos entregados. Entregas fallidas = entregas que vuelven ÷ entregas programadas.
Riesgo que se vigila: Entregas devueltas sin motivo.
En Odoo 20: Validación de la entrega con firma y foto adjunta. El ruteo con ventanas horarias y la aplicación de chofer sin conexión requieren integración.

Análisis de TMS

C3 Liquidación de ruta

Lo que suele pasar: El chofer vuelve con efectivo, comprobantes de Yape o Plin y devoluciones. La liquidación se arma en papel y el depósito llega días después.
Indicador: Días de efectivo en tránsito = días entre el cobro en ruta y el depósito.
Riesgo que se vigila: Monto cobrado no depositado a las 24 horas ÷ monto cobrado. Umbral: cero.
Norma: Control interno según el marco COSO.
En Odoo 20: Pagos registrados en la factura con un diario de caja por chofer. La liquidación de ruta en un solo documento es un desarrollo menor.

C4 Documentos de la unidad

Lo que suele pasar: El vencimiento del SOAT, la revisión técnica o la habilitación se recuerda cuando la unidad ya está detenida.
Indicador: Utilización de capacidad del vehículo = peso o volumen cargado ÷ capacidad.
Riesgo que se vigila: Unidades con documentos que vencen en menos de 30 días ÷ flota. Umbral: cero.
Norma: Fiscalización de transporte terrestre de mercancías por SUTRAN.
En Odoo 20: Flota con contratos y fechas de vencimiento por vehículo.

Análisis de gestión de flota

D. Tienda y tienda en línea

D1 Góndola vacía

Lo que suele pasar: El encargado pide por teléfono; el centro de distribución despacha lo que tiene. El producto falta en un local y sobra en otro.
Indicador: Disponibilidad en góndola = productos activos con stock en el punto de venta ÷ productos activos del surtido.
Riesgo que se vigila: Productos de alta rotación sin stock más de un día.
Referencia: Corsten y Gruen (2003), estudio mundial con datos de 2002 y sin desagregado para Perú: tasa promedio de agotados cercana al 8 %. Su empresa se compara con su propia línea base.
En Odoo 20: Reglas de reabastecimiento con mínimo y máximo por producto y por local.

Reabastecimiento con mínimo y máximo por producto y ubicación. Odoo de laboratorio, datos de demostración.

D2 Cierre de caja

Lo que suele pasar: El arqueo se hace en papel; las anulaciones y descuentos manuales se revisan solo cuando falta dinero.
Indicador: Diferencia de caja = (efectivo contado − efectivo esperado) ÷ venta en efectivo. Meta: cero.
Riesgo que se vigila: Monto anulado o descontado a mano ÷ venta.
En Odoo 20: Sesiones del punto de venta con diferencia de efectivo registrada al cierre y boleta o factura electrónica.

Pedidos del punto de venta por caja y por sesión. Odoo de laboratorio, datos de demostración.

Análisis de retail multitienda

D3 Merma

Lo que suele pasar: Lo que se rompe, vence o desaparece se descuenta en el inventario de fin de año sin causa ni local.
Indicador: Merma sobre venta = valor de merma ÷ venta neta, por local y por causa.
Riesgo que se vigila: Merma sobre venta por encima del umbral de cada categoría.
Referencia: National Retail Federation, National Retail Security Survey 2023: merma promedio de 1,6 % de la venta en el año fiscal 2022 entre minoristas de EE. UU. Es una referencia extranjera.
En Odoo 20: Desechos con motivo por ubicación y devoluciones en el punto de venta.

D4 Stock que ve la tienda en línea

Lo que suele pasar: La tienda en línea o el marketplace vende de un stock cargado a mano una vez al día; el pedido llega y el producto ya no está. El reclamo entra al libro de reclamaciones.
Indicador: Pedidos en línea cumplidos completos ÷ pedidos en línea.
Riesgo que se vigila: Reclamos atendidos fuera del plazo legal. Umbral: cero.
Norma: Código de Protección y Defensa del Consumidor, Ley 29571, y libro de reclamaciones (INDECOPI).
En Odoo 20: Comercio electrónico sobre el mismo inventario, con retiro en tienda. Los marketplaces se conectan con un conector externo.

Análisis de comercio electrónico

E. Mostrador mayorista

E1 Crédito y cartera vencida

Lo que suele pasar: El vendedor despacha a una bodega con deuda vencida porque nadie la ve al tomar el pedido. El descuento lo decide el vendedor y el margen se conoce a fin de mes.
Indicador: Días de cobro (DSO) = cuentas por cobrar promedio ÷ venta al crédito × 365. Margen bruto por cliente.
Riesgo que se vigila: Cartera vencida a más de 60 días ÷ cartera total. Clientes sobre su límite y líneas con margen negativo, con umbral cero.
Norma: NIIF 9, pérdida crediticia esperada.
En Odoo 20: Límite de crédito por cliente con aviso al confirmar el pedido, listas de precios por cliente y seguimiento de pagos por niveles.

Un pedido de 18 líneas, contado dos veces

El mismo pedido de una bodega, despachado en reparto propio y cobrado contra entrega. Cambie la vista para ver qué evidencia queda en cada paso y qué indicador se puede calcular con ella.

Hoy, con papel y mensajes Con el proceso en Odoo 20

Indicadores calculables con la evidencia: 0 de 66 de 6

Hacer el análisis de almacén (10 min)

Paso	Hoy, con papel y mensajes	Con el proceso en Odoo 20	Indicador que se puede calcular
Pedido	Hoy, con papel y mensajesMensaje de WhatsApp al vendedor con la lista de productos. El precio se confirma de memoria.	Con el proceso en Odoo 20Pedido de venta con la lista de precios del cliente y el descuento aprobado.	Indicador que se puede calcularTiempo de emisión de cotización; margen por línea
Reserva de stock	Hoy, con papel y mensajesLlamada al almacén para preguntar si hay.	Con el proceso en Odoo 20Reserva por ubicación al confirmar el pedido.Ver la pantalla	Indicador que se puede calcularDisponibilidad al confirmar
Preparación	Hoy, con papel y mensajesLista impresa marcada con lapicero.	Con el proceso en Odoo 20Lectura de cada línea con el lector; la línea no se valida si el código no corresponde.	Indicador que se puede calcularExactitud de picking
Guía	Hoy, con papel y mensajesGuía emitida en el facturador después de que salió el camión.	Con el proceso en Odoo 20Guía de remisión electrónica emitida desde la entrega.	Indicador que se puede calcularDespachos sin guía válida
Entrega	Hoy, con papel y mensajesLlamada del chofer al despacho.	Con el proceso en Odoo 20Validación de la entrega con firma y foto.	Indicador que se puede calcularOTIF; entregas fallidas con motivo
Cobro	Hoy, con papel y mensajesPlanilla de liquidación en papel al volver a la base.	Con el proceso en Odoo 20Pago registrado en la factura, en el diario del chofer.	Indicador que se puede calcularDías de efectivo en tránsito; días de cobro

Pedido ficticio. Las pantallas son de Odoo de laboratorio con datos de demostración.

Días de caja detenidos en su red

Inventario y cartera son dinero que la empresa ya pagó o ya ganó y todavía no tiene. Con seis datos de su estado financiero, el cálculo da el ciclo de conversión de caja y cuánto vale cada día.

Sus datos de los últimos 12 meses, en soles

Ejemplo editable. Reemplácelo con sus cifras.

Costo de ventas de los últimos 12 meses (S/ sin IGV)

Del estado de resultados.

Inventario promedio a costo (S/)

Promedio de los 12 cierres de mes, todos los almacenes y tiendas.

Cuentas por cobrar promedio (S/)

Saldo promedio de clientes.

Venta al crédito de 12 meses (S/ sin IGV)

Solo la venta que no se cobra al contado.

Cuentas por pagar a proveedores promedio (S/)

Saldo promedio con proveedores de mercadería.

Stock sin salida en los últimos 180 días (S/ a costo)

Del reporte de antigüedad de inventario.

Cobranza en ruta por día (S/)

Solo si sus choferes o vendedores cobran.

Días desde el cobro en ruta hasta el depósito

Promedio real.

Tasa anual de financiamiento (%)

La de su última línea de crédito; referencia: tasas activas publicadas por la SBS.

Resultado

Ciclo de conversión de caja78,3 días

Días de inventario: 60,0 días
Días de cobro: 48,7 días
Días de pago: 30,4 días
Stock sin salida sobre inventario: 10,1 %
Valor de un día de inventario: S/ 98 630
Valor de un día de cobro: S/ 82 192
Efectivo en tránsito desde la ruta: Complete los dos campos de ruta
Costo financiero anual de inventario y cartera: Escriba la tasa anual
Costo financiero anual de un día de inventario: Escriba la tasa anual

El cálculo muestra caja detenida y su costo. Cuántos días se pueden reducir se fija contra su mejor mes propio en el diagnóstico F1, con sus registros.

Un día menos de inventario libera su valor una sola vez; el ahorro anual es solo su costo financiero, si ese saldo se financiaba con deuda.

Fórmulas del cálculo

Días de inventario = inventario promedio ÷ costo de ventas × 365
Días de cobro = cuentas por cobrar ÷ venta al crédito × 365
Días de pago = cuentas por pagar ÷ costo de ventas × 365
Ciclo de conversión de caja = días de inventario + días de cobro − días de pago
Stock sin salida sobre inventario = stock sin salida ÷ inventario promedio
Valor de un día de inventario = costo de ventas ÷ 365; de un día de cobro = venta al crédito ÷ 365
Efectivo en tránsito = cobranza en ruta por día × días hasta el depósito
Costo financiero anual = (inventario promedio + cuentas por cobrar) × tasa anual

Ciclo de conversión de caja: SCOR Digital Standard, métrica de activos (ASCM).

Enviarme este cálculo por WhatsApp

Análisis de almacén: ubicación, picking y despacho

Preguntas sobre stock por ubicación, reposición, preparación de pedidos, despacho a ruta y a tienda, exactitud del inventario y trazabilidad. El resultado ubica el descuadre: en la recepción, en el picking o en la salida.

Para la reunión, tenga a mano:

La lista de locales y almacenes
Cómo repone hoy un local
Un reporte de ventas por producto del último mes

Hacer el análisis de almacén (10 min)

O el autodiagnóstico general de procesos (7 min)

Tres casos, ordenados por su payback

El orden sigue el payback descontado esperado y la facilidad de medir el beneficio con datos del propio sistema. El valor de cada caso se calcula con su línea base, no con promedios del sector.

Inventario exacto y reposición por cobertura
Indicador que lo prueba
Exactitud por ubicación, disponibilidad en góndola, días de inventario
Riesgo que reduce
Stock sin salida, ajustes sin motivo, diferencia con el registro de inventario valorizado
Odoo 20 estándar
Inventario, Código de barras, conteos programados, reglas de reabastecimiento
Lo que no es estándar
Pronóstico estacional, en una segunda etapa
Motivo del orden
Módulos estándar, sin integraciones; libera caja una vez y el antes y el después salen del mismo sistema
Despacho sin error con guía electrónica y liquidación de ruta
Indicador que lo prueba
Exactitud de picking, OTIF, pedido perfecto, días de efectivo en tránsito
Riesgo que reduce
Despachos sin guía válida, efectivo sin liquidar, documentos de la unidad vencidos
Odoo 20 estándar
Transferencias por lotes y oleadas, Código de barras, guía de remisión electrónica, Flota
Lo que no es estándar
Ruteo con ventanas horarias, aplicación de chofer sin conexión, liquidación en un documento
Motivo del orden
Reduce reprocesos, notas de crédito y exposición a multas con lectores de bajo costo; el ruteo queda como fase opcional
Crédito y cobranza mayorista con margen controlado
Indicador que lo prueba
Días de cobro, ciclo de conversión de caja, margen por cliente
Riesgo que reduce
Cartera a más de 60 días, clientes sobre su límite, ventas con margen negativo
Odoo 20 estándar
Límite de crédito, listas de precios, seguimiento de pagos, conciliación bancaria
Lo que no es estándar
Letras y factoring, calificación de crédito
Motivo del orden
Libera caja con proceso y configuración; el efecto aparece en el ciclo de cobro siguiente y depende de la disciplina comercial

Costo en destino, merma en tienda, TMS y YMS completos se evalúan después: dependen del número de embarques, de un inventario de tienda confiable o de integraciones que alargan el payback.

El antes y el después, medidos en su calendario

Una mejora medida en diciembre contra un octubre no prueba nada. Fijamos el periodo base, los cortes de medición y las comparaciones año contra año antes de tocar el sistema.

Mes de inicio del proyecto

Cierre e inventario EneMes de cierre y de inventario en muchas empresas.
Campaña escolar Feb–MarSe compara con la campaña del año anterior.
Día de la Madre MaySe compara con el mismo mes del año anterior, en tiendas y consumo.
Fiestas Patrias y gratificación JulSe compara con el mismo mes del año anterior.
Navidad y gratificación Nov–DecSe compara año contra año; no se usa como periodo base.

Día 0
Día 30
Día 90
Día 180

Hay un corte dentro de una temporada marcada: ese corte se compara con el mismo mes del año anterior.Ningún corte cae en temporada marcada.

Los eventos Cyber cambian de fecha en cada edición: se excluyen o se comparan con la edición anterior.

Día 0 Abr

Cada indicador comprometido, con la misma consulta que se usará después.

Firma: finanzas o control de gestión.

Día 30 May

Uso del proceso: movimientos validados con lector, pedidos en sistema, productos con código, peso y volumen.

Firma: dueño de proceso.

Día 90 Jul

Exactitud de inventario y de picking, OTIF, disponibilidad, días de efectivo en tránsito, horas administrativas; primer beneficio realizado.

Firma: dueño del indicador y finanzas.

Día 180 Oct

Días de inventario y de cobro, ciclo de caja, merma, margen, castigos, multas; ROI, VAN, TIR y payback con flujos reales.

Firma: comité directivo.

Normalizaciones

Por volumen: pedidos, líneas, entregas, tickets.
Por precio constante del periodo base.
Por mezcla de canal.
Por número de tiendas abiertas.

Exclusiones que se pactan por escrito

Apertura o cierre de locales.
Cambio de operador logístico.
Paros de transporte.
Cambios de SUNAT o del MTC.
Variación del tipo de cambio en importaciones.

Ver el método DMG-RT, de F0 a F5

Qué sistema cubre cada zona del plano

Implementamos Odoo donde su estándar cubre el proceso. Donde no, lo decimos y ayudamos a elegir o integrar la herramienta.

Zona	Sistema	Alcance
A. Proveedor y puerto	Comercio exterior	Implementamos
	Compras electrónicas y aprobaciones	Implementamos
	Gestión de proveedores (SRM)	Analizamos y ayudamos a elegir
B. Centro de distribución	Gestión de almacenes (WMS)	Implementamos
B. Centro de distribución	Patio y citas de andén (YMS)	Analizamos y ayudamos a elegir
C. Andén y ruta	Gestión de transporte (TMS)	Analizamos y ayudamos a elegir
C. Andén y ruta	Gestión de flota	Implementamos
D. Tienda y tienda en línea	Punto de venta	Implementamos
	Retail multitienda	Implementamos
	Comercio electrónico	Integramos
E. Mostrador mayorista	Intercambio electrónico con cadenas (EDI)	Analizamos y ayudamos a elegir

Límites del estándar

Ruteo con ventanas horarias y capacidad: optimizador externo conectado a las entregas.
Aplicación de chofer sin conexión con secuencia de paradas: integración.
Citas de andén y control de patio: Odoo no tiene módulo; herramienta especializada conectada.
Seguimiento de embarque con días libres: actividades programadas o integración.
Declaración aduanera: Odoo no transmite a SUNAT Aduanas; la información del agente se importa.
Tarifario de operador logístico por posición-pallet-día: desarrollo.
Marketplaces: conector externo.

Consultas habituales de almacén, reparto y tiendas

Inventario inicial y migración

Se carga con un conteo físico por ubicación, no con el saldo del sistema anterior. Empezamos por un almacén y sus productos de mayor rotación, y el resto entra en conteos programados.

Lectores y equipos

La aplicación Código de barras funciona con lectores de mano, con terminales Android y con la cámara de un teléfono. Los equipos se eligen después de medir líneas por hora en el piloto.

Guía de remisión electrónica

Se emite desde la entrega con la localización peruana. Verificamos con su facturador actual si la guía de transportista para flota propia queda cubierta o requiere un paso adicional.

Transportistas tercerizados

Siguen trabajando igual. Lo que cambia es que la entrega se valida en el sistema y su factura de flete se cruza con los viajes.

Operador logístico con stock de clientes

Odoo maneja propietario del stock por cliente. El tarifario por posición-pallet-día y por movimiento se desarrolla aparte.

Empezar con un local o con todo

Con un almacén y un local, o con un almacén y una ruta. Medimos ese piloto contra la línea base y luego pasamos al resto.

Datos que pide el análisis

Ninguno obligatorio. La línea base es opcional y se puede cargar después en el chat con la plantilla.

Temporada alta en medio del proyecto

Se planifica para que el piloto no arranque en campaña y la medición compare contra el mismo periodo del año anterior.

Revise con Diego un punto de su red

Traiga el reporte de un mes de su zona más crítica. En 30 minutos ubicamos sus puntos de control en el plano, revisamos qué indicadores ya puede calcular y recorremos el circuito en el Odoo de laboratorio.

Qué traer según su red

El último conteo con sus ajustes
La facturación de almacenaje de un cliente
La hoja de ruta de un día y su liquidación
El expediente de un embarque cerrado con su costo en destino
El cierre de caja y el último conteo de una tienda
El reporte de cartera por antigüedad
Los pedidos en línea de una semana con su estado