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Costo por kilómetro, mantenimiento al día y ningún documento vencido
Un sistema de gestión de flota controla vehículos, conductores, combustible, mantenimiento, documentos y ubicación. Analizamos cómo controla hoy su flota, le ayudamos a elegir la herramienta y conectamos sus datos con el ERP.
39 preguntas · resultado por dimensión · sin costo
Una ficha por unidad con todo lo que cuesta
La gestión de flota reúne por unidad el conductor asignado, el combustible con su kilometraje, el plan de mantenimiento, los documentos con vencimiento, las multas y los siniestros. Con telemetría, el GPS alimenta esos datos solo.
Sin ella, administración consolida gastos en Excel a fin de mes y los vencimientos de SOAT y revisión técnica se revisan de memoria.
- 01Registro de unidades y conductores
- 02Control de combustible
- 03Mantenimiento
- 04Documentos y vencimientos
- 05Seguimiento GPS
Procesos que cubre
Indicadores de necesidad de un FMS
Estos indicadores suelen coincidir cuando cada gasto de la unidad llega por un canal distinto y nadie lo suma en la ficha del vehículo.
- El combustible no se controla por vehículo
- SOAT, revisiones técnicas y licencias vencen sin aviso
- El mantenimiento se hace cuando la unidad falla
- El GPS existe, pero sus datos no se cruzan con nada
- No se conoce el costo por kilómetro de cada unidad
- Multas y siniestros se gestionan sin historial
Perfil de empresa para un FMS y casos en que no conviene
Casos en que conviene
- Empresas con flota propia de reparto, buses de personal o maquinaria en obra o mina
- Flotas con GPS instalado cuyos datos no llegan al mantenimiento ni a contabilidad
- Contratistas que deben demostrar ante su cliente los documentos vigentes de cada unidad
Casos en que no conviene
- Pocas unidades a cargo de una persona: una ficha por unidad en el ERP con alertas de vencimiento basta
- Flota alquilada con mantenimiento incluido: el control se centra en el contrato y el kilometraje pactado
- Flota pesada de mina con despacho en tiempo real: corresponde un sistema de despacho minero
Costo de una flota sin ficha por unidad
Combustible sin control
Sin rendimiento por unidad, un consumo anormal se confunde con el gasto habitual.
Correctivo en lugar de preventivo
La unidad que falla en ruta deja un servicio sin cumplir y una reparación más cara.
Documentos vencidos
Una unidad con SOAT o revisión técnica vencida no puede circular y expone a la empresa ante un accidente.
Método de análisis FMS
El análisis sigue el costo de una unidad durante un mes: combustible con su kilometraje, mantenimiento preventivo y correctivo, documentos, multas, siniestros y datos de telemetría.
Análisis en línea
39 preguntas sobre mantenimiento, combustible, documentos, conductores y telemetría. El resultado indica si hoy se puede calcular el costo por kilómetro de cada unidad.
Revisión de 30 minutos
Revisamos el resultado con usted y pedimos la lista de unidades con placa y un mes de vales de combustible. Con eso mostramos qué dato falta para el costo por kilómetro.
Taller de flota y mantenimiento
Medio día con administración de flota, taller y operaciones: plan de mantenimiento por kilometraje u horas, control de combustible, vencimientos de SOAT y revisión técnica y datos que entrega el GPS.
Selección e integración
Comparación de dos a cuatro plataformas de flota o de telemetría con sus unidades, y conexión de la elegida con el ERP para el gasto por unidad y centro de costo.
Dimensiones del análisis FMS
Mantenimiento de unidades
Ejemplo: ¿Cómo se programa y controla el mantenimiento preventivo de cada unidad?
Registro de unidades y conductores
Ejemplo: ¿Tiene un registro único de unidades con placa, modelo, año, contrato y seguros?
Combustible y uso
Ejemplo: ¿Cómo se registra el combustible?
Integración con GPS y contabilidad
Ejemplo: ¿Cómo llegan al sistema los kilómetros u horas de uso de cada unidad?
Costo por kilómetro y rendimiento
Ejemplo: ¿Conoce el costo de operación de cada unidad según su uso (por kilómetro o por hora)?
Conductores y responsables
Ejemplo: ¿Quién conoce el estado de toda la flota?
Documentos, multas y siniestros
Ejemplo: ¿Cómo controla los vencimientos de SOAT, revisión técnica, licencias y permisos?
Aportes de su empresa a un proyecto FMS
Datos
- Lista de unidades con placa, tipo, año y kilometraje actual
- Vales o reportes de combustible de los últimos meses
- Vencimientos de SOAT, revisión técnica y licencias
Personas
- Responsable de flota o jefe de transporte
- Jefe de taller o proveedor de mantenimiento
Accesos y documentos
- Acceso de consulta o exportación del proveedor de GPS
- Cuentas contables o centros de costo donde hoy se registra el gasto de flota
Servicios de Dmunoz Group en un proyecto FMS
Ficha por unidad
Definimos con usted qué datos lleva cada unidad y cada conductor, y consolidamos el inventario de la flota con sus documentos y vencimientos.
Entregable: maestro de unidades y conductores con vencimientos
Costo por kilómetro
Fijamos cómo se calcula el costo por kilómetro: qué gastos entran, de qué fuente sale el kilometraje y cada cuánto se revisa.
Entregable: fórmula del costo por kilómetro y su fuente de datos
Selección e integración
Comparamos plataformas de flota y telemetría con sus unidades y conectamos la elegida con el GPS, el ERP y el mantenimiento.
Entregable: kilometraje y gastos por unidad sin redigitación
Primer mes de telemetría
Durante el primer mes cruzamos el kilometraje de la telemetría con el odómetro y los vales de combustible de cada unidad, y revisamos que cada mantenimiento por kilómetro se dispare a tiempo.
Entregable: pruebas de aceptación con unidades reales
Alcance
No implementamos plataformas FMS: la configura su proveedor. Trabajamos del lado de su empresa en el análisis, la elección, la integración con el ERP y la verificación del resultado.
Plataformas que comparamos para un FMS
Odoo
Odoo Flota: vehículos, contratos, servicios y costos por unidad. Sirve cuando el ERP ya es Odoo y no se necesita telemetría avanzada.
Otras plataformas reconocidas
- Samsara
- Geotab
- Fleetio
- Webfleet
- Verizon Connect
Criterios de comparación
- Lectura de kilometraje, horas de motor y alertas desde el GPS o la telemetría que ya tiene
- Plan de mantenimiento preventivo por kilometraje u horas, con órdenes de trabajo
- Control de combustible por vale o tarjeta, con rendimiento por unidad
- Alertas de vencimiento de SOAT, revisión técnica, licencias y contratos de alquiler
El orden de la lista no implica preferencia. La elección de una plataforma de flota sale del tipo de unidades, del GPS instalado y de la fuente del kilometraje.
Sistemas con los que un FMS intercambia datos
Resultado del análisis FMS en 39 preguntas
Este análisis evalúa cómo administra sus vehículos y equipos en operaciones mineras, petroleras y servicios de campo. Las preguntas revisan mantenimiento por horómetro, abastecimientos, partes diarios, telemetría, costos, inspecciones y habilitaciones mediante situaciones observables.
Dimensiones con puntaje
- Mantenimiento por condición. Observa cómo se programan las intervenciones por horómetro, kilometraje o condición y cómo se recupera la disponibilidad de las unidades.
- Identificación y asignación. Verifica si cada unidad tiene identificación, responsable, contrato, ubicación operativa e historial de asignaciones.
- Combustible y repuestos. Examina el registro del combustible, lubricantes, repuestos y reparaciones por unidad y su relación con el trabajo ejecutado.
- Telemetría e imputación. Evalúa cómo llegan las lecturas de uso y cómo se vinculan los gastos de la flota con la unidad, la contrata y el centro de costo.
- Disponibilidad y costo operativo. Comprueba si se calculan el costo por hora o kilómetro, el rendimiento del combustible y la indisponibilidad de cada unidad.
- Inspecciones y habilitaciones. Revisa las inspecciones de inicio de guardia, la comunicación de novedades y la vigencia de documentos y autorizaciones de las unidades y conductores.
Resultado que recibe
Al finalizar, recibe un diagnóstico por dimensión con las brechas identificadas y las primeras acciones que corresponde verificar en su operación. El resultado permite orientar la evaluación de Odoo Flota o de herramientas especializadas de mantenimiento y telemetría, así como su integración con el ERP, sin presuponer que una plataforma cubra todos los requerimientos.
18 preguntas con puntaje y 16 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Consultas habituales sobre un proyecto FMS
La mayoría de proveedores de GPS ofrecen una forma de exportar o consultar datos. El primer paso es llevar kilometraje y horas al plan de mantenimiento sin digitarlos.
El control incluye contratos, kilometraje pactado y condiciones de devolución. Se registran en la ficha de cada unidad con sus vencimientos.
Las plataformas de flota con telemetría las instala su proveedor. Definimos requisitos con usted, comparamos opciones y conectamos los datos con su ERP y su mantenimiento.
El análisis FMS en línea y la revisión de 30 minutos no tienen costo. Si después conviene un taller o un proyecto, recibe una propuesta con alcance y entregables antes de decidir.
Sus respuestas sobre mantenimiento, combustible y asignación de unidades solo las ve el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revisión de su FMS con Dmunoz Group en 30 minutos
Haga el análisis y agende la revisión con la lista de sus unidades. Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com