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Cada compra pedida, aprobada y conciliada en un solo flujo
Un sistema de compras electrónicas lleva el requerimiento, la cotización, la orden y la aprobación por monto al mismo flujo, y cruza la factura con lo recibido. Lo analizamos y lo implementamos con Odoo Compras y Aprobaciones.
35 preguntas · resultado por dimensión · sin costo
Del pedido por WhatsApp a la orden aprobada
Las áreas piden en el sistema con centro de costo, compras compara cotizaciones, la orden se aprueba según monto y presupuesto, y la factura se paga solo si coincide con la orden y la recepción.
Sin ese flujo, los requerimientos llegan por mensajes, la orden se crea después de la factura y nadie sabe quién aprobó el gasto.
- 01Requerimiento
- 02Cotización
- 03Orden de compra
- 04Aprobación por nivel
- 05Recepción
- 06Conciliación con factura
Procesos que cubre
Indicadores de necesidad de un e-Procurement
Estos indicadores suelen aparecer juntos cuando el requerimiento nace fuera del sistema y la orden de compra se crea para regularizar una factura.
- Los requerimientos llegan por correo, WhatsApp o en papel
- No queda registro de quién aprobó una compra
- Se compra a un solo proveedor sin comparar cotizaciones
- Las órdenes de compra se crean después de que llega la factura
- No hay niveles de aprobación por monto ni por centro de costo
- El presupuesto de un área se conoce cuando ya se excedió
Perfil de empresa para un e-Procurement y casos en que no conviene
Casos en que conviene
- Empresas con varias áreas, sedes u obras que piden compras con presupuesto propio
- Gerencias que necesitan saber quién aprobó cada gasto y con qué disponible
- Empresas en Odoo o que evalúan migrar su ERP a Odoo
Casos en que no conviene
- Pocas compras al mes que el dueño aprueba en persona: basta una orden de compra simple
- Grupos con otro ERP y sin intención de cambiarlo: conviene comparar plataformas de compras conectadas a ese ERP
- Entidades públicas sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado: siguen su propio procedimiento en el SEACE
Costo de las compras aprobadas fuera del sistema
Presupuesto que se excede
Si el disponible no se ve al aprobar, el exceso aparece en el cierre del mes, cuando ya no tiene arreglo.
Precio sin comparar
Comprar siempre al mismo proveedor por costumbre deja fuera la comparación que protege el margen.
Facturas que no cuadran
Sin orden ni recepción, contabilidad paga facturas que no puede contrastar con lo que llegó.
Método de análisis e-Procurement
El análisis sigue una compra desde el requerimiento del área hasta el pago: cotización, orden, aprobación por monto, recepción y cruce de la factura con la orden y lo recibido.
Análisis en línea
35 preguntas sobre requerimientos, aprobaciones, cotizaciones, presupuesto y conciliación. El resultado muestra en qué tramo la compra sale del sistema.
Revisión de 30 minutos
Revisamos el resultado con usted y pedimos la matriz de aprobaciones vigente y tres compras recientes con su factura. Con eso proponemos niveles y montos para Odoo.
Taller de compras y aprobaciones
Medio día con compras, las áreas que piden y contabilidad: catálogo de productos y servicios, centros de costo, niveles de aprobación por monto y reglas de control de facturas.
Implementación por fases
Configuración de Odoo Compras y Aprobaciones por área, en ciclos de dos semanas, con la proporción de compras con orden previa medida antes y después.
Dimensiones del análisis e-Procurement
Requerimiento y aprobación
Ejemplo: ¿Cómo pide un área una compra?
Catálogo y centros de costo
Ejemplo: ¿Los productos y servicios que compran están en un catálogo?
Registro en el sistema
Ejemplo: ¿Dónde quedan las cotizaciones de los proveedores?
Integración con almacén y contabilidad
Ejemplo: Al llegar lo comprado, ¿cómo se registra contra la orden?
Indicadores de compra
Ejemplo: ¿Mide cuánto demora una compra desde el requerimiento hasta la orden?
Adopción por las áreas
Ejemplo: ¿Cómo registran hoy las áreas sus requerimientos de compra?
Control presupuestal y funciones
Ejemplo: ¿Cómo se controla el presupuesto disponible al aprobar una compra?
Aportes de su empresa a un proyecto e-Procurement
Datos
- Catálogo de productos y servicios que se compran, con unidad y cuenta contable
- Centros de costo y presupuesto por área
- Proveedores frecuentes con RUC y condiciones de pago
Personas
- Jefe de compras
- Un representante por área que pide y uno de contabilidad
Accesos y documentos
- Base de Odoo o del ERP actual con usuario administrador para compras
- Matriz de aprobaciones vigente, aunque sea informal
Servicios de Dmunoz Group en un proyecto e-Procurement
Matriz de aprobaciones
Definimos con gerencia los niveles por monto, centro de costo y tipo de compra, y quién reemplaza a cada aprobador.
Entregable: matriz de aprobaciones firmada
Configuración de Odoo Compras y Aprobaciones
Configuramos requerimientos, solicitudes de cotización, acuerdos marco, doble validación y control de facturas con sus proveedores y productos.
Entregable: flujo de compra probado con tres compras reales
Presupuesto y contabilidad analítica
Conectamos la orden con el centro de costo y la cuenta analítica para ver el disponible al aprobar y registrar el gasto al recibir.
Entregable: presupuesto por área consultable al aprobar
Capacitación por área y arranque
Capacitamos a quienes piden, aprueban y compran, y medimos cuántas compras pasan por orden previa en las primeras semanas.
Entregable: manual por rol y línea base de compras con orden previa
Plataformas que comparamos para un e-Procurement
Odoo
Odoo Compras (solicitudes de cotización, acuerdos marco, doble validación) y Aprobaciones. Es la plataforma con la que implementamos.
Otras plataformas reconocidas
- SAP Ariba
- Coupa
- Jaggaer
- Oracle Procurement Cloud
- Ivalua
Criterios de comparación
- Requerimiento por área con centro de costo y presupuesto disponible a la vista
- Aprobación por monto y centro de costo, con dos o tres niveles y registro de quién aprobó
- Solicitudes de cotización a varios proveedores y acuerdos marco con precio vigente
- Control de facturas contra orden y recepción antes del pago
El orden de la lista no implica preferencia. La elección de una plataforma de compras sale de sus flujos de aprobación y de sus categorías de gasto.
Sistemas con los que un e-Procurement intercambia datos
Resultado del análisis e-Procurement en 35 preguntas
Este análisis mide cómo su empresa pide, aprueba, recibe y paga las compras de operación: flota, almacén, servicios y sedes. Las preguntas describen dónde queda cada paso, del mensaje de WhatsApp a la orden aprobada en el ERP.
Dimensiones con puntaje
- Requerimiento y cotización. Observa si cada área pide sus compras en un canal común, con producto y fecha requerida, y si compras compara cotizaciones antes de elegir proveedor.
- Niveles de aprobación por monto. Observa quién aprueba cada orden según monto y centro de costo, si eso coincide con la matriz escrita y si las excepciones quedan registradas.
- Catálogo, acuerdos y centro de costo. Observa si lo que se compra tiene código, unidad y proveedor habitual, si los insumos repetitivos tienen acuerdo de precio y si cada compra lleva su centro de costo.
- Orden, recepción y factura. Observa si lo que llega se registra contra la línea de la orden y si la factura se contrasta con orden y recepción, o con la conformidad del servicio de transporte.
- Compromiso de gasto y presupuesto. Observa si el gasto se compromete con una orden aprobada antes de comprar, si el aprobador ve el presupuesto disponible y si el ciclo de compra se mide.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en cinco dimensiones del ciclo de compra y la brecha de cada una. Cada brecha incluye la primera acción que puede configurar en Odoo Compras y Aprobaciones o en su ERP.
18 preguntas con puntaje y 12 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Consultas habituales sobre un proyecto e-Procurement
Se configuran por monto y centro de costo, con dos o tres niveles como máximo. Más niveles suelen terminar en aprobaciones por fuera del sistema.
Cada obra o sede pide con su propio centro de costo y presupuesto, y las aprobaciones siguen la matriz de cada una. Compras ve todo consolidado.
Si su ERP no es Odoo y no quiere cambiarlo, comparamos el módulo de compras que ya tiene con plataformas como SAP Ariba o Coupa, y le ayudamos a decidir con sus datos.
El análisis e-Procurement en línea y la revisión de 30 minutos no tienen costo. Si después conviene un taller o un proyecto, recibe una propuesta con alcance y entregables antes de decidir.
Sus respuestas sobre requerimientos, aprobaciones y cruce de orden, recepción y factura solo las ve el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No se comparten con terceros ni se usan para envíos masivos.
Revisión de su e-Procurement con Dmunoz Group en 30 minutos
Haga el análisis y agende la revisión con su matriz de aprobaciones, aunque esté en un correo. Le responde el equipo de Dmunoz Group, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com