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Gastos aprobados por monto y cargados al centro de costo correcto

Analizamos cómo se piden, aprueban y rinden los gastos de su empresa, y qué conviene llevar al sistema primero.

Hacer el análisis (9 min)

34 preguntas, resultado al terminar, sin costo.

5 dimensionesNivel, brechas y primer paso al terminar el análisis

Sistema de gestión de gastos: definición y uso

Controla gastos de empleados, viáticos, cajas chicas y planes de gasto por centro de costo, con aprobación por monto y comprobantes validados.

Bien conectado, el gasto se registra cuando ocurre, se aprueba en el sistema y llega a contabilidad con su centro de costo, sin volver a digitarlo.

Fajo de facturas y boletas con una calculadora

Señales de que sus gastos necesitan orden

  • Las rendiciones se entregan en papel con boletas sueltas
  • Los anticipos a empleados no se liquidan a tiempo
  • Los gastos se cargan a centros de costo equivocados
  • El gasto de un área se conoce cuando ya excedió su plan
  • Las cajas chicas se cuadran con hojas de cálculo
  • No hay aprobación por monto ni por jefe directo

Para quién y cuándo no conviene

Conviene a

  • Empresas con personal en campo, viajes o cajas chicas
  • Administraciones que reciben boletas sueltas y las digitan
  • Áreas con anticipos que no se liquidan a tiempo
  • Gerencias que necesitan el gasto por centro de costo antes de exceder el plan

No conviene cuando

  • Muy pocos gastos de empleados al mes: un formulario y una revisión bastan
  • Se busca control de tarjetas corporativas con el emisor: corresponde a una plataforma de gastos especializada
  • Las rendiciones de viáticos con reglas tributarias complejas: se analizan y se integra la herramienta elegida

Costo de revisar rendiciones en papel

Revisar boletas, pedir datos que faltan y volver a digitar cada rendición suma horas cada semana. Calcule el costo con sus propias cifras.

Ejemplo: tres personas de administración a S/ 20 la hora. Cambie los valores por los suyos.

Horas al mes52 h
Costo al mesS/ 1,039
Costo al añoS/ 12,470

El cálculo muestra lo que hoy cuesta la tarea manual. No es una promesa de ahorro.

Funcionamiento en Odoo 20

Gasto, aprobación y registro contable

En Odoo 20 cada gasto es un registro propio con producto de gasto, monto, empleado, recibo adjunto y distribución analítica. El empleado lo envía; el responsable lo aprueba o lo rechaza; contabilidad lo registra y queda En proceso de pago hasta pagarse.

Gastos por procesar agrupa lo que espera revisión. El campo Reembolso indica si se paga al empleado o si lo pagó la empresa.

Estados del gasto

  1. Borrador
  2. Enviado
  3. Aprobado
  4. Registrado
  5. Pagado
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Formulario de gasto en Odoo 20 en estado Enviado con los botones Aprobar y Rechazar y la barra de estados
Gasto enviado con botones de aprobación
  1. Aprobar o rechazar
  2. Estado actual
Captura real de Odoo 20 estándar, instancia de demostración con datos de prueba.
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Lista Gastos por procesar de Odoo 20 con empleado, producto, distribución analítica, total y estado
Gastos por procesar
  1. Filtro por estado
  2. Columna Estado
Captura real de Odoo 20 estándar, instancia de demostración con datos de prueba.
Método DMG-RT

El método aplicado a los gastos y las rendiciones

Dmunoz Group dirige cada análisis: primero el proceso y los datos, después la herramienta, con fases cortas que usted aprueba.

  1. Recorrido de una rendición

    Seguimos un gasto desde que ocurre hasta que se reembolsa y se contabiliza, con quién lo toca en cada paso.

  2. Política y aprobaciones

    Escribimos con usted la política de gastos y la matriz de aprobación por monto y por centro de costo.

  3. Plan de gasto por área

    Definimos los centros de costo con responsable y el plan de gasto que cada uno verá en el sistema.

  4. Herramienta y fases

    Proponemos fases: primero aprobación y plan por centro de costo; luego la captura de rendiciones, comparando opciones antes de elegir.

Ver el método completo

Entregables

  • Política de gastos escrita con montos y comprobantes válidos
  • Matriz de aprobación por monto y centro de costo
  • Plan de gasto por centro de costo con responsable
  • Comparación de opciones para la captura de rendiciones

Requisitos previos y resultados

Requisitos previos

  • Productos de gasto con su cuenta contable e impuesto
  • Empleados con jefe directo y cuenta bancaria
  • Plan analítico de centros de costo
  • Política de gastos con topes por tipo
  • Diario de gastos de empleados

Resultados: rendiciones aprobadas, asientos y reembolsos

  • Asiento por gasto con la cuenta por pagar al empleado
  • Reembolso incluido en Pagos por lotes
  • Análisis de gastos por empleado, producto y centro de costo
  • Recibo digital adjunto a cada registro

Configuraciones clave

Ajustes estándar de Odoo 20 que cambian el comportamiento del proceso. Se definen en la fase de configuración, con la respuesta del análisis.

  1. Correos entrantes

    Dónde Ajustes › Gastos › Correos electrónicos entrantes

    Activa un alias de correo: el empleado envía la foto del recibo y el gasto se crea a su nombre. Al activarlo, Odoo pide el dominio del alias si aún no existe.

  2. Diario y métodos de pago

    Dónde Ajustes › Gastos › Contabilidad

    Define el diario de los gastos pagados por el empleado y los métodos con que la empresa reembolsa.

  3. Producto de gasto con cuenta e impuesto

    Dónde Gastos › Configuración › Categorías de gasto

    Movilidad, alimentación o alojamiento llevan su cuenta, su IGV y un costo fijo si aplica. El empleado no elige cuentas.

Antes
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Después
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Antes
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Después
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Antes
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Ajuste de correos entrantes de Gastos en Odoo 20 desactivado
Después
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Ajuste de correos entrantes activado, con el enlace para configurar el dominio del alias
Correos entrantes: desactivado frente a activadoCapturas reales de Odoo 20 estándar en la instancia de demostración. El ajuste no se guardó.

Funciones poco usadas

Funciones del estándar que ya vienen instaladas y rara vez se configuran. Cada una indica su ubicación en el menú y en el código fuente.

  • Código del producto en el asunto del correo

    Dónde Correo al alias de gastos, primera palabra del asunto

    Si el asunto empieza con la referencia interna del producto, por ejemplo MOV, el gasto se crea con esa categoría y el monto del asunto.

    Código hr_expense/​models/​hr_expense.py:1068

  • Gasto sin reembolso

    Dónde Gasto › Reembolso › None (Paid by Company)

    Para compras con tarjeta corporativa: el gasto se aprueba y se contabiliza, pero no genera reembolso al empleado.

    Código hr_expense/​models/​hr_expense.py:287

  • Distribución analítica por gasto

    Dónde Gasto › Distribución analítica

    Un mismo gasto se reparte en porcentajes entre proyectos o centros de costo, y el reporte de gastos lo agrupa así.

    Código hr_expense/​models/​hr_expense.py

Análisis en línea

Dimensiones del análisis

Este análisis revisa cómo se entregan, rinden y liquidan los viáticos, anticipos y cajas chicas de su personal. Las preguntas describen situaciones observables, desde la boleta en el sobre hasta el asiento por centro de costo.

Resultado que recibe

Al terminar recibe su nivel en cinco dimensiones del control de gastos y las brechas ordenadas por peso. Cada brecha trae una primera acción que su equipo puede verificar.

17 preguntas con puntaje y 12 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.

Hacer el análisis (9 min)
Planilla en papel con correcciones a mano
  1. Política de viáticos y gastosObserva si los topes por tipo de gasto, los comprobantes válidos y los niveles de aprobación están escritos y se aplican al registrar.
  2. Sustento tributario del comprobanteObserva si cada boleta o factura rendida se valida contra SUNAT, se detectan duplicados y los gastos sin comprobante tienen su planilla de movilidad.
  3. Anticipos y cajas chicasObserva si cada anticipo, viático o fondo de caja chica tiene responsable, plazo de rendición y saldo pendiente visible por persona.
  4. Imputación por centro de costoObserva si el gasto cae en la operación, contrato o centro de costo correcto, llega al asiento sin redigitarse y se compara con el plan de gasto del área.
  5. Revisión y segregación de funcionesObserva quién aprueba, quién revisa y quién paga cada rendición, y si el sistema impide que una misma persona cumpla dos de esos papeles.

Opciones de mercado

El control del gasto por centro de costo suele vivir en el ERP. La captura de rendiciones desde el celular puede resolverse en el ERP o con una aplicación especializada.

Odoo

Odoo con presupuestos analíticos por centro de costo y aprobaciones por monto. Odoo también tiene una aplicación de gastos que se evalúa junto con las demás opciones.

Módulos técnicos de Odoo 20

  • hr_expense
  • analytic
  • approvals

Lo implementamos.

Otras opciones

Aplicaciones de gastos y viajes con captura de comprobantes desde el celular y tarjetas corporativas, que se integran con el ERP.

  • SAP Concur
  • Expensify
  • Navan
  • Rydoo
  • Coupa Expenses

Plataformas de gastos y módulos de ERP; sin orden de preferencia.

Criterios de selección

  • Foto del recibo desde el celular con lectura del comprobante
  • Rendición de anticipos con saldo a favor o en contra
  • Centro de costo obligatorio antes de aprobar
  • Validación de RUC del comprobante

Límites del estándar

  • Rendición de anticipos y viáticos con saldo a devolver

    Cómo se resuelve

    No viene completa en el estándar: se analiza y se resuelve con configuración, una herramienta integrada o un addon limpio

  • Caja chica con arqueo

    Cómo se resuelve

    Se lleva como diario de caja con extracto; el arqueo es un procedimiento

  • Aprobación por niveles de monto

    Cómo se resuelve

    Se cubre con el responsable del empleado y con Aprobaciones para montos altos

Localización peruana

  • Comprobante del gasto con RUC, serie y número
  • Gasto sustentado con boleta o factura para crédito fiscal
  • Movilidad con planilla de movilidad
  • Viáticos con los topes de la normativa del impuesto a la renta

Del análisis a la implementación

01

Diagnóstico de gastos

Recorrido de rendiciones, anticipos y cajas chicas, con tiempos y controles.

02

Plan de gasto y aprobaciones en Odoo

Centros de costo, plan de gasto por área y aprobación por monto, configurados y probados.

03

Selección para rendiciones

Comparación de opciones para la captura de rendiciones desde el celular, Odoo incluido.

04

Integración con contabilidad

Conexión de la herramienta elegida con contabilidad y con el lote de pagos.

Diego Muñoz, consultor de procesos y tecnología
Alcance

Implemento con Odoo planes de gasto por centro de costo y aprobaciones por monto. Para rendiciones de empleados con captura desde el celular, analizo el proceso y comparo opciones, incluida la de Odoo, antes de recomendar una.

Sistemas que se conectan con los gastos y las rendiciones

El gasto toma al empleado y su jefe del sistema de personal, se carga al centro de costo y sale pagado por tesorería. Los enlaces llevan al análisis de cada sistema.

Gestión de gastos y presupuesto por centro de costo

Antes de empezar

Solo para registrar su gasto, idealmente desde el celular. La revisión y la contabilización las hace administración.

Sí. Es la fase que más rápido muestra resultados: cada responsable ve su gasto contra lo planificado.

Se fotografían al registrar el gasto. El original se guarda según la política de la empresa y lo que exige SUNAT.

El análisis en línea y la revisión de 30 minutos no tienen costo. Los trabajos posteriores se cotizan por fases.

Solo el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No se comparten con terceros.

Empiece con el análisis en línea

Al terminar ve su nivel y por dónde empezar. Si quiere, lo revisamos en 30 minutos por videollamada con Dmunoz Group.

Hacer el análisis (9 min)Escribir por WhatsAppAgendar 30 minutos

WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com