Software de inventario con lector y trazabilidad de almacén

El nivel de control tributario de las existencias debe evaluarse según la actividad económica de la empresa. El Tribunal Fiscal, mediante el Acuerdo de Sala Plena N.° 2015-04, determinó que las obligaciones formales del artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta relacionadas con libros y registros de inventarios se aplican a los contribuyentes cuya actividad requiere practicar inventarios físicos o materiales. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) - Tribunal Fiscal, 2015)

Una empresa dedicada exclusivamente a servicios debe evaluar la naturaleza de sus operaciones antes de asumir que necesita los mismos registros que una comercializadora de mercaderías. El criterio del Tribunal Fiscal permite distinguir las actividades que requieren inventarios físicos de aquellas que no los necesitan por su naturaleza. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) - Tribunal Fiscal, 2015)

Un software de inventario organiza los movimientos y saldos de las existencias para facilitar su control. La empresa debe comprobar que la información registrada permita elaborar los reportes necesarios para sus obligaciones contables y tributarias.

La lectura mediante un dispositivo físico cumple una función operativa. Los registros tributarios responden a estructuras de información específicas y requieren una configuración compatible con las disposiciones aplicables. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2020)

• Identificar si la actividad económica requiere practicar inventarios físicos o materiales. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) - Tribunal Fiscal, 2015)
• Determinar qué registros de existencias corresponden según las obligaciones tributarias aplicables. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) - Tribunal Fiscal, 2015; Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2020)
• Comprobar que los movimientos registrados en el software permitan obtener información consistente para el control contable y tributario.

El código de barras cumple una función operativa de identificación. Permite reconocer un producto mediante un dispositivo de lectura y relacionarlo con su registro en el sistema. Su utilización debe distinguirse de los códigos empleados para identificar existencias en los registros electrónicos de SUNAT. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2019; GS1 Global, 2024) La Resolución de Superintendencia N.° 278-2019/SUNAT modificó las disposiciones sobre identificación de existencias en libros electrónicos. Estableció el uso opcional de los códigos UNSPSC o GTIN para identificar mercaderías y productos terminados en determinados registros. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2019)

Cuando alguno de esos códigos figura en el comprobante de pago electrónico, corresponde utilizarlo para registrar las entradas y salidas respectivas. Esta condición debe considerarse al configurar los procedimientos de registro de existencias. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2019)

La misma resolución eliminó la obligación general de utilizar esos códigos que se había previsto para todos los contribuyentes desde enero de 2021. La empresa debe distinguir las obligaciones de identificación tributaria de sus decisiones sobre el uso de lectores físicos en el almacén. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2019)

La Resolución de Superintendencia N.° 108-2020/SUNAT modificó las estructuras de información del Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y del Registro de Inventario Permanente Valorizado. También modificó el catálogo de existencias. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2020)

Las modificaciones entraron en vigencia el 1 de enero de 2021. Estas estructuras responden a necesidades de información tributaria y deben mantenerse diferenciadas de la configuración física de los códigos de barras. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2020)

La empresa debe definir si necesita identificar una unidad individual, una caja o un embalaje logístico. También debe establecer cómo relacionará las unidades contenidas en cada presentación. Esta configuración permite mantener correspondencia entre las cantidades físicas y las unidades registradas durante la recepción y el despacho.

Los productos con variantes necesitan identificadores diferenciados cuando sus presentaciones deben reconocerse por separado. Odoo 20.0 permite asignar un código de barras propio a cada variante y utilizar códigos internos personalizados. (Odoo S.A., 2026)

La nomenclatura GS1 ofrece alternativas para identificar productos y embalajes según el entorno de utilización. Algunos códigos también permiten incorporar información adicional para gestionar lotes y fechas de vencimiento. (GS1 Global, 2024)

Odoo 20.0 documenta la lectura de información GS1 relacionada con GTIN, lotes y cantidades durante las operaciones de almacén. La empresa debe comprobar que el software pueda interpretar los atributos que necesita controlar. (Odoo S.A., 2026)

• EAN-13 y UPC-A: se utilizan habitualmente para identificar productos destinados a puntos de venta minoristas. (GS1 Global, 2024)
• EAN-8 y UPC-E: se utilizan habitualmente en productos destinados a puntos de venta minoristas. (GS1 Global, 2024)
• ITF-14: se utiliza generalmente en embalajes de cartón corrugado y operaciones logísticas de almacenes y centros de distribución. (GS1 Global, 2024)
• GS1-128: permite incorporar el GTIN junto con atributos adicionales, como números de lote y fechas de vencimiento. (GS1 Global, 2024)
• GS1 DataMatrix y GS1 QR: permiten representar el GTIN junto con información adicional para identificar productos sujetos a trazabilidad. (GS1 Global, 2024)

El conteo físico requiere relacionar las cantidades observadas con los saldos registrados en el sistema. Odoo 20.0 permite asignar tareas de conteo, escanear productos y ubicaciones y utilizar las cantidades obtenidas para actualizar los registros de inventario. (Odoo S.A., 2026)

La trazabilidad depende de que cada movimiento quede registrado durante la operación. Si el personal recibe, traslada o despacha mercadería sin registrar el movimiento, el saldo del sistema puede diferir de las existencias físicas.

Un procedimiento de almacén debe establecer qué información se registra en cada operación. El lector permite identificar los productos y las ubicaciones, mientras que el software relaciona las lecturas con los movimientos correspondientes. (Odoo S.A., 2026; Odoo S.A., 2026)

• Recepción: identificar los productos, embalajes y cantidades recibidas mediante la lectura de sus códigos. (Odoo S.A., 2026)
• Almacenamiento: reconocer la ubicación de destino y registrar dónde quedan las existencias. (Odoo S.A., 2026)
• Transferencia interna: identificar los productos y las ubicaciones de origen y destino para mantener actualizado el movimiento físico. (Odoo S.A., 2026; Odoo S.A., 2026)
• Picking: identificar los productos y empaques solicitados durante la preparación de pedidos y relacionarlos con la operación de entrega. (Odoo S.A., 2026)
• Despacho: comprobar los productos y cantidades preparados, identificar sus ubicaciones de origen y validar la salida. (Odoo S.A., 2026)
• Conteo físico: escanear los productos y contrastar las cantidades registradas con las existencias encontradas. (Odoo S.A., 2026)

La adquisición de lectores debe considerar las condiciones reales de trabajo. Un equipo puede reconocer correctamente los códigos durante una prueba aislada y presentar dificultades cuando el personal ejecuta operaciones completas. Odoo recomienda probar los dispositivos móviles antes de incorporarlos a la operación debido a las diferencias entre modelos y configuraciones. (Odoo S.A., 2026)

La documentación de Odoo 20.0 contempla lectores USB conectados a computadoras, lectores Bluetooth vinculados a teléfonos o tabletas y terminales móviles con escáner integrado. Cada alternativa responde a una modalidad de trabajo diferente. (Odoo S.A., 2026)

La evaluación debe considerar las operaciones que ejecutará el personal y la compatibilidad de los equipos con el software de inventario. Las pruebas deben reproducir las condiciones habituales de recepción, almacenamiento, traslado, despacho y conteo.

• Compatibilidad: verificar la conexión del lector USB, el sistema operativo y la distribución del teclado. (Odoo S.A., 2026)
• Movilidad: comprobar la vinculación Bluetooth y el funcionamiento conjunto del teléfono o tableta con la aplicación de inventario. (Odoo S.A., 2026)
• Terminales integrados: verificar el funcionamiento del escáner incorporado en el dispositivo móvil seleccionado. (Odoo S.A., 2026)
• Lectura: probar los códigos utilizados en productos, cajas y embalajes antes de incorporar los equipos a la operación. (GS1 Global, 2024; Odoo S.A., 2026)
• Operación: ejecutar pruebas de recepción, traslado, despacho y conteo con los dispositivos seleccionados antes de extender su uso al almacén.

Dmunoz Group implementa soluciones de control de inventario vinculadas con los procesos de abastecimiento y almacén. El alcance puede incluir conteos cíclicos, identificación de ubicaciones y utilización de lectores mediante el ERP. Los movimientos no registrados afectan la exactitud de las existencias. La preparación de pedidos sin control dificulta comprobar qué productos y cantidades salieron del almacén. La falta de trazabilidad en los despachos limita el seguimiento de las entregas. Cada intervención debe relacionarse con un indicador de negocio. Para los procesos de almacén, Dmunoz Group utiliza la exactitud de inventario como indicador asociado a los movimientos no registrados.

El indicador OTIF de entregas a clientes se relaciona con el control del picking, la trazabilidad del despacho y la organización de las rutas de almacén. La empresa debe definir las condiciones de medición antes de incorporar cambios tecnológicos al proceso. El método DMG-RT exige medir una línea base reproducible antes de implementar una solución. Finanzas debe aprobar esa referencia para que la empresa pueda comparar los resultados posteriores. Cada oportunidad debe incluir una fórmula de beneficio, su fuente de datos, los supuestos utilizados y un rango de estimación. Cuando no existe una fuente de datos suficiente, el beneficio se registra como cualitativo.

Para un proyecto de inventario, la línea base debe identificar cómo se calcula actualmente la exactitud de existencias y qué información respalda el indicador. El equipo debe documentar los criterios de conteo, las unidades de comparación y las fuentes utilizadas. Después de la puesta en marcha, el indicador debe calcularse mediante una consulta o un tablero repetible. La medición manual se admite durante la construcción de la línea base.

La gestión debe permanecer en el ERP de la empresa. Los indicadores, las acciones correctivas y las actas deben registrarse en la plataforma de gestión del cliente. La implementación debe incorporar al personal responsable de los procesos de almacén. Los consultores trabajan con los responsables de cada proceso y el personal del cliente opera la solución desde la primera semana de puesta en marcha.

El proyecto debe concluir con responsables identificados para cada indicador y un manual de operación. El método DMG-RT contempla revisiones de sostenibilidad a los 3, 6 y 12 meses. La integración del inventario con el ERP permite relacionar las entradas, transferencias, preparaciones y salidas con los indicadores operativos. La medición de exactitud y cumplimiento de entregas requiere que el personal registre los movimientos de manera consistente.