Mapa de aplicaciones empresariales: inventario, relaciones y riesgos

El trabajo comienza con la identificación de las aplicaciones utilizadas por cada área. El inventario debe incluir los sistemas centrales, las plataformas contratadas a terceros y las herramientas que sostienen procesos operativos. También debe registrar las aplicaciones desarrolladas internamente y aquellas que permanecen activas para consultar información histórica. Esta recopilación establece el alcance del mapa antes de documentar las relaciones entre sistemas.

Cada aplicación necesita una ficha con su nombre, finalidad, propietario funcional y responsable técnico. La ficha debe identificar las áreas usuarias, el proveedor y la modalidad de alojamiento. El inventario puede incorporar contratos, licencias, costos de mantenimiento y fechas de renovación. Estos atributos permiten relacionar las decisiones tecnológicas con obligaciones operativas y presupuestales.

ArchiMate utiliza el concepto de componente de aplicación para representar sistemas dentro de la arquitectura empresarial. Su modelo distingue las capas de negocio, aplicaciones y tecnología. (The Open Group - ArchiMate User Community) Esta separación permite documentar los sistemas y sus relaciones con los recursos de infraestructura.

El inventario requiere una fecha de revisión y un responsable de actualización. Las aplicaciones sin propietario identificado deben quedar registradas como pendientes de asignación. También conviene diferenciar las aplicaciones utilizadas regularmente de aquellas que permanecen instaladas por necesidades de consulta o conservación documental. El registro debe indicar el estado de verificación de cada ficha.

Después del inventario, el área de TI debe documentar los intercambios de información. Cada relación necesita indicar el sistema de origen, el sistema de destino y los datos transferidos. También conviene registrar la frecuencia del intercambio, el mecanismo utilizado y el responsable de atender las incidencias. Esta información permite localizar procesos que dependen de varias plataformas.

El mapa puede comenzar con las relaciones que afectan directamente las operaciones. En un caso hipotético, un ERP recibe pedidos desde una plataforma comercial y transmite información a un sistema de distribución. El documento debe mostrar qué aplicación registra inicialmente cada dato y cuáles utilizan posteriormente esa información. La revisión también debe identificar transferencias manuales que requieren ingresar nuevamente datos disponibles.

ArchiMate permite construir vistas específicas según las necesidades de los interesados en la arquitectura. Su distinción entre negocio, aplicaciones y tecnología facilita representar las dependencias desde diferentes perspectivas. (The Open Group - ArchiMate User Community) Para operaciones puede resultar útil una vista de los sistemas que intervienen en cada proceso. Para TI puede ser más relevante una vista de conexiones, componentes y recursos tecnológicos.

El resultado puede organizarse en una matriz de dependencias y un diagrama visual. La matriz conserva el detalle necesario para mantenimiento y análisis de cambios. El diagrama facilita identificar aplicaciones que concentran conexiones. Ante una interrupción, las dependencias documentadas ayudan a determinar qué procesos requieren revisión.

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   Registrar intercambios

   Registrar el origen y destino de cada intercambio de información.

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   Identificar datos y frecuencia

   Identificar los datos transferidos y su frecuencia de actualización.

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   Asignar responsables técnicos

   Asignar un responsable técnico a cada dependencia documentada.

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   Documentar conexiones pendientes

   Señalar los intercambios manuales y las conexiones sin documentación.

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   Relacionar procesos afectados

   Relacionar cada dependencia con los procesos empresariales afectados.

El propietario funcional responde por el uso empresarial de una aplicación y sus requerimientos. El responsable técnico administra su funcionamiento, mantenimiento e integración. Una aplicación también puede tener un proveedor externo encargado del soporte. La distribución de responsabilidades establece quién autoriza cambios, atiende incidentes y valida resultados.

El ciclo de vida puede clasificarse en evaluación, implementación, operación, modernización y retiro. Cada estado necesita criterios documentados. Una aplicación en operación puede requerir mantenimiento correctivo mientras otra se encuentra en proceso de sustitución. Registrar estas condiciones facilita identificar compromisos de continuidad y necesidades de inversión.

La ficha debe incluir las versiones utilizadas, las fechas de soporte confirmadas y las restricciones contractuales relevantes. También conviene registrar el destino de los datos cuando se retira una plataforma. Las aplicaciones que conservan información histórica requieren criterios de acceso y conservación. Estas decisiones necesitan coordinación con las áreas responsables de la información.

El mapa permite relacionar las aplicaciones con procesos y capacidades empresariales. Una misma capacidad puede depender de varias aplicaciones administradas por áreas diferentes. La documentación facilita evaluar duplicidades funcionales y dependencias operativas antes de adquirir una solución. El análisis debe considerar los costos de sustitución y las restricciones de migración.

El Decreto Legislativo N.° 1412 establece el marco de gobernanza del gobierno digital en el Perú. Comprende arquitectura digital, interoperabilidad y seguridad digital, entre otras materias. Su ámbito corresponde a las entidades de la Administración Pública. La norma no establece una obligación general de elaborar mapas de aplicaciones para todas las empresas privadas. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2018)

El Decreto Supremo N.° 029-2021-PCM aprobó el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital. El reglamento define la arquitectura digital mediante componentes, lineamientos y estándares orientados a alinear los sistemas de información, datos, seguridad e infraestructura con los objetivos institucionales. También desarrolla la interoperabilidad en los niveles legal, organizacional, semántico y técnico. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2021)

El artículo 121 del reglamento asigna al Comité de Gobierno Digital responsabilidades sobre el uso de modelos de referencia y la actualización de la información de arquitectura de cada entidad. También contempla la designación de un Arquitecto Digital para coordinar su uso y documentación. La norma crea la Plataforma de Información de la Arquitectura Digital del Estado para almacenar información y apoyar la evaluación de proyectos. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2021)

La PCM identifica la neutralidad tecnológica, la reutilización de componentes y la seguridad de la información entre los principios del Marco de Arquitectura Digital del Estado Peruano. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2025) Su guía de implementación del gobierno digital comprende 20 compromisos para entidades públicas. Entre ellos figura la respuesta a la Encuesta Nacional de Activos Digitales. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2026) Las empresas privadas pueden tomar estos instrumentos como referencias metodológicas, considerando sus propias necesidades y obligaciones.

El método DMG-RT de Dmunoz Group vincula cada intervención tecnológica con un indicador de negocio y una línea base reproducible. La línea base debe contar con la aprobación del área financiera antes de implementar una mejora. Aplicado al mapa de aplicaciones empresariales, este criterio permite evaluar las relaciones entre sistemas según su efecto sobre los procesos y costos operativos.

Durante el diagnóstico del mapa, el análisis puede identificar aplicaciones duplicadas, intercambios manuales y dependencias sin responsable. También puede determinar qué procesos concentran dificultades y qué información permite medir sus consecuencias. El método exige que cada oportunidad tenga una fórmula de beneficio, fuente de datos, supuestos y rango estimado. Cuando falta una fuente de datos, la oportunidad se registra como cualitativa.

Un indicador aplicable es la cantidad de horas semanales dedicadas a registrar nuevamente información entre sistemas. El método contempla la integración mediante interfaces de intercambio y la extracción automatizada de documentos como posibles intervenciones. Su evaluación requiere examinar la información disponible, las restricciones de cada aplicación y el beneficio esperado. El mapa permite identificar las conexiones que necesitan análisis antes de modificar los procesos.

El método DMG-RT contempla una fase de diseño que documenta la solución propuesta, la línea base aprobada y el mecanismo de medición. La fase de implementación y control utiliza indicadores calculados mediante consultas o tableros reproducibles. El método establece que los indicadores y las acciones correctivas permanezcan en la plataforma de gestión del cliente, con responsables definidos. También contempla revisiones de sostenibilidad a los 3, 6 y 12 meses. En los trabajos de análisis y diagnóstico, estos criterios sirven para evaluar alternativas de selección e integración sin presuponer la implementación de las aplicaciones examinadas.

El mapa debe mantenerse como un registro sujeto a control de cambios. La incorporación de una aplicación, la modificación de una integración o la sustitución de un proveedor deben generar una revisión de los elementos relacionados. El registro puede conservar la fecha de modificación, el responsable y la evidencia utilizada. También debe identificar las relaciones pendientes de confirmación.

La información puede publicarse mediante vistas diferenciadas para cada grupo de usuarios. El área financiera puede consultar aplicaciones, contratos y costos recurrentes. Operaciones puede revisar los sistemas asociados con sus procesos. TI puede utilizar una representación detallada de dependencias, responsables técnicos y estados del ciclo de vida. Cada área necesita criterios de acceso acordes con la información que administra.

La PCM anunció el Catálogo Oficial de Aplicativos Móviles del Estado Peruano el 21 de junio de 2024. El repositorio permite consultar aplicaciones móviles oficiales por categorías temáticas. También facilita el acceso a aplicaciones mediante iOS, Android y HarmonyOS. Su alcance corresponde a la identificación de aplicaciones móviles públicas y no constituye un inventario integral de las dependencias y ciclos de vida de los sistemas estatales. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2024)

La Plataforma Nacional de Gobierno Digital integra infraestructura, software, seguridad digital y bases de datos para desarrollar, alojar y publicar servicios digitales de entidades públicas. La PCM la describe como una nube privada estatal que proporciona recursos tecnológicos y servicios transversales. (Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), 2025) En una empresa, el inventario debe distinguir las aplicaciones de los servicios compartidos que las soportan. Ante el retiro de una aplicación, el responsable debe revisar las conexiones dependientes, los accesos vigentes y la conservación de los datos antes de ejecutar el cambio.