La gestión de proveedores ordena homologación, desempeño y riesgos

La gestión de relación con proveedores, conocida como Supplier Relationship Management (SRM), es un enfoque estratégico de compras orientado a desarrollar relaciones comerciales estructuradas con los proveedores. El Banco Mundial recomienda especialmente este enfoque cuando existe dependencia mutua entre comprador y proveedor. La gestión comprende la evaluación de resultados, el seguimiento de compromisos y la coordinación de acciones de mejora. (Banco Mundial, 2017)

Un sistema SRM permite registrar proveedores, administrar su homologación, controlar documentos y evaluar su desempeño. También puede habilitar un portal para compartir pedidos, documentos y consultas sobre operaciones comerciales. Su alcance depende de la criticidad de los proveedores y de los procesos que la empresa necesita controlar.

La gestión comprende cuatro procesos principales: alta y homologación, evaluación de desempeño, interacción mediante un portal y administración de contratos. Estos procesos permiten mantener información relacionada con cada proveedor durante su vinculación comercial. Compras puede consultar el historial antes de solicitar una cotización, emitir una orden o renovar un contrato.

La norma ISO 44001:2017 establece requisitos para identificar, desarrollar y gestionar relaciones empresariales colaborativas dentro de una organización y entre organizaciones. Su aplicación comprende relaciones individuales, alianzas y cadenas de suministro completas. La edición original se publicó en marzo de 2017 y fue revisada y confirmada en 2022. En febrero de 2024 recibió una modificación relacionada con la acción climática. La norma proporciona un marco para gestionar relaciones colaborativas, aunque su aplicación depende del alcance que determine cada organización. (International Organization for Standardization (ISO), 2017)

La necesidad de SRM aparece cuando Compras pierde visibilidad sobre la situación documental y operativa de sus proveedores. Los archivos independientes dificultan identificar quién está homologado, qué documentos siguen vigentes y qué condiciones deben revisarse antes de una contratación. El problema afecta especialmente a las empresas que trabajan con proveedores recurrentes o servicios especializados.

La evaluación anual basada en opiniones limita el seguimiento del desempeño. El Banco Mundial recomienda acordar indicadores, evaluar resultados e identificar incumplimientos para establecer planes de mejora con los proveedores. (Banco Mundial, 2017) Sin información de recepción, calidad y entregas, la evaluación depende de apreciaciones individuales y pierde utilidad para las decisiones de compra.

Las siguientes señales permiten identificar problemas en la gestión de proveedores:

• La empresa carece de un registro único de proveedores homologados y cada comprador conserva sus propios archivos de evaluación.
• Los certificados, seguros y documentos de representación vencen sin alertas ni responsables asignados para su renovación.
• Compras evalúa a sus proveedores una vez al año mediante opiniones, sin utilizar registros sistemáticos de recepción y calidad.
• Los proveedores consultan por correo el estado de sus facturas y pagos porque carecen de un canal centralizado de seguimiento.
• La empresa desconoce cuánto depende de un proveedor específico y carece de indicadores comparables de cumplimiento de entregas.

La homologación debe verificar los requisitos correspondientes al tipo de bien o servicio contratado. Puede incluir información legal, tributaria, financiera, técnica y documental. La empresa necesita definir los requisitos obligatorios, las evidencias que debe presentar cada proveedor y los responsables de autorizar su incorporación al registro.

En el Perú, la consulta del domicilio fiscal permite incorporar una comprobación tributaria al proceso de evaluación. SUNAT distingue tres condiciones: Habido, No Hallado y No Habido. La condición Habido indica que el contribuyente puede ser ubicado para las comunicaciones y actuaciones de la Administración Tributaria. La condición No Hallado identifica inconvenientes para realizar esas comunicaciones y requiere confirmar o actualizar el domicilio fiscal. La condición No Habido indica que el contribuyente no puede ser ubicado y requiere un proceso de verificación física. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT))

Esta consulta aporta una verificación tributaria puntual y debe complementarse con la evaluación de capacidad técnica, financiera, operativa y contractual del proveedor. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT)) El expediente puede incorporar evidencias adicionales según el riesgo de la contratación. La vigencia de poderes, los certificados técnicos, los seguros y los documentos de seguridad ocupacional pueden formar parte de los controles definidos por Compras.

La seguridad y salud ocupacional también interviene en la selección de contratistas. La Organización Internacional del Trabajo recomienda incorporar requisitos de seguridad y salud en las especificaciones de adquisición y en la evaluación de empresas externas. Su orientación también contempla la coordinación previa, la comunicación de peligros, la capacitación, la notificación de incidentes y el seguimiento periódico del desempeño de los contratistas. (Organización Internacional del Trabajo (OIT))

En el ámbito peruano, el artículo 84 del Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, aprobado mediante Decreto Supremo N.° 005-2012-TR, establece procedimientos para identificar, evaluar e incorporar requisitos de seguridad y salud en las especificaciones de compras. La disposición también exige identificar los requisitos legales y propios de la organización antes de adquirir bienes y servicios. Asimismo, contempla mecanismos para verificar su cumplimiento antes de utilizar los bienes o servicios adquiridos. La revisión del texto actualizado del reglamento permite determinar las disposiciones aplicables considerando sus modificatorias posteriores. (Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo / Diario Oficial El Peruano, 2012)

El SRM necesita indicadores vinculados con resultados verificables. El Banco Mundial propone medir costos, calidad y entregas mediante indicadores de desempeño acordados entre comprador y proveedor. También recomienda asignar responsables de las relaciones estratégicas, organizar reuniones periódicas y establecer rutas de escalamiento ante incumplimientos. (Banco Mundial, 2017)

Un indicador de cumplimiento de entrega permite comparar las fechas comprometidas con las recepciones efectivas. El registro debe identificar al proveedor, la orden de compra, el compromiso de entrega y el resultado de la recepción. La medición debe distinguir los retrasos atribuibles al proveedor de las modificaciones solicitadas por la empresa.

La contratación pública peruana incorpora criterios específicos para evaluar el desempeño de sus proveedores. El artículo 29 de la Ley N.° 32069 establece la inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores para quienes contratan con el Estado, de acuerdo con las condiciones reglamentarias. La inscripción tiene vigencia indeterminada y está sujeta a la actualización de información. La falta de actualización puede generar la suspensión temporal de la inscripción. (Congreso de la República del Perú / Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes (OECE), 2024)

El numeral 29.6 de la misma ley contempla herramientas para medir el desempeño de los proveedores inscritos y mecanismos de incentivo para los mejor calificados. (Congreso de la República del Perú / Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes (OECE), 2024) El numeral 37.3 del artículo 37 del reglamento incorpora un criterio cuantificable para valorar el cumplimiento de los plazos de entrega. Este criterio considera la cantidad de penalidades por mora impuestas respecto del número de contratos suscritos con entidades contratantes que cuentan con conformidad. (Ministerio de Economía y Finanzas / Diario Oficial El Peruano, 2026) Estas disposiciones corresponden a la contratación pública y no establecen una obligación general de implementar SRM en empresas privadas. (Congreso de la República del Perú / Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes (OECE), 2024)

En una empresa privada, el tablero de proveedores puede incorporar el porcentaje de entregas cumplidas, la proporción de documentos vigentes y las consultas atendidas mediante el portal. Cada indicador necesita una fuente de datos identificable y una periodicidad de revisión definida. La información permite priorizar proveedores con incumplimientos recurrentes y documentar las acciones correctivas.

La debida diligencia de la cadena de suministro requiere considerar riesgos relacionados con las operaciones propias y las relaciones comerciales. La OCDE diferencia la debida diligencia de cumplimiento antisoborno de la debida diligencia de conducta empresarial responsable. Esta última comprende las operaciones propias, las cadenas de suministro y las relaciones comerciales. La organización debe aplicar medidas proporcionales a la gravedad y probabilidad de los impactos adversos. Entre los factores de evaluación figuran la ubicación geográfica, el sector económico, la identidad o función del socio comercial y sus conexiones con el Gobierno. El seguimiento debe continuar durante la relación comercial y permitir mejoras progresivas. (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), 2024)

Dmunoz Group analiza las oportunidades de gestión de proveedores mediante su método DMG-RT, un marco de evaluación de intervenciones de procesos y tecnología. El primer criterio consiste en identificar un indicador de negocio que represente el problema operativo. El cumplimiento de entrega por proveedor permite medir una dimensión del desempeño de Compras y establecer una referencia verificable.

La línea base debe construirse con información reproducible y contar con aprobación de Finanzas antes de implementar cambios. Para evaluar el desempeño de proveedores pueden utilizarse el historial de órdenes de compra, las fechas comprometidas y los registros de recepción. El análisis también debe identificar la fuente de datos, los supuestos de cálculo y el responsable del indicador.

El diagnóstico examina cómo funciona actualmente la homologación, quién conserva los documentos y cómo se registran las evaluaciones. También revisa los vencimientos, las incidencias de calidad, los retrasos y la dependencia de proveedores críticos. La evaluación determina si los datos disponibles permiten construir indicadores confiables o si primero se necesita mejorar el registro de las operaciones.

La selección tecnológica depende de los resultados del diagnóstico. Odoo Compras dispone de funciones de evaluación básica de proveedores y un portal que pueden formar parte de una solución integrada. Otras alternativas del mercado incluyen SAP Ariba Supplier Management, Coupa Supplier Management, Jaggaer, Ivalua y GEP SMART. La selección debe considerar el alcance funcional, la integración con el ERP y la capacidad de los proveedores para utilizar los canales definidos.

La arquitectura de integración puede conectar la gestión de proveedores con compras electrónicas, ERP, contabilidad, gestión de calidad, gestión de riesgos y firma digital. Esta integración permite relacionar los documentos de homologación con las operaciones de compra y los resultados de recepción. El portal también puede centralizar consultas de proveedores sobre pedidos y pagos, siempre que los procesos internos proporcionen información actualizada.

La evaluación debe considerar los riesgos de adopción antes de seleccionar una herramienta. Un portal que los proveedores no utilizan genera un canal adicional sin resolver las consultas existentes. También existe riesgo cuando las evaluaciones carecen de datos objetivos de recepción y calidad. Por ello, el diseño debe definir responsables, criterios de evaluación, reglas de actualización documental y procedimientos para gestionar incumplimientos.

El sistema de gestión debe conservar los indicadores, las acciones correctivas y las actas en el ERP u otra plataforma de la empresa. Cada intervención tecnológica necesita una medición automática y repetible, con responsables identificados para mantener los resultados. El traspaso operativo debe incluir un manual de funcionamiento y revisiones posteriores a los tres, seis y doce meses. En el caso del indicador de entregas, cada recepción debe actualizar el resultado asociado al proveedor y permitir consultar su historial de cumplimiento.

La evaluación de una oportunidad también debe identificar la fórmula de beneficio, la fuente de datos y los supuestos utilizados. Cuando una oportunidad carece de información suficiente para cuantificar sus resultados, el análisis debe presentarla como una oportunidad cualitativa. La selección de una plataforma debe considerar estas condiciones antes de definir el alcance de una intervención tecnológica.