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Aucun sous-traitant n'entre avec des documents expirés
Avant le choix d'une plateforme d'accréditation, Diego fixe avec vous les exigences par type de travaux. Il vous aide ensuite à la choisir et la relie au poste de garde et aux achats.
Analyse en ligne du contrôle des sous-traitants : 39 questions, résultat par dimension à la fin, gratuit.
Le système de gestion des sous-traitants et ce qu'il résout
Un système de gestion des sous-traitants contrôle les entreprises prestataires et leur personnel : documents, assurances, habilitations, accès au site et conformité sociale.
Il règle un problème concret : du personnel externe entre avec un SCTR ou une visite médicale expirés, et l'entreprise principale répond de ce manquement.
Processus couverts
Signes que votre entreprise a besoin d'un système de gestion des sous-traitants
Si trois ou plus se produisent sur vos sites ou chantiers, l'analyse indique s'il faut commencer par la matrice d'exigences, le fichier des externes ou le contrôle au poste de garde.
- Du personnel externe entre avec SCTR ou visite médicale expirés
- Les documents de chaque sous-traitant sont vérifiés dans des dossiers
- On ignore combien de personnes externes sont sur le site
- Les habilitations à risque ne sont pas vérifiées à l'entrée
- Le paiement du sous-traitant ne dépend pas de sa conformité sociale
- Les audits des tiers se préparent à la main
Pour qui est un système de gestion des sous-traitants et quand ce n'est pas adapté
Pour qui
- Mines, construction, énergie et industrie avec du personnel externe sur site
- Entreprises en sous-traitance avec personnel détaché (loi 29245)
- Services sécurité qui vérifient SCTR et visites médicales avant chaque entrée
- Achats ou gestion des contrats qui libèrent les paiements aux sous-traitants
Quand ce n'est pas adapté
- Peu de sous-traitants et pas de travaux à risque : une matrice d'exigences et un contrôle mensuel peuvent suffire.
- Sans matrice unique d'exigences, la plateforme reproduit les écarts entre sites. On écrit d'abord la matrice.
- Si le poste de garde n'a ni connexion ni lecteur, l'intégration d'accès attend. On commence par la validation documentaire.
Le coût du contrôle des sous-traitants en dossiers
Les documents sont vérifiés dans un bureau et l'entrée contrôlée ailleurs. Le gardien ignore ce qui a été vérifié et l'entreprise répond de ce qui se passe à l'intérieur.
- Des travaux arrêtés pour documents expirés
- Une responsabilité solidaire pour les dettes sociales du sous-traitant
- Des audits préparés en ouvrant les dossiers un par un
- Ne pas savoir qui est à l'intérieur en cas d'urgence
Valeurs d'exemple modifiables. Comptez les heures passées à vérifier les documents des sous-traitants et à les croiser avec le poste de garde. Le résultat n'estime pas d'économie.
Méthode d'analyse pour un système de gestion des sous-traitants
Sept dimensions de la méthode DMG-RT, issue de TOGAF. Pour les sous-traitants, les questions suivent le tiers de la qualification au paiement du mois. Chacune est notée de 0 à 4 sur des faits vérifiables.
Processus
Qualification avant contrat, matrice unique d'exigences et règle pour documents expirés.
Données
Fichier des salariés externes avec échéances et présents du jour.
Couverture du système
Où les documents sont vérifiés et comment une exigence est mise à jour.
Intégration
Si le poste de garde sait quels documents sont valides et si le paiement dépend de la conformité.
Mesure et suivi
Part du personnel aux documents valides et évaluation de chaque sous-traitant.
Équipe et adoption
Si les sous-traitants déposent leurs documents et combien de personnes savent les valider.
Conformité et contrôle
Vérification de la paie et des cotisations (loi 29245) et permis pour travaux à risque (loi 29783).
Ce que demande un projet de gestion des sous-traitants et ce qu'il livre
Ce que fournit votre entreprise
- Liste des sous-traitants actifs et type de travaux de chacun
- Exigences actuelles de chaque site ou chantier
- SCTR, visites médicales et habilitations valides par salarié
- Contrats ou cahiers des charges avec obligations sociales
- Fonctionnement actuel du poste de garde : liste imprimée, lecteur ou tourniquet
- Responsables Sécurité et Achats pour l'atelier
Résultat remis
- Matrice unique d'exigences par type de travaux
- Règle écrite pour documents expirés et blocage d'entrée
- Matrice de comparaison des plateformes avec coût sur trois ans
- Exigences pour l'éditeur et plan de tests
- Connexion au poste de garde, aux achats et à l'ERP, testée
- Indicateur défini : personnel aux documents valides par sous-traitant
Étapes d'un projet de gestion des sous-traitants
Analyse du contrôle des tiers
Dix minutes. Le radar montre si le contrôle pèche par la qualification, les documents, le poste de garde ou les conditions de paiement.
Échange sur le dossier d'un sous-traitant
Vingt minutes. Diego reprend vos réponses avec le dossier d'un sous-traitant réel et décide quelles exigences traiter en premier.
Atelier matrice d'exigences
Une demi-journée avec la Sécurité, les Achats et un site : exigences par type de travaux, validités et sort d'un document expiré.
Sélection et intégration au poste de garde
Deux à quatre plateformes comparées avec un sous-traitant réel chargé. L'éditeur met en œuvre ; Diego fournit les exigences, revoit les tests et relie la plateforme au poste de garde, aux achats et à l'ERP.
Options du marché pour un système de gestion des sous-traitants
Les plateformes d'accréditation se distinguent par qui valide les documents et par leur lien avec le contrôle d'accès. La liste n'est pas un classement.
Odoo
Odoo n'a pas de module standard de gestion des sous-traitants. Il peut stocker contrats et documents fournisseurs, mais l'accréditation et le contrôle d'accès demandent souvent une plateforme spécialisée.
Autres plateformes
- SAP Fieldglass
- Avetta
- ISNetworld
- Beeline
- Plateformes locales d'accréditation des sous-traitants
Les marques appartiennent à leurs propriétaires.
Critères de comparaison
- Connexion à votre contrôle d'accès et aux achats
- Validation documentaire par votre équipe ou par l'éditeur
- Portail où le sous-traitant voit ce qui manque
- Vérification mensuelle de la paie et des cotisations du sous-traitant (loi 29245)
- Consultation de validité au poste de garde, même avec une connexion limitée
- Coût total sur trois ans selon les sous-traitants et salariés accrédités
Limites d'un système de gestion des sous-traitants et réponses apportées
- La plateforme vérifie qu'un document existe et est valide. Elle ne remplace pas l'inspection de la Sécurité sur le terrain.
- La responsabilité solidaire de l'entreprise principale ne se transfère pas à la plateforme.
- Le blocage au poste de garde dépend de la capacité de votre contrôle d'accès à interroger la plateforme.
- Diego ne met pas en œuvre la plateforme d'accréditation retenue. L'éditeur s'en charge, avec des exigences et des tests que Diego revoit.
Services pour un système de gestion des sous-traitants
Analyse et échange
- Analyse en ligne du contrôle des tiers
- Échange de 30 minutes sur le dossier d'un sous-traitant
- Gratuit
Vous y répondez
Atelier matrice d'exigences
- Exigences par type de travaux
- Règle pour documents expirés
- Responsables par site
La Sécurité et les Achats le valident
Sélection de la plateforme
- Deux à quatre plateformes comparées
- Démonstration avec un sous-traitant réel
- Coût total sur trois ans
Vous décidez avec une matrice écrite
Intégration au poste de garde et aux achats
- Exigences pour l'éditeur
- Connexion au contrôle d'accès et à l'ERP
- Tests avant la première entrée
Vous le validez après le test
Diego analyse le contrôle des sous-traitants, vous aide à choisir la plateforme et coordonne avec l'éditeur la connexion au poste de garde, aux achats et à l'ERP. Il ne met pas lui-même en œuvre de plateformes d'accréditation.
Systèmes reliés à un système de gestion des sous-traitants
Gestion du capital humain
Les mêmes critères documentaires que pour votre personnel.
Voir le systèmeSanté, sécurité et environnement
Permis de travail à risque et accueils sécurité.
Voir le systèmeGestion de la relation fournisseurs
La qualification et l'évaluation font partie de la fiche fournisseur.
Voir le systèmeAchats électroniques
Le paiement est libéré une fois la conformité du mois vérifiée.
Voir le systèmeGestion du cycle de vie des contrats
Les exigences du contrat définissent les documents demandés.
Voir le systèmeBudget et pilotage de chantiers
Contrôle des sous-traitants par chantier.
Voir le systèmeDispatch minier et maintenance de flotte lourde
Accréditation du personnel et des engins en exploitation minière.
Voir le systèmeAnalyse en 10 minutes : gestion des sous-traitants
Cette analyse mesure comment vous qualifiez, habilitez et contrôlez vos sous-traitants et leur personnel sur le site. Les questions portent sur les exigences, le registre, le poste de garde, les permis à haut risque, la conformité sociale et l'évaluation.
Dimensions notées
- Qualification des sous-traitants. Si chaque entreprise sous-traitante satisfait des exigences écrites selon le type de travail avant de mobiliser du personnel, avec la même matrice sur chaque site.
- Habilitation du travailleur sous-traitant. S'il existe un registre unique des travailleurs sous-traitants avec assurance SCTR, examen médical, induction et formations datées, et qui le vérifie.
- Entrée sur site et poste de garde. Si le poste de garde bloque l'entrée de quiconque a une exigence périmée, si l'on sait combien de tiers sont sur le site et si les sorties sont clôturées à temps.
- Habilitation aux travaux à risque. Si le sous-traitant travaille avec matrice des dangers, analyse de tâche et permis de travail revus par le titulaire, et si chaque travailleur a l'habilitation exigée par la tâche.
- Conformité sociale et valorisation. Si l'on vérifie chaque mois que le sous-traitant paie salaires, retraite, EsSalud et SCTR de son personnel, et si ce statut est revu avant d'approuver sa valorisation.
- Indicateurs et évaluation des sous-traitants. Si l'on mesure la validité documentaire du personnel tiers et si chaque sous-traitant est évalué en sécurité, qualité et délai à la clôture du service.
Résultat remis
À la fin, vous recevez votre niveau dans chaque dimension du contrôle des sous-traitants. Chaque écart est accompagné d'une première action que HSE ou les contrats peuvent vérifier sur le site.
18 questions notées et 16 questions de contexte (type d'exploitation, taille, système actuel). Les questions de contexte ne sont pas notées : elles situent le résultat face à des exploitations comparables.
Questions fréquentes : gestion des sous-traitants
Diego ne met pas en œuvre lui-même de plateformes de sous-traitants. Il analyse le contrôle, aide à choisir et coordonne avec l'éditeur la connexion aux achats, à l'ERP et au contrôle d'accès.
En sous-traitance avec personnel détaché, l'entreprise principale est solidairement responsable des droits et cotisations de ce personnel (loi 29245). D'où l'intérêt d'une vérification mensuelle.
Le premier livrable est une matrice unique d'exigences par type de travaux. Sans elle, chaque site paramètre la plateforme à sa manière.
Un portail où le sous-traitant voit ce qui manque réduit le travail des deux côtés. La sélection vérifie qu'il reste simple pour des entreprises sans service administratif.
Si vous avez déjà des tourniquets ou lecteurs, l'analyse vérifie s'ils peuvent interroger la validité des documents. C'est cette connexion qui comble l'écart entre bureau et poste de garde.
Mesurez votre contrôle des sous-traitants en 10 minutes
Dix minutes pour savoir si votre poste de garde sait aujourd'hui quels documents sont valides. Diego Muñoz revoit le résultat avec vous, aux heures de Lima.
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