Contratos con fechas, obligaciones y garantías a la vista
Revisamos el ciclo completo de sus contratos y le ayudamos a elegir dónde gestionarlo, antes de que una renovación o una garantía se venza sin aviso.
34 preguntas, resultado al terminar, sin costo.
Sistema CLM: definición y uso
CLM significa gestión del ciclo de vida de contratos. Controla la redacción con plantillas, la aprobación, la firma, las obligaciones, las renovaciones y los vencimientos.
Bien integrado, cada contrato está vinculado al cliente o proveedor, a los pedidos que genera y a las garantías que lo respaldan.
Para quién y cuándo no conviene
Conviene a
- Empresas con contratos de servicio, arrendamiento u obra con renovación automática
- Áreas legales que revisan cada contrato desde cero
- Empresas que controlan cartas fianza y garantías en una agenda
- Contratistas con penalidades y adendas por obra
No conviene cuando
- Pocos contratos al año, sin renovaciones ni garantías: una carpeta ordenada y un calendario bastan
- Solo se necesita firmar: la firma electrónica del ERP alcanza
- La necesidad está en la negociación comercial: corresponde a un asesor legal o comercial
Costo de los vencimientos descubiertos tarde
Buscar la versión firmada, revisar fechas a mano y reconstruir obligaciones consume horas cada semana. Calcule el costo con sus propias cifras.
Ejemplo: un abogado interno que dedica seis horas por semana a buscar versiones y fechas. Cambie los valores por los suyos.
El cálculo muestra lo que hoy cuesta la tarea manual. No es una promesa de ahorro.
Ciclo del contrato
Un sistema CLM lleva el contrato desde la plantilla aprobada por legal, la negociación con control de versiones y la firma, hasta las obligaciones, hitos, garantías, adendas, renovación y vencimiento, con aviso a cada responsable.
Odoo 20 cubre la firma: en Firma electrónica cada solicitud pasa por Por firmar y Firmado, y puede quedar Vencido. El resto del ciclo se analiza y se resuelve con un CLM integrado.
Ciclo del contrato
- Plantilla aprobada
- Por firmar
- Firmado
- Vigente con hitos
- Renovación o vencimiento
El método aplicado a la gestión de contratos
Dmunoz Group dirige cada análisis: primero el proceso y los datos, después la herramienta, con fases cortas que usted aprueba.
Inventario de contratos
Tomamos una muestra de contratos vigentes y registramos sus fechas, obligaciones y garantías para medir cuánto falta.
Circuito actual
Recorremos la redacción, la aprobación y la firma de un contrato reciente, con tiempos y excepciones.
Requisitos y opciones
Con esa información comparamos opciones: registro en el ERP, gestor documental con firma o plataforma CLM.
Integración y proveedor
Diseñamos la integración con compras, ventas y pagos. La plataforma elegida la implementa su proveedor.
Entregables
- Inventario de una muestra de contratos con sus fechas y garantías
- Circuito de aprobación por monto y tipo
- Comparación de opciones con costo total a tres años
- Diseño de integración con el ERP
Requisitos previos y resultados
Requisitos previos
- Inventario de contratos vigentes con contraparte y fechas
- Plantillas y cláusulas aprobadas por legal
- Matriz de aprobación por tipo y monto de contrato
- Lista de cartas fianza y garantías con su banco y vencimiento
Resultados: repositorio, calendario y alertas
- Repositorio único con la versión firmada
- Calendario de renovaciones, hitos y penalidades
- Alertas de vencimiento de garantías
- Contrato enlazado a la orden de compra o de venta del ERP
Dimensiones del análisis
Este análisis revisa el ciclo de sus contratos y subcontratos, desde el modelo y la aprobación hasta las adendas, valorizaciones y cartas fianza. Las preguntas describen prácticas que se pueden comprobar en la oficina y en la obra.
Resultado que recibe
Al terminar recibe su nivel en cinco dimensiones del ciclo contractual y las brechas ordenadas por peso. Cada brecha indica la primera acción para cerrarla.
17 preguntas con puntaje y 12 de contexto (tipo de operación, tamaño, sistema actual). Las de contexto no puntúan: sirven para leer el resultado frente a operaciones parecidas.
Opciones de mercado
No implementamos plataformas CLM. Ayudamos a decidir entre resolverlo con lo que ya tiene o con una plataforma, y a conectarla con el ERP.
Odoo
Odoo Documentos, Firma electrónica y Suscripciones cubren una parte del ciclo: archivo, firma y contratos recurrentes. No reemplazan una plataforma CLM completa.
Módulos técnicos de Odoo 20
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Se evalúa con los mismos criterios que las demás opciones.
Otras opciones
Plataformas de gestión de contratos con plantillas, flujos de aprobación, extracción de fechas y obligaciones, y firma integrada.
- Icertis
- DocuSign CLM
- Ironclad
- Agiloft
- SAP Ariba Contracts
- Conga Contracts
Plataformas CLM y firma electrónica; la lista no indica preferencia.
Criterios de selección
- Alertas de renovación automática con anticipación configurable
- Registro de cartas fianza con banco, monto y vencimiento
- Firma con validez legal en Perú
- Enlace con la orden de compra o venta del ERP
Límites del estándar
Implementación del CLM
Cómo se resuelveNo la hacemos: la realiza el proveedor elegido, con nuestra coordinación
Obligaciones y hitos en el ERP
Cómo se resuelveSe aproximan con documentos, actividades y suscripciones; sin redacción ni versionado de cláusulas
Cartas fianza en el banco
Cómo se resuelveEl registro y el aviso se llevan en el sistema; la renovación se gestiona con el banco
Localización peruana
- Firma digital con certificado reconocido por INDECOPI cuando el contrato lo exige
- Cartas fianza para contratos con el Estado (OECE, Ley 32069)
- Penalidades y garantías de fiel cumplimiento
Análisis, selección e integración
Diagnóstico de contratos
Inventario de una muestra, circuito actual y riesgos de vencimientos y garantías.
Selección de herramienta
Comparación de opciones según volumen de contratos, firma e integración.
Integración con el ERP
Vínculo entre contratos, pedidos, facturas y pagos para controlar lo consumido.
Coordinación con el proveedor
Acompañamos la implementación del proveedor elegido con sus requisitos en la mano.
Analizo su ciclo de contratos, le ayudo a elegir la herramienta y diseño su integración con compras, ventas y pagos en el ERP. No implemento plataformas de gestión de contratos; coordino con el proveedor que usted elija.
Sistemas que se conectan con la gestión de contratos
El contrato se firma con firma digital, se guarda en el gestor documental y alimenta compras, proveedores y ventas. Los enlaces llevan al análisis de cada sistema.
Antes de empezar
Depende del volumen. Con pocas decenas de contratos, un registro con avisos en el ERP o en un gestor documental suele bastar.
No. Analizamos, ayudamos a elegir e integramos con el ERP. La plataforma la implementa su proveedor.
La firma digital con certificado acreditado tiene la misma validez que la manuscrita. Para cada tipo de contrato conviene confirmarlo con su asesor legal.
El análisis en línea y la revisión de 30 minutos no tienen costo. Los trabajos posteriores se cotizan por fases.
Solo el equipo de Dmunoz Group, para preparar la revisión. No se comparten con terceros.
Empiece con el análisis en línea
Al terminar ve su nivel y por dónde empezar. Si quiere, lo revisamos en 30 minutos por videollamada con Dmunoz Group.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com