Las solicitudes de compra por correo y las aprobaciones mediante mensajes dificultan el control del gasto empresarial. Un sistema de compras electrónicas permite registrar requerimientos, comparar cotizaciones, establecer niveles de autorización y seguir las órdenes hasta la recepción y conciliación

La gestión de relación con proveedores (SRM) permite controlar la homologación, evaluar el desempeño y mantener el seguimiento de las relaciones comerciales. El Banco Mundial recomienda establecer indicadores acordados, responsables y mecanismos de mejora para gestionar a los proveedores críticos.

La Ley N.° 28194, modificada por el Decreto Legislativo N.° 1529, obliga a utilizar medios de pago desde S/ 2,000 o US$ 500. El proceso de compras y pagos requiere vincular autorizaciones, recepción, comprobantes y movimientos bancarios para controlar desembolsos sin sustento.