El TMS ordena rutas, entregas y costos del transporte

Un sistema de gestión de transporte, conocido como TMS por sus siglas en inglés, administra las operaciones relacionadas con el traslado físico de mercancías entre ubicaciones. Sus funciones comprenden la planificación de rutas, la asignación de transportistas, el seguimiento de despachos y la liquidación de los servicios de transporte (SAP, 2026).

La plataforma utiliza información de los pedidos y las entregas para organizar las necesidades de transporte. SAP describe funciones para crear unidades de transporte, generar propuestas de entrega y planificar órdenes de transporte mediante procesos manuales o automáticos. También contempla la selección de transportistas, la contratación de servicios y la coordinación del despacho de mercancías (SAP, 2026).

El proceso operativo comienza con la planificación de rutas y continúa con la asignación de transportistas. Después, registra el avance de las entregas y las evidencias de recepción. La operación termina con la liquidación del flete correspondiente. Esta secuencia permite relacionar cada despacho con el pedido que lo originó y el servicio de transporte utilizado.

La cobertura funcional depende de la herramienta seleccionada. Algunas plataformas gestionan la planificación y contratación del transporte, mientras otras incorporan seguimiento de ejecución y distribución de costos (SAP, 2026; SAP, 2026; Oracle, 2026). La empresa debe identificar qué actividades necesita controlar antes de determinar el alcance tecnológico.

1. 1

   Planificar rutas

   La planificación de rutas organiza los pedidos según sus destinos y las condiciones de reparto.

2. 2

   Asignar transportistas

   La asignación de transportistas relaciona cada despacho con el proveedor o vehículo responsable.

3. 3

   Seguir entregas

   El seguimiento de entregas registra los acontecimientos operativos durante el recorrido (SAP, 2026).

4. 4

   Conservar evidencias

   La prueba de entrega conserva evidencias de recepción, como firmas o fotografías.

5. 5

   Liquidar fletes

   La liquidación de fletes relaciona los servicios ejecutados con los costos que deben reconocerse.

La necesidad de evaluar un TMS aparece cuando el volumen de despachos supera la capacidad de coordinación manual. El responsable de distribución prepara las rutas en hojas de cálculo, consulta a los conductores por teléfono y actualiza los estados cuando recibe información de retorno. Este procedimiento dificulta conocer la situación de los pedidos mientras los vehículos permanecen en ruta.

La falta de seguimiento también afecta la atención al cliente. El personal comercial puede desconocer si un pedido llegó dentro de la ventana horaria acordada o si el destinatario recibió la mercancía. Cuando la empresa carece de evidencias de entrega, necesita consultar a los conductores para reconstruir lo ocurrido.

El control financiero presenta otra dificultad. Cuando el área de administración revisa las facturas de los transportistas sin relacionarlas con las entregas realizadas, resulta difícil determinar el costo atribuible a cada pedido. La empresa puede conocer el gasto general del transporte y carecer de información para distribuirlo entre clientes, destinos y operaciones.

• Las rutas de reparto se preparan manualmente cada día y requieren ajustes constantes por cambios en los pedidos.
• La empresa desconoce qué entregas se completaron hasta que el conductor regresa o comunica los resultados.
• El área de logística carece de información verificable sobre el costo de flete por cliente o pedido.
• El equipo valida las facturas de los transportistas sin cruzarlas con las entregas realizadas y sus condiciones de servicio.
• Las guías de remisión se preparan manualmente y presentan errores de ubigeo o placa.
• Los clientes reclaman por incumplimientos de horarios o falta de evidencias de recepción.

El seguimiento de entregas requiere registrar acontecimientos que permitan conocer el estado de cada operación. La documentación de SAP Transportation Management contempla eventos como la llegada de una unidad a su destino y permite asociarlos con unidades de transporte, órdenes de flete y reservas. Su funcionalidad básica admite registrar estos acontecimientos sin depender necesariamente de un sistema externo de gestión de eventos (SAP, 2026).

Este registro proporciona información para identificar despachos pendientes, entregas completadas y acontecimientos que requieren revisión (SAP, 2026). La empresa debe definir qué eventos necesita controlar y quién tiene la responsabilidad de registrarlos. También debe establecer qué información necesita recibir el área de atención al cliente y qué evidencias debe conservar para verificar cada entrega.

Cuando utiliza aplicaciones móviles, la operación debe considerar la disponibilidad de dispositivos y conexión de datos para los conductores. La falta de estos recursos puede limitar el registro oportuno de acontecimientos durante el recorrido. La calidad de las direcciones también condiciona la planificación, porque los datos geográficos incorrectos pueden generar rutas inadecuadas.

El control económico requiere distribuir el costo del transporte entre los pedidos que utilizan un mismo servicio. Oracle Transportation Management permite asignar costos estimados de un envío mediante criterios como peso, volumen, cantidad de unidades y distancia recorrida. La distribución puede combinar estos atributos y generar una acumulación contable del costo planificado (Oracle, 2026).

La información resultante permite analizar el costo de transporte atribuible a cada pedido y comunicar su distribución a los responsables correspondientes (Oracle, 2026). Para completar el control financiero, la empresa debe relacionar esos importes con los servicios efectivamente prestados y las facturas de los transportistas. Las diferencias entre el costo planificado y el facturado deben quedar disponibles para revisión antes de liquidar el servicio.

Los indicadores permiten evaluar el comportamiento de la operación y revisar las decisiones de distribución. El área de logística necesita establecer una fuente de información para cada indicador y mantener criterios uniformes de cálculo.

• Las entregas a tiempo permiten evaluar el cumplimiento de las ventanas horarias acordadas con los clientes.
• El costo de flete por pedido permite comparar el gasto de transporte entre operaciones y destinos.
• La utilización de capacidad del vehículo permite evaluar el aprovechamiento de los recursos asignados a los despachos.
• Las entregas fallidas permiten identificar problemas de coordinación, disponibilidad del destinatario o ejecución del reparto.

La actividad logística peruana mantiene una relación directa con el movimiento de mercancías entre departamentos y centros de distribución. El INEI reportó que el sector Transporte, Almacenamiento, Correo y Mensajería creció 7,0 % durante el cuarto trimestre de 2024 y 6,1 % durante el conjunto del año. Lima registró un crecimiento de 6,6 % en esta actividad durante 2024. Estas cifras describen el comportamiento del sector y no representan indicadores de adopción de plataformas TMS (Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), 2025).

La operación de transporte terrestre de mercancías también debe considerar las disposiciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. El numeral 21.3 del artículo 21 del Reglamento Nacional de Administración de Transporte establece como condición técnica mínima que los vehículos destinados a este servicio cuenten con un sistema de control y monitoreo inalámbrico que transmita permanentemente información del vehículo a la autoridad competente (Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) - Diario Oficial El Peruano, 2025).

La disposición contempla excepciones para vehículos destinados al transporte de dinero y valores y para vehículos con capacidad de carga útil inferior a dos toneladas métricas destinados al transporte general de mercancías (Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) - Diario Oficial El Peruano, 2025).

El Decreto Supremo N.° 023-2025-MTC, publicado el 30 de diciembre de 2025, prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2028 la suspensión de la aplicación de las infracciones relacionadas con dicho sistema de monitoreo. La norma atribuye esta situación a limitaciones tecnológicas, logísticas, normativas y de recursos humanos que afectan la capacidad operativa de SUTRAN. La exigencia técnica establecida en el reglamento continúa vigente durante la suspensión de las infracciones (Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) - Diario Oficial El Peruano, 2025).

El sistema de monitoreo inalámbrico exigido por el MTC tiene una finalidad específica de control vehicular (Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) - Diario Oficial El Peruano, 2025). Un TMS comprende funciones adicionales de planificación, ejecución y administración del transporte (SAP, 2026). La evaluación tecnológica debe considerar ambos requerimientos por separado. También debe contemplar la integración de las guías de remisión electrónicas con el flujo de despacho para mantener la correspondencia entre los documentos y los movimientos físicos.

Dmunoz Group analiza oportunidades de mejora en procesos y tecnología mediante su método DMG-RT. La evaluación comienza con la identificación de un problema operativo y un indicador de negocio que permita medir su impacto. En transporte, los indicadores posibles incluyen entregas a tiempo, costo de flete por pedido, utilización de capacidad y entregas fallidas.

El diagnóstico identifica cómo se planifican las rutas, quién asigna los transportistas, cómo se registran las entregas y de qué manera se liquidan los fletes. También examina la calidad de las direcciones, la disponibilidad de información geográfica y la capacidad de los conductores para transmitir acontecimientos del recorrido. Una oportunidad sin información suficiente para cuantificar su beneficio se registra como un hallazgo cualitativo.

El dimensionamiento requiere establecer una línea base reproducible antes de proponer cambios tecnológicos. Cada oportunidad debe incluir una fórmula de beneficio, una fuente de datos, los supuestos utilizados y un rango de resultados esperado. La línea base debe contar con la aprobación de finanzas antes de utilizarla para evaluar los resultados de una intervención. El costo de transporte por pedido puede compararse con esta referencia documentada.

La selección de herramientas depende de la complejidad de la operación y de los sistemas existentes. La evaluación considera la integración con el ERP, el sistema de gestión de almacenes (WMS), la gestión de flota, los sistemas de información geográfica, la facturación electrónica y el comercio electrónico. También examina la posibilidad de mantener los indicadores y las acciones correctivas dentro del sistema de gestión empresarial de la compañía.

El mercado dispone de plataformas especializadas con distintos alcances funcionales. Entre las alternativas identificadas se encuentran Oracle Transportation Management, SAP Transportation Management, Blue Yonder TMS, Beetrack de DispatchTrack, SimpliRoute y Descartes. La comparación debe considerar las capacidades de planificación, seguimiento, liquidación, integración y disponibilidad de información para cada operación.

Odoo Inventario incorpora métodos de envío y conectores de transportistas, aunque su alcance como TMS es limitado. Su utilización requiere evaluar las necesidades de distribución y la complejidad de las operaciones. Cuando la empresa necesita funciones especializadas de planificación y seguimiento, debe analizar la cobertura de herramientas complementarias y sus posibilidades de integración.

Dmunoz Group desarrolla actividades de diagnóstico, evaluación y selección de herramientas tecnológicas, además del análisis de alternativas de integración para los procesos de transporte. Este alcance permite identificar las capacidades necesarias y comparar las opciones disponibles según los requerimientos operativos de cada empresa.

La evaluación también contempla riesgos de ejecución. Las direcciones mal georreferenciadas pueden generar rutas incorrectas. Los conductores sin teléfonos inteligentes o conexión de datos pueden limitar el registro de acontecimientos durante el recorrido. La separación de la guía de remisión electrónica respecto del despacho introduce tareas adicionales de conciliación entre los documentos y los movimientos físicos.