Cómo medir exactitud de inventario antes de invertir en WMS

La metodología publicada por la PUCP asigna un punto cuando la cantidad del kárdex coincide exactamente con el conteo físico. Si existe cualquier diferencia, asigna cero al código revisado. La fórmula es códigos con cantidades correctas divididos entre todos los códigos inventariados, multiplicado por cien para expresarla como porcentaje. (Pontificia Universidad Católica del Perú, Fondo Editorial. Publicación disponible en el repositorio digital de la Biblioteca Nacional del Perú., 2018)

En el ejemplo académico, un código registra 100 unidades y el conteo encuentra 100; los otros códigos presentan diferencias. El resultado es 1/3, equivalente al 33,33 % de exactitud de registros. Esta cifra describe únicamente el ejercicio didáctico y no representa un promedio del mercado peruano. (Pontificia Universidad Católica del Perú, Fondo Editorial. Publicación disponible en el repositorio digital de la Biblioteca Nacional del Perú., 2018)

Para establecer una línea base empresarial, el alcance debe identificar almacenes, fecha de corte y responsables del recuento. El reporte conserva el saldo del kárdex anterior a los ajustes para impedir que las correcciones alteren retrospectivamente el indicador. La medición distingue coincidencias por código y discrepancias por ubicación cuando el producto se almacena en varias posiciones. (Pontificia Universidad Católica del Perú, Fondo Editorial. Publicación disponible en el repositorio digital de la Biblioteca Nacional del Perú., 2018)

El artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta clasifica las obligaciones según ingresos brutos del ejercicio anterior y umbrales en UIT del ejercicio en curso. Por debajo de 500 UIT, exige inventarios físicos de existencias al cierre del ejercicio. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2004)

Entre 500 y 1.500 UIT, incluidos ambos extremos, corresponde el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. Por encima de 1.500 UIT, se exige contabilidad de costos, Registro de Costos, inventario permanente en unidades físicas e inventario permanente valorizado. El reglamento también contempla que SUNAT establezca exoneraciones de determinados registros para el tramo superior. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2004)

Las empresas con ingresos desde 500 UIT deben practicar, además, al menos un inventario físico por ejercicio. Los resultados requieren refrendo del contador o responsable de su ejecución y aprobación del representante legal. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2004)

La Resolución N.° 234-2006/SUNAT dispone registrar mensualmente las entradas y salidas por almacén en el Formato 12.1. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006) La Resolución N.° 000257-2025/SUNAT fija un plazo general de tres meses para el Libro de Inventarios y Balances desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio. También establece supuestos especiales vinculados al PDT 0625 y rige desde el 1 de agosto de 2025. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2025) Ese plazo no sustituye el registro mensual de movimientos físicos. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006; Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2025)

El Formato 12.1 identifica el establecimiento, código y tipo de existencia, descripción, unidad de medida, documentos sustentatorios, entradas, salidas y saldo final en unidades. Esos datos ofrecen una estructura inicial para contrastar el ERP con el conteo. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006) La extracción debe mantener las cantidades originales y la fecha de cada movimiento relevante.

La comparación exige una misma unidad de medida e identificador de establecimiento para cada producto. Cuando existen varias posiciones, conviene desagregar el saldo por ubicación y conciliar el total por código. Esa separación identifica productos ubicados donde el sistema no los espera.

El corte documenta recepciones pendientes, traslados internos y despachos en proceso para evitar que se interpreten como faltantes físicos. Cada excepción debe vincularse con su documento de origen y con la decisión adoptada por el responsable. La base final permite repetir el cálculo sin reconstruir manualmente las diferencias detectadas.

• Identificar establecimiento, almacén, ubicación y código de producto para conservar la trazabilidad del conteo. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006)
• Registrar descripción, unidad de medida y cantidad esperada al momento del corte operativo. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006)
• Capturar cantidad contada, diferencia en unidades, fecha y responsable del recuento. (Odoo S.A., 2026)
• Relacionar entradas, salidas, documentos sustentatorios y ajustes posteriores con el saldo inicial. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006; Odoo S.A., 2026)

La exactitud de registros definida por la PUCP mide coincidencias de cantidades por código. (Pontificia Universidad Católica del Perú, Fondo Editorial. Publicación disponible en el repositorio digital de la Biblioteca Nacional del Perú., 2018) La NIC 2 establece otro criterio: los inventarios se miden al costo o al valor neto realizable, el menor. Su párrafo 25 contempla FIFO y promedio ponderado para las existencias comprendidas en ese tratamiento. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

Una diferencia física puede afectar pocos códigos y comprometer productos relevantes para la operación. Por eso, el indicador porcentual debe acompañarse de una relación de faltantes y sobrantes en unidades. La dirección puede priorizar la revisión de diferencias según su efecto en la preparación de pedidos, sin modificar la fórmula de exactitud. (Pontificia Universidad Católica del Perú, Fondo Editorial. Publicación disponible en el repositorio digital de la Biblioteca Nacional del Perú., 2018)

El impacto monetario se presenta en una columna separada, con el costo aplicable y la fuente contable identificados. El valor neto de faltantes y sobrantes puede ocultar movimientos opuestos, por lo que el análisis conserva ambos conceptos individualmente. La estimación económica exige validación contable antes de registrar ajustes de inventario o atribuir beneficios al proyecto. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

La documentación oficial de Odoo 20 describe una vista de inventario físico con cantidades A la mano, Contado y Diferencia. La primera recoge el registro del sistema; la segunda, el conteo ingresado; la tercera calcula la variación. Cuando ambas cantidades coinciden, la diferencia mostrada es 0,00. (Odoo S.A., 2026)

En Odoo 20, los conteos cíclicos se organizan por ubicación de almacenamiento. La frecuencia se configura en días y parte de un valor predeterminado de cero. La documentación presenta una ubicación que debe contarse cada 30 días y explica que el siguiente recuento se programa después de aplicar el ajuste. (Odoo S.A., 2026)

El uso de códigos de barras permite asignar conteos a operarios y escanear productos o ubicaciones. El recuento de ubicaciones completas ayuda a identificar existencias faltantes o colocadas en posiciones equivocadas. La cantidad esperada permanece oculta de manera predeterminada para reducir el sesgo del operario, aunque puede mostrarse mediante una opción específica. (Odoo S.A., 2026)

El responsable debe revisar los movimientos registrados después del conteo y antes de aplicar la corrección. Odoo advierte sobre ese intervalo y solicita una confirmación adicional al aplicar el ajuste. La plataforma permite registrar motivos y mantiene los movimientos derivados del ajuste. (Odoo S.A., 2026) El registro de estas decisiones facilita comparar recuentos posteriores con la línea base original.

En la experiencia de implementación de Dmunoz Group, las ubicaciones poco confiables obligan a buscar productos durante la preparación de pedidos. Los errores de cantidad también aparecen en el despacho cuando las excepciones del picking quedan pendientes hasta el empaque.

Los lectores sin integración al flujo y la ausencia de criterios uniformes para codificar ubicaciones dificultan un conteo reproducible. Configurar rutas multietapa sin probar faltantes, entregas parciales y devoluciones deja excepciones sin una respuesta operativa definida.

El método DMG-RT exige un KPI de negocio por intervención tecnológica y una línea base reproducible aprobada por finanzas del cliente. Para inventarios, relaciona los movimientos sin registrar con conteos cíclicos, ubicaciones confiables y lectores integrados al ERP.

La selección de un WMS adicional depende de si el proceso necesita controlar recepción, ubicaciones, picking, empaque, despacho y transferencias con una trazabilidad que la configuración actual no cubre. Si el indicador mejora con controles de ubicación y conteo ya disponibles, esa evolución debe medirse antes de ampliar la inversión. Un faltante corregido únicamente durante el empaque mantiene el riesgo de preparar el pedido con cantidades equivocadas hasta que se registre y resuelva su causa.