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Su ERP evaluado como inversión antes de firmar el contrato
Para gerentes generales y de finanzas de empresas que dejan Excel, un sistema local o una versión antigua. Mida si sus datos resisten la fecha de corte y calcule en cuántos meses se recupera la inversión, con los indicadores que el cambio tiene que mover: días de cobro, días de inventario, cierre mensual y riesgos SUNAT.
Resultado inmediato, sin costo. El selector ajusta los ejemplos de toda la página.
Seis registros de una venta, del pedido al asiento
Marque cómo se registra hoy cada paso en su empresa. El diagrama muestra cuántas veces se vuelve a escribir la misma operación y qué caso de valor señala primero. Es la misma tabla de la segunda página del autodiagnóstico.
- Sin marcarDigitado otra vezHoja de cálculoExporta e importaUn solo registro
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0 de las filas marcadas se vuelven a escribir a mano. Filas marcadas: 0/6
Registro único: — Suma de valores de las seis filas ÷ 18, de 0 (digitado) a 3 (un solo registro).
El caso que su mapa señala primero: —
Pedido
- Hoy suele pasar
- La cotización sale de una plantilla de Word o Excel y el pedido llega por WhatsApp o correo. El precio se copia de la última cotización y el crédito del cliente se revisa en otra hoja.
- El pedido se registra en el módulo comercial, pero el límite de crédito y la lista de precios vigente se consultan en una hoja que mantiene créditos y cobranzas.
- El pedido está en el ERP y la regla de descuento por cliente vive en un desarrollo propio que solo conoce el proveedor.
- Indicador que alimenta
- Notas de crédito por error de precio o cantidad (KPI); duplicidad de clientes (KRI).
- En Odoo 20
- Ventas › Pedidos. La cotización confirmada toma el precio de la lista asignada al cliente y avisa cuando el pedido supera su límite de crédito.
- Cobertura
- Estándar.
Despacho
- Hoy suele pasar
- La guía de remisión se emite en el portal de SUNAT o en el facturador, y el stock se descuenta a mano en la hoja al final del día.
- El almacén despacha con la guía del sistema local; las salidas parciales no siempre se cruzan con el pedido.
- La entrega se valida en el ERP y la guía electrónica se emite en otra herramienta, con los datos del transportista copiados.
- Indicador que alimenta
- Pedido perfecto y exactitud de inventario (KPI); ajustes de inventario sin aprobación (KRI).
- En Odoo 20
- Inventario › Entregas. La entrega nace del pedido confirmado, reserva el stock y descuenta lo que se valida.
- Cobertura
- Estándar para la entrega. Guía de remisión electrónica con transportista y vehículo: Verificar en Odoo 20.
Comprobante
- Hoy suele pasar
- La factura se digita en el facturador copiando cliente, productos y precios del pedido. Si la operación lleva detracción, el monto se calcula aparte.
- La factura sale del sistema local y se envía por la OSE; un rechazo se corrige con una nota de crédito y una nueva factura.
- La factura sale del ERP con un conector de facturación electrónica que se mantiene por separado.
- Indicador que alimenta
- Días entre pedido y factura, comprobantes rechazados u observados (KPI); comprobantes enviados fuera de plazo (KRI).
- En Odoo 20
- Contabilidad › Clientes › Facturas. La factura se crea desde la entrega o el pedido, con la localización peruana y el estado de envío del comprobante electrónico en la misma pantalla.
- Cobertura
- Estándar. Percepciones como agente perceptor: Verificar en Odoo 20.
Cobranza
- Hoy suele pasar
- Tesorería revisa la banca por internet y marca en la hoja qué factura se pagó. Las detracciones se ven en el estado de cuenta del Banco de la Nación, en otro archivo.
- Los abonos se aplican en el sistema contable al cierre; durante el mes, la cartera se pregunta a la persona que la lleva.
- Los extractos se cargan con una plantilla propia por banco que falla cuando el banco cambia el formato.
- Indicador que alimenta
- Días de cobro (KPI); cartera vencida a más de 90 días y detracciones sin depositar (KRI).
- En Odoo 20
- Contabilidad › Conciliación bancaria y seguimiento de pagos. Cada abono se empareja con su factura y el informe de antigüedad muestra el vencido por cliente.
- Cobertura
- Estándar. Importación de extractos de bancos peruanos: configuración por banco. Cuenta de detracciones del Banco de la Nación: diario propio con conciliación manual o importación a medida.
Compra y recepción
- Hoy suele pasar
- El pedido al proveedor sale por correo o WhatsApp. La factura del proveedor se registra en el software contable sin compararla con lo recibido.
- La orden de compra existe, pero la recepción se registra días después y la factura se paga sin cruzar cantidades.
- La aprobación de compras es un flujo propio que obliga a aprobar fuera del sistema cuando el aprobador no está.
- Indicador que alimenta
- Facturas de proveedor con orden y recepción enlazadas (KPI); compras sin orden aprobada (KRI).
- En Odoo 20
- Compras › Órdenes. La recepción nace de la orden y la factura del proveedor muestra lo pedido, lo recibido y lo facturado por línea.
- Cobertura
- Estándar. Comprobante de retención electrónico como agente de retención: Verificar en Odoo 20. Importación de comprobantes de proveedores desde SIRE: Desarrollo.
Asiento
- Hoy suele pasar
- El estudio contable recibe a inicios de mes un archivo con ventas y compras y registra los asientos semanas después.
- Ventas y compras pasan al módulo contable por exportación; las diferencias se cuadran a mano antes de generar los libros.
- El asiento se genera, pero los libros electrónicos salen de un programa aparte que lee la base del ERP.
- Indicador que alimenta
- Días de cierre mensual y asientos manuales (KPI); periodos reabiertos y libros fuera de plazo (KRI).
- En Odoo 20
- Cada factura, pago y movimiento valorizado de inventario genera su asiento. La fecha de bloqueo cierra el periodo.
- Cobertura
- Estándar. Formatos PLE 5.1, 6.1, 8.1, 12.1, 13.1 y archivo de ajuste SIRE: Verificar en Odoo 20.
Hoja de caso de negocio de su ERP
Escriba los datos de su último año. La hoja calcula cuánta caja libera el cambio, en qué mes se recupera la inversión y el valor actual neto a 24 y 36 meses, con el escenario conservador como base de decisión. Los datos no salen de su navegador.
Supuestos de esta página: la operación nueva queda plena en el mes 6 (conservador) o 4 (base) y el sistema anterior convive 3 meses o 1 mes con costo doble. Su plan los fija en el diseño.
- Caja liberada una vez
- Efecto financiero anual de esa caja
- Recuperación de la inversión
- Recuperación descontada
- Valor actual neto a 36 meses
- Valor actual neto a 24 meses
- Tasa interna de retorno anual
- Tasa mensual de descuento
- Solo con beneficios recurrentes
Escriba la inversión inicial para ver en qué mes se recupera. Esta página no sugiere montos: la inversión sale de una propuesta con alcance definido.
La caja liberada sale de los días de cobro, factura e inventario que usted escribió. El plazo de recuperación aparece al escribir la inversión.
Con estos datos, la inversión se recupera en el mes gracias a la caja que liberan los días de cobro, factura e inventario. Sin esa caja, los beneficios recurrentes no cubren la inversión en 36 meses. El proyecto se defiende si las metas de días son alcanzables; el autodiagnóstico pregunta por ellas.
La inversión se recupera en el mes , y en el mes aun sin contar la caja liberada. El retorno no depende de una mejora que ocurre una sola vez.
Con estos datos, el cambio no recupera la inversión en 36 meses. Revise si las metas están completas o si el alcance es mayor que el problema; el diagnóstico de 30 min sirve también para decidir no implementar todavía.
horas al año quedan como capacidad liberada, fuera del retorno, hasta que tengan un costo y una reasignación documentada.
Ver las fórmulas
- Caja liberada = (días de cobro hoy − meta) × ventas a crédito ÷ 365 + (días de factura hoy − meta) × ventas a crédito ÷ 365 + (días de inventario hoy − meta) × costo de ventas ÷ 365.
- Flujo del mes t = − costo recurrente ÷ 12 + horas × costo por hora × min(t ÷ mes pleno, 1) + costo del sistema actual ÷ 12 desde que termina la convivencia + caja liberada en el mes pleno + caja liberada × tasa mensual después.
- Tasa mensual = (1 + costo de capital anual)^(1/12) − 1. VAN = − inversión + Σ flujo ÷ (1 + tasa mensual)^t.
- Recuperación: primer mes en que el flujo acumulado menos la inversión es ≥ 0; la descontada usa cada flujo dividido entre (1 + tasa mensual)^t. TIR anual = (1 + TIR mensual)^12 − 1, solo si el flujo cambia de signo una vez.
- Solo con beneficios recurrentes: el mismo cálculo sin la caja liberada ni su efecto financiero.
Fórmulas del modelo de impacto del método DMG-RT. Los valores iniciales son un ejemplo editable, no datos de ninguna empresa. Los montos se escriben sin IGV. El costo de capital de referencia es la tasa activa para su segmento que publica la SBS, con la fecha de consulta; la tasa de referencia del BCRP sirve solo como piso de comparación.
Criterios para fijar la fecha de corte
La fecha de corte es el día en que el sistema anterior deja de recibir operaciones y el ERP arranca con saldos iniciales. Migrar con maestros duplicados o permisos sin ordenar traslada el problema al sistema nuevo. Estos ocho indicadores de riesgo se miden con extracciones del sistema actual antes de fijar la fecha; el umbral de cada uno lo acuerda su empresa en el diseño.
| Indicador de riesgo | Fórmula | Se extrae de | Si supera el umbral |
|---|---|---|---|
| Su punto de partidaClientes, proveedores o productos duplicados | FórmulaRegistros duplicados ÷ registros del maestro | Se extrae deListados de clientes, proveedores y productos de todos los archivos y sistemas | Si supera el umbralSe depura y se nombra un dueño por maestro antes de cargar |
| Contactos con RUC o DNI que no valida | FórmulaContactos con documento inválido contra el padrón de SUNAT ÷ contactos con documento | Se extrae deMaestro de clientes y proveedores, cruzado con el padrón RUC de SUNAT | Si supera el umbralSe corrige antes de emitir el primer comprobante desde el ERP |
| Productos sin costo o sin unidad de medida | FórmulaProductos activos sin costo o sin unidad SUNAT ÷ productos activos | Se extrae deMaestro de productos y kardex | Si supera el umbralSe completa antes de cargar el inventario inicial; si no, el margen y la valorización salen errados (NIC 2) |
| Su punto de partidaProcesos que conoce una sola persona | FórmulaProcesos cuya regla o ejecución depende de una persona ÷ procesos del mapa | Se extrae deEntrevistas del diagnóstico | Si supera el umbralSe documenta la regla y se asigna un segundo responsable antes del corte (ISO 31000) |
| Usuarios que pueden crear proveedor, registrar factura y pagar | FórmulaUsuarios con las tres funciones ÷ usuarios con acceso a finanzas | Se extrae dePerfiles del sistema actual y de la banca por internet | Si supera el umbralSe separan funciones en el diseño de permisos (COSO, COBIT DSS06) |
| Días desde la última restauración de respaldo probada | FórmulaFecha de hoy − fecha de la última restauración exitosa | Se extrae deRegistro de TI o del proveedor | Si supera el umbralSe prueba una restauración antes de extraer los datos de migración (COBIT DSS04) |
| Periodos reabiertos | FórmulaPeriodos con asientos registrados después del cierre ÷ periodos cerrados | Se extrae deSistema contable o estudio externo | Si supera el umbralSe cierra y concilia el último periodo antes de tomar los saldos iniciales |
| Su punto de partidaPersonalizaciones que modifican el sistema base | FórmulaObjetos personalizados sobre módulos base ÷ objetos personalizados | Se extrae deInventario de desarrollos del proveedor actual | Si supera el umbralCada una se clasifica en: ya estándar en Odoo 20, configuración o brecha con desarrollo (COBIT BAI03, BAI10) |
Marcos citados: ISO 8000 · ISO 31000:2018 · COSO 2013 · COBIT 2019. El autodiagnóstico mide estos riesgos en su página de maestros, accesos y el sistema que se apaga.
Tres casos de valor y el orden para empezar
Un ERP no se implementa entero el primer mes. Cada caso de valor agrupa los procesos que mueven los mismos indicadores y se mide por separado. El orden lo decide el plazo de recuperación conservador con su línea base.
| APedido a cobro en un solo flujo | BInventario único y valorizado | CCierre mensual y SUNAT desde el sistema | |
|---|---|---|---|
| Procesos | ProcesosPedido, despacho, comprobante, cobranza, detracciones | ProcesosCompra, recepción, almacén, conteo, reposición | ProcesosRegistro a reporte, cierre, libros y registros, activos, retiro del sistema anterior |
| Indicadores que mueve | Indicadores que mueveDías entre pedido y factura, días de cobro, notas de crédito por error, comprobantes rechazados | Indicadores que mueveExactitud de inventario, días de inventario, stock sin movimiento, quiebres, facturas con tres vías | Indicadores que mueveDías de cierre, partidas sin conciliar, asientos manuales, diferencias con la propuesta SIRE |
| Riesgos que baja | Riesgos que bajaCartera vencida, documentos inválidos, detracciones sin depositar | Riesgos que bajaAjustes sin aprobación, productos sin costo, compras sin orden | Riesgos que bajaPeriodos reabiertos, libros fuera de plazo, crédito fiscal en riesgo, procesos que conoce una sola persona |
| Palanca dominante | Palanca dominanteCapital de trabajo y costo | Palanca dominanteCapital de trabajo e ingresos | Palanca dominanteCosto y riesgo |
| Dato más difícil de obtener | Dato más difícil de obtenerHoras reales de facturación y cobranza, por muestreo | Dato más difícil de obtenerDiferencias reales de inventario, por conteo | Dato más difícil de obtenerMultas de los últimos 24 meses y costo completo del sistema anterior |
| Desarrollo en el núcleo | Desarrollo en el núcleoNinguno | Desarrollo en el núcleoNinguno; PLE de inventarios según verificación | Desarrollo en el núcleoSegún cobertura de PLE y SIRE; planilla integrada por asiento |
| Primer indicador medible | Primer indicador medibleDías entre pedido y factura, día 30 | Primer indicador medibleExactitud de inventario, día 60 | Primer indicador medibleDías de cierre, tercer cierre (día 90) |
| En Odoo 20 | En Odoo 20Ventas, Inventario, Contabilidad, Portal, facturación electrónica peruana | En Odoo 20Inventario con conteo cíclico y reabastecimiento, Compras, Código de barras, valorización perpetua | En Odoo 20Contabilidad, Activos, informes peruanos, Documentos |
Regla de secuencia: va primero el caso con el plazo de recuperación conservador más corto. Si dos empatan, va primero el que libera caja (A o B), porque esa caja financia los frentes siguientes. En empresas que parten de un ERP local o antiguo, el caso C suele adelantarse porque el apagado del sistema anterior tiene fecha de contrato; con ese punto de partida, la tabla lo muestra primero.
Del diagnóstico al día 180, con fechas
Elija el mes en que quiere operar en Odoo. La página ubica cada fase del método DMG-RT en su calendario y marca cuándo se mide el resultado contra la línea base.
El último cierre anual del sistema anterior coincide con la preparación de los estados financieros y de la declaración anual. El diagnóstico revisa si corresponde mover la fecha.
Quedan menos de cinco meses. El informe del autodiagnóstico indica qué tareas se pueden adelantar y cuáles fijan la fecha.
F1 Diagnóstico
M − 5Quince días hábiles de entrevistas y extracciones. Sale la carta de hallazgos y la línea base preliminar con los datos de la hoja de caso de negocio.
F2 Diseño
M − 4Proceso objetivo, brechas frente al estándar y línea base firmada. Se fija el umbral de cada criterio de corte.
Preparación de datos
M − 4 a M − 2Depuración de maestros, plan de cuentas y decisión de qué histórico se migra y qué se archiva consultable.
F3 Implementación
M − 3 a M − 1Configuración, localización peruana, integraciones y pruebas con datos reales.
Capacitación y congelamiento
M − 1Usuarios responsables de cada proceso capacitados; los maestros se congelan la última semana.
Fecha de corte
MPrimer día del mes. Saldos iniciales al último día del mes anterior. El sistema anterior queda en consulta durante la convivencia.
Día 90
M + 3Informe de indicadores adelantados: uso del sistema, días entre pedido y factura, facturas con tres vías, comprobantes rechazados y tres cierres medidos.
Día 180
M + 6Informe de resultado: días de cobro, días de inventario, ahorro por el sistema apagado y beneficio en soles contra la línea base firmada, con el retorno recalculado con flujos reales.
Plazos de referencia de esta página para una primera fase, tomados de la estructura de inversión del método. Su plan los fija en el diseño.
Los indicadores del día 180 usan la misma definición que la línea base y se normalizan por volumen y precio del periodo base. El retorno medido usa beneficio realizado; el proyectado, el promedio de las últimas ocho semanas. Los dos se informan por separado.
Autodiagnóstico de preparación ERP con línea base financiera
Sigue una venta, una compra y un cierre de mes en su empresa, y mide si los datos están listos para pasar a un ERP sin trasladar los problemas actuales. Según sus respuestas aparecen preguntas que precisan su caso.
Dimensiones que mide
- Del pedido al abono
- Compra y stock
- Mes cerrado y declarado
- Maestros para el corte
- Accesos y sistema que se retira
- Línea base para medir el retorno
Al terminar recibe
- Su nivel en cada dimensión de preparación.
- El caso de valor que se mide primero y la comparación con los otros dos.
- Las fórmulas del beneficio con los datos que haya declarado, y la lista de los que quedan para el diagnóstico.
- Una conversación con el agente analista, que le pide los datos faltantes y le ofrece la plantilla de línea base en hoja de cálculo.
Diego revisa y edita cada informe antes de enviarlo o de la reunión. El costo por hora del personal, las cuentas por pagar, las multas, el costo del sistema actual y el costo de capital no se piden aquí: se ven en el diagnóstico de 30 min o en F1, con acuerdo de confidencialidad.
Límites de Odoo 20 en una empresa peruana
- Planilla: gratificaciones, CTS, AFP u ONP, EsSalud, PLAME y T-Registro no forman parte de la localización estándar revisada. Se mantiene el software de planilla y su asiento se importa, o se presupuesta como desarrollo.
- Guía de remisión electrónica con transportista y vehículo, percepciones como agente perceptor y retenciones como agente de retención: se verifican en la vitrina de Odoo 20 antes de incluirlas en una propuesta.
- PLE de inventario permanente (formatos 12.1 y 13.1) y archivo de ajuste SIRE: se verifican en Odoo 20; si faltan, son brecha presupuestada.
- Archivos de pagos masivos en el formato de cada banco: desarrollo por banco.
- Pronóstico de demanda con estacionalidad: fuera del estándar; el estándar trae mínimos, máximos y reposición sugerida.
Condiciones del autodiagnóstico ERP
Resultado bajo
Un resultado en «Todavía no: prepare primero» indica qué tareas resolver antes de pedir propuestas. Muchas son internas: nombrar dueños de maestros, cerrar el último periodo, depurar clientes. El informe las ordena y no obliga a contratar nada.
Empresas que no usan Odoo
El autodiagnóstico y la hoja de caso de negocio sirven para cualquier ERP. Las referencias a pantallas son de Odoo 20 porque es el sistema que Diego implementa; si eligió otro, la línea base y los criterios de corte se usan igual.
Cifras de la hoja de caso de negocio
La hoja aplica fórmulas a los datos que usted escribe. No contiene promedios del mercado ni resultados de otras empresas. Las metas de días son suyas; el diagnóstico F1 las contrasta con su registro de ventas, su kardex y su balance.
Contador o estudio externo
El estudio contable sigue en el proyecto. Recibe los asientos generados por cada operación en lugar de un archivo a fin de mes, y participa en la definición del plan de cuentas y de los saldos iniciales.
Uso de sus datos
Diego Muñoz usa sus respuestas para preparar el diagnóstico de 30 min. No se comparten con terceros ni con proveedores de software, y no se usan para envíos masivos. Los datos de la hoja de caso de negocio no salen de su navegador.
Costo
El autodiagnóstico y el diagnóstico de 30 min no tienen costo. Si después decide implementar, la propuesta desglosa diagnóstico, preparación de datos, implementación, licencias, capacitación y salida del sistema anterior, con el plazo de recuperación calculado sobre su línea base. Cada fase se paga por hito.
Revise con Diego el caso de negocio de su ERP antes de pedir propuestas
Lleve la hoja de caso de negocio con sus datos y su resultado del autodiagnóstico. En 30 minutos revisan las metas de días de cobro e inventario, los criterios de corte que su empresa todavía no cumple y el caso de valor por el que empezar. Le responde Diego Muñoz en persona, en horario de Lima.
WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com
