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Cada sistema de su empresa, con su costo y su fecha de retiro
Un autodiagnóstico para gerencia y TI que mide su portafolio de sistemas, el origen de cada dato y el cierre del mes, y señala qué caso medir primero.
La página adapta sus ejemplos a cuatro situaciones: sistemas que se fueron sumando, grupo con varias empresas, antes de elegir un ERP y ERP que rinde menos.
Mapa de calor de sus capacidades
Una capacidad es algo que la empresa hace para operar, como facturar o pagar a proveedores. Marque con qué sostiene hoy cada una.
Si su empresa es un grupo con varias razones sociales: Para un grupo, marque la capacidad como la sostiene la empresa que más factura. El autodiagnóstico pregunta aparte cómo se consolidan las demás.
Si está por elegir un ERP: Antes de elegir un ERP, este mapa es la lista de capacidades que el sistema nuevo tiene que cubrir y las que hoy no se realizan.
| Capacidad | Hojas de cálculo, papel o mensajes | Dos o más sistemas que hacen parte de lo mismo | Un sistema del área; los datos se pasan a mano | Un sistema que comparte datos con los demás sin volver a digitar | No la realizamos |
|---|---|---|---|---|---|
| Venta, comprobante electrónico y cobranza | |||||
| Compra y pago a proveedores | |||||
| Inventario y almacén | |||||
| Contabilidad, tributos y cierre | |||||
| Planilla y personal | |||||
| Relación con clientes y postventa |
Método: TOGAF Series Guide, Business Capabilities, de The Open Group. El autodiagnóstico pregunta lo mismo y lo cruza con costo, datos, cierre y respaldos. Este mapa queda solo en su navegador. opengroup.org/togaf
Mi mapa de calor de capacidades (odoo.dmunozgroup.com/embudo-arquitectura):Calendario de retiro de un sistema
Un sistema reemplazado se sigue pagando hasta que vence su contrato. Calcule cuántos meses pagará dos sistemas y en qué mes se cubre la inversión.
El ahorro por retirar un sistema empieza el mes siguiente a su retiro efectivo, no el día que arranca el nuevo. Si el aviso de no renovación llega tarde, el contrato corre un periodo más y el payback se mueve con él.
Con su situación, use el costo anual de los sistemas que el ERP reemplazaría.
Sus 36 meses
Trama: meses pagando los dos sistemas. Petróleo: meses solo con el sistema nuevo. Borde ocre: mes en que el beneficio acumulado cubre la inversión.
- Retiro efectivo
- mes 8
- Meses pagando dos sistemas
- 8
- Payback simple
- mes 17Fuera de los 36 meses
- Payback descontado
- mes —Fuera de los 36 meses
El cálculo usa sus datos y supuestos marcados. Cuánto se recupera de verdad se mide en el diagnóstico F1 con facturas, contratos y un muestreo de dos semanas.
Fórmulas del cálculo
- Mes de retiro efectivo
- si los meses al vencimiento son al menos los de preaviso, el mes del vencimiento; si no, vencimiento + duración de la renovación
- Meses de doble operación
- meses desde hoy hasta el retiro efectivo
- Adopción del mes t
- aₜ = mínimo(1; t ÷ meses hasta el uso pleno)
- Beneficio neto del mes t
- Bₜ = costo anual antiguo ÷ 12, solo después del retiro, + beneficio operativo × aₜ − costo mensual nuevo
- Payback simple
- primer mes en que Σ Bₜ ≥ inversión inicial
- Payback descontado
- primer mes en que Σ Bₜ ÷ (1 + r)ᵗ ≥ inversión inicial, con r = (1 + tasa anual)^(1/12) − 1
Si su ERP rinde menos de lo que costó: Un ERP que rinde menos suele tener módulos pagados que el equipo reemplaza con hojas de cálculo. El autodiagnóstico pregunta cuáles y por qué; el diagnóstico F1 compara licencias pagadas con usuarios que entraron en los últimos 30 días.
Payback, VAN y TIR según las fórmulas del método DMG-RT. Tasas de referencia: SBS, estadísticas de tasas de interés, consultadas el 30/10/2026. sbs.gob.pe
Un informe con sus cifras y el caso a medir
Al terminar el autodiagnóstico ve su resultado por dominio en pantalla. Si deja sus cifras, el informe las usa en las fórmulas y marca lo que falta medir. Lo revisa Diego Muñoz antes de enviarlo.
Índice del informe
- Mapa de calor de capacidadesSus seis capacidades por cómo se sostienen
- Resultado por dimensiónPortafolio, origen de los datos, traspasos, cierre, decisión de inversión y continuidad, cada una con su KPI y su KRI
- Caso prioritarioEl caso A, B o C que conviene medir primero y el orden de la hoja de ruta
- Línea baseLos datos que usted declaró y los que se miden en F1
- Fórmulas con sus datosCosto por aplicación, licencias sin uso, horas de doble registro, horas de cierre
- EscenariosConservador y base, con los supuestos marcados
- Plan de mediciónQué se mide a los 90 y a los 180 días
- Límites de Odoo 20Lo que el estándar no cubre y lo que se verifica en la instancia de laboratorio
- AnexosPlantillas de inventario de aplicaciones y de traspasos
El nivel de resultado va de «Los sistemas se acumularon sin un mapa que los ordene» a «Cada sistema justifica su costo con un indicador medido».
Trazado de un cliente entre sus sistemas
Marque dónde se registra hoy un cliente nuevo. Cada línea es un lugar donde alguien vuelve a escribir el mismo RUC y la misma razón social.
Cuando el mismo cliente vive en tres sistemas con códigos distintos, el comprobante sale de uno, la cobranza se sigue en otro y el cierre cuadra los dos a mano. Las horas de ese cuadre son el primer dato que mide el diagnóstico.
El cliente nace en Contactos con su RUC validado y los demás procesos lo toman de ahí. Si otros sistemas siguen vivos, la sincronización necesita una integración con cola y monitoreo, fuera del estándar de Odoo.
Indicadores de la capa de datos
- KPI Duplicados en maestros
- registros duplicados según regla (RUC, DNI, código de producto) ÷ registros activos
- KPI Horas de doble registro
- horas al mes dedicadas a volver a digitar o cuadrar datos entre sistemas
- KRI Contactos tributarios inconsistentes
- clientes y proveedores con RUC de baja o no habido ÷ contactos activos
- KRI Traspasos sin alerta
- traspasos entre sistemas sin aviso de error ÷ traspasos
Calidad de datos según ISO/IEC 25012 y DAMA-DMBOK. Condición del RUC: consulta RUC de SUNAT. La consulta automática al padrón desde Odoo depende del conector configurado y se verifica en la instancia de laboratorio. ISO/IEC 25012 · DAMA · SUNAT
Cuatro indicadores de riesgo de sus sistemas
Un indicador de riesgo, o KRI, avisa antes de que el problema cueste. Su empresa fija el umbral; el autodiagnóstico pregunta la práctica actual de cada uno.
Un respaldo que no se puede restaurar
Restauraciones probadas = sistemas críticos con restauración probada en los últimos 6 meses ÷ sistemas críticos
En Odoo 20: Odoo.sh mantiene respaldos y entornos de prueba; el acta de cada prueba queda en Conocimiento.
Un ex trabajador que sigue entrando
Accesos de personal cesado = usuarios activos de personas cesadas ÷ ceses del periodo
En Odoo 20: Usuarios archivados con su historial; el cruce con Empleados se hace en cada cierre de trimestre.
La misma persona crea un proveedor y le paga
Conflictos de segregación = usuarios con permisos para registrar proveedores y aprobar sus pagos
En Odoo 20: Grupos de acceso por puesto y Aprobaciones; la detección automática de conflictos no es estándar.
Un cambio que llega a producción sin prueba
Cambios sin aprobación = cambios en producción sin solicitud aprobada ÷ cambios en producción
En Odoo 20: Solicitud y aprobación en Proyecto o Servicio de asistencia; en Odoo.sh, rama de prueba antes de producción.
Las pérdidas por una caída o por un acceso indebido se valorizan solo con el historial de su empresa de los últimos 36 meses. Sin ese historial, el informe las presenta como exposición y no las suma al retorno.
Fuentes: ISO 22301, ISO/IEC 27001:2022 y COBIT 2019. Tiempos de recuperación y de respaldo de Odoo.sh: acuerdo de nivel de servicio, revisado en la fecha de cada propuesta. ISO 22301 · ISO/IEC 27001 · COBIT · Odoo Cloud SLA
Tres casos de valor y el orden en que se miden
El informe elige uno según su situación y su puntaje. Los casos A y B empiezan juntos; el C, cuando los datos maestros cumplen la regla acordada.
Si sus sistemas se fueron sumando: Con su situación, el informe suele empezar por el caso A.
Si su empresa es un grupo con varias razones sociales: Con su situación, el informe suele empezar por el caso C.
Si está por elegir un ERP: Con su situación, el informe suele empezar por el caso B.
Si su ERP rinde menos de lo que costó: Con su situación, el informe suele empezar por el caso A.
| A. Portafolio de aplicaciones | B. Dato maestro único y traspasos | C. Del registro al estado financiero | |
|---|---|---|---|
| Qué resuelve | Sistemas que se superponen, licencias sin uso, renovaciones automáticas | El mismo cliente en varios sistemas, traspasos por Excel, RUC sin validar | Cierres largos que dependen de cuadrar sistemas |
| Indicador principal | Costo de TI por usuario activo | Puntos de digitación del mismo dato | Días de cierre |
| Indicador de riesgo | Renovaciones sin decisión | Contactos tributarios inconsistentes | Diferencia entre sistemas al cierre |
| Cómo se valoriza | Costo de los sistemas retirados, desde el mes siguiente al retiro, menos la doble operación | Horas de doble registro evitadas por costo empresa por hora, más errores de comprobante evitados | Horas de cierre evitadas por costo empresa por hora |
| Dato de partida | Facturas de software de los últimos 12 meses | Muestreo de dos semanas de horas de doble registro | Fechas de los tres últimos cierres |
| Primer indicador medible | Inventario completo con costo anual, en F1 | Duplicados en maestros, al cargar las reglas de limpieza de datos | Días de cierre del primer mes con datos integrados |
Si su empresa es un grupo con varias razones sociales: En un grupo con varias razones sociales, el caso C concentra las horas: cada contabilidad cierra por su cuenta y la consolidación se arma en Excel. La consolidación con eliminaciones entre empresas se verifica en la instancia de laboratorio antes de comprometerla.
Si su empresa también trabaja con nosotros un frente de ERP, de procesos o de cumplimiento SUNAT, cada beneficio se cuenta en un solo frente. Los días de cobro, el inventario y las multas evitadas se asignan al frente que los mueve.
Ver el servicio de arquitectura empresarialLínea base firmada, medición a 90 y 180 días
Cada caso se mide con la misma consulta antes y después, normalizada por volumen y por precio del periodo base.
Día 0
Línea base firmada por gerencia: costo del portafolio, traspasos manuales, duplicados, días de cierre, accesos de cesados.
Fuente: Facturas, contratos, extracción de las bases actuales y muestreo de dos semanas.
Día 90
Indicadores de la operación nueva: traspasos reemplazados, duplicados bajo el umbral, accesos cerrados, primera restauración probada.
Fuente: Odoo y el mismo protocolo de muestreo.
Día 180
Indicadores de resultado: sistemas retirados con facturas, promedio de tres cierres, beneficio valorizado contra la línea base.
Fuente: Facturas de proveedores con su cuenta analítica y fechas de cierre contable.
Ficha de fórmulas
- Retorno sobre la inversión (ROI)
- (Σ beneficio neto − inversión) ÷ inversión, en el horizonte declarado
- Valor actual neto (VAN)
- − inversión + Σ beneficio neto del mes ÷ (1 + r)ᵗ, con r = costo de capital mensual
- Tasa interna de retorno (TIR)
- tasa que hace VAN = 0; solo si el flujo cambia de signo una vez
- Payback
- primer mes en que el beneficio acumulado cubre la inversión, simple y descontado
El escenario conservador cuenta solo los costos comprobables con facturas y las horas medidas por muestreo. Ese es el que se usa para decidir; el escenario base se muestra como referencia. Si un sistema se retira después del día 180 por su contrato, el informe muestra la fecha comprometida y no suma ese ahorro al beneficio realizado.
Ver el método DMG-RTNormas peruanas que condicionan la arquitectura
Cada cambio de sistema toca datos personales, libros y comprobantes. Estas son las reglas que la hoja de ruta respeta.
| Norma | Efecto en la arquitectura | Fuente |
|---|---|---|
| Ley 29733 de Protección de Datos Personales y su reglamento, D.S. 016-2024-JUS | Los bancos de datos de clientes y trabajadores se inscriben; migrarlos entre sistemas exige finalidad y medidas de seguridad. | gob.pe/anpd |
| Flujo transfronterizo de datos personales (mismo reglamento) | Alojar el ERP en servidores fuera del Perú se comunica a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. | gob.pe/anpd |
| Código Tributario, artículos 43 y 87 | Los libros y comprobantes se conservan mientras la obligación no prescriba: retirar un sistema exige archivar su historia. | sunat.gob.pe |
| Comprobantes electrónicos y libros electrónicos (PLE o SIRE) | Los datos de clientes, proveedores y productos alimentan cada comprobante y cada registro. | orientacion.sunat.gob.pe |
| NTP-ISO/IEC 27001 | Obligatoria para entidades públicas; en empresas privadas es una referencia voluntaria para los controles de acceso. | gob.pe/pcm |
Normas consultadas en sus fuentes oficiales el 30/10/2026.
Condiciones del autodiagnóstico de arquitectura
Relación con TOGAF
Usamos las capas de negocio, datos, aplicaciones y tecnología del estándar TOGAF 10 de The Open Group y su guía de capacidades. Las preguntas están escritas para gerencia y la jerga se explica en cada capa.
Empresas que no usan Odoo
El autodiagnóstico mide sus sistemas, sean cuales sean. Si la hoja de ruta indica mantener uno, el informe lo dice y calcula su costo como cualquier otro.
Cifras que se piden
La encuesta pregunta prácticas con opciones. Las cifras sin IGV, como costo anual de software, licencias pagadas y usadas, y días de cierre, son opcionales. Contratos, costo por hora y margen se revisan en F1 con acuerdo de confidencialidad.
Costo
El autodiagnóstico y el diagnóstico de 30 min no tienen costo. La hoja de ruta completa sale del diagnóstico F1, que es pagado y se cotiza antes de empezar.
Uso de sus datos
Sus respuestas solo las ve Diego Muñoz para preparar el informe y el diagnóstico de 30 min. No se comparten con proveedores de software ni con terceros.
Grupos con varias empresas
El autodiagnóstico pregunta cómo se consolidan los estados financieros y qué operaciones hay entre las empresas. Una sola persona puede responder por el grupo.
Revise su mapa de calor con Diego
En 30 minutos Diego Muñoz recorre su resultado con usted, ubica el caso que conviene medir primero y le dice qué compra de sistemas conviene postergar hasta tener la línea base.
Para la reunión, tenga a mano
- La lista de sistemas que paga la empresa, aunque esté incompleta
- La fecha de vencimiento de los dos contratos de software más caros
- Cuántos días tardó el último cierre
Si está por elegir un ERP: Para la reunión, tenga a mano
- La lista de áreas que usarán el ERP
- Las propuestas que ya recibió
- La fecha en que quiere decidir
Diego Muñoz answers in person, on Lima time. WhatsApp +51 919 488 260 · damunoz@dmunozgroup.com
