Gestión de flota: funciones y señales de alerta en empresas peruanas

Un sistema de gestión de flota, conocido por la sigla FMS, centraliza la información necesaria para administrar vehículos y conductores. Registra consumos de combustible, mantenimiento y documentos de cada unidad. También puede incorporar datos de ubicación para relacionarlos con la actividad operativa.

En un caso hipotético de distribución, administración registra los gastos de combustible en hojas de cálculo. Operaciones controla los recorridos mediante GPS y mantenimiento conserva un registro separado de reparaciones. Esta fragmentación dificulta calcular el costo de operación de cada vehículo y comparar unidades con funciones equivalentes.

El FMS organiza los registros alrededor de cada unidad y permite consultar su historial operativo. Los gastos de combustible, servicios y reparaciones quedan asociados al vehículo correspondiente. La calidad de los indicadores depende de que los responsables actualicen la información y utilicen criterios uniformes.

La gestión de flota también comprende la programación del mantenimiento y el control de vencimientos documentarios. Cuando existe una fuente GPS compatible, el sistema puede relacionar los recorridos con viajes y utilización de vehículos. Esta relación permite analizar los costos operativos según la actividad registrada.

Una señal de necesidad aparece cuando administración consolida gastos por vehículo mediante hojas de cálculo y verifica manualmente los vencimientos. El procedimiento depende de que cada responsable entregue información completa y oportuna. Los registros incompletos dificultan explicar las diferencias de costos entre unidades que realizan trabajos comparables.

El consumo de combustible constituye otra área de control. Cuando los abastecimientos se registran sin identificar vehículo, kilometraje y periodo, resulta difícil calcular el rendimiento de cada unidad. La empresa también pierde información para investigar variaciones relacionadas con mantenimiento o utilización.

El mantenimiento exclusivamente correctivo constituye otra señal operativa. Cuando la atención comienza después de una falla, operaciones debe reorganizar las asignaciones de vehículos. Un historial de kilometraje y servicios permite programar intervenciones preventivas y registrar las reparaciones imprevistas.

La disponibilidad de GPS tampoco garantiza un control integrado. Si las ubicaciones permanecen separadas de las entregas y los gastos, el seguimiento se limita a los recorridos. La administración de multas y siniestros también requiere un historial asociado al vehículo y al conductor.

• El consumo de combustible carece de indicadores comparables por vehículo.
• Los seguros, las inspecciones técnicas o las licencias llegan a su vencimiento sin alertas internas.
• El mantenimiento se programa después de que aparecen las fallas.
• Los recorridos GPS permanecen separados de las entregas y los costos operativos.
• La empresa desconoce el costo por kilómetro y carece de un historial consolidado de multas y siniestros.

En Perú, el Decreto Supremo N.º 025-2008-MTC aprobó el Reglamento Nacional de Inspecciones Técnicas Vehiculares. Su aplicación debe considerar modificaciones posteriores, incluidos los decretos supremos N.º 001-2019-MTC y N.º 020-2019-MTC (Ministerio de Transportes y Comunicaciones, 2008). La frecuencia de inspección depende de la categoría y el servicio del vehículo (Superintendencia de Transporte Terrestre de Personas, Carga y Mercancías (Sutran), 2026).

La Sutran informó que los vehículos particulares deben aprobar la inspección técnica una vez al año. Los destinados al transporte de personas y los que trasladan materiales o residuos peligrosos deben hacerlo cada seis meses. La empresa debe identificar la clasificación de cada unidad para determinar la periodicidad correspondiente (Superintendencia de Transporte Terrestre de Personas, Carga y Mercancías (Sutran), 2026).

En agosto de 2026, la Sutran informó que circular sin un Certificado de Inspección Técnica Vehicular vigente constituye una infracción muy grave. La sanción comunicada ascendía a S/ 2750, equivalente al 50 % de una UIT de ese ejercicio. La infracción también supone 50 puntos en el récord del conductor. Además, puede ocasionar el internamiento del vehículo en un depósito. El importe corresponde a 2026 y no debe aplicarse automáticamente a otros ejercicios (Superintendencia de Transporte Terrestre de Personas, Carga y Mercancías (Sutran), 2026).

La SBS recordó que todo vehículo que circule en Perú debe contar con SOAT o CAT vigente, según corresponda, conforme a la Ley N.º 27181. Su Reporte SOAT/CAT y Seguro Vehicular permite consultar gratuitamente por placa información de seguros contratados durante los últimos cinco años. El reporte incluye aseguradora, vigencias y antecedentes de siniestros registrados (Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), 2025). El MTC también ofrece una consulta digital de vigencia del certificado de inspección técnica mediante la placa (Ministerio de Transportes y Comunicaciones, 2025). Estas fuentes permiten contrastar los registros empresariales con información oficial (Ministerio de Transportes y Comunicaciones, 2025; Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), 2025). Su disponibilidad no implica una conexión automática con el FMS (Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), 2025).

El costo por kilómetro relaciona los gastos atribuibles a un vehículo con la distancia recorrida durante un periodo. Su cálculo requiere definir los conceptos incluidos, como combustible, mantenimiento y otros costos vehiculares. La comparación pierde consistencia cuando algunas unidades mantienen consumos pendientes de registrar.

El rendimiento de combustible relaciona la distancia recorrida con el volumen consumido. Para calcularlo, la empresa necesita registros de abastecimiento y kilometraje. Las diferencias entre unidades deben analizarse según su utilización y sus condiciones operativas.

La disponibilidad de flota mide la proporción de unidades o tiempo operativo disponible según un criterio definido. El indicador permite identificar vehículos fuera de servicio por mantenimiento o fallas. Su cálculo requiere distinguir las detenciones programadas de las interrupciones imprevistas.

El control documental puede medirse mediante la cantidad de certificados, pólizas y otros documentos vencidos. Un registro de próximos vencimientos permite programar las renovaciones antes de asignar vehículos. La regulación de los seguros obligatorios comprende modificaciones posteriores al Decreto Supremo N.º 024-2002-MTC. La revisión documental debe considerar las disposiciones vigentes aplicables (Ministerio de Transportes y Comunicaciones, 2002).

El FMS puede intercambiar información con un sistema de gestión del transporte, conocido como TMS, para relacionar vehículos con viajes y entregas. La integración con un ERP permite vincular los gastos vehiculares con compras y registros contables. La conexión con sistemas de gestión de activos y mantenimiento, como EAM o CMMS, permite coordinar servicios e intervenciones.

Los sistemas de información geográfica, denominados GIS, aportan contexto espacial a los recorridos. En operaciones mineras, la relación con sistemas de despacho puede contribuir al seguimiento de la utilización de las unidades. Cada integración requiere definir los datos intercambiados, su frecuencia de actualización y los responsables de mantenerlos.

Entre las alternativas tecnológicas para evaluar se encuentran Odoo Flota, Samsara, Geotab, Fleetio, Webfleet y Verizon Connect. Odoo Flota contempla la administración de vehículos, contratos, servicios y costos. La comparación debe considerar las necesidades de seguimiento, mantenimiento, control documental e integración identificadas por la empresa.

La selección también depende de la información que la organización puede mantener actualizada. Un proyecto basado en GPS pierde alcance cuando las ubicaciones no se relacionan con órdenes de transporte o costos. Los abastecimientos registrados con retraso generan indicadores desactualizados y dificultan investigar las desviaciones durante la operación.

Dmunoz Group utiliza su método DMG-RT para relacionar las intervenciones tecnológicas con indicadores de negocio y líneas base medibles. En un diagnóstico de gestión de flota, el alcance puede comprender gastos por vehículo, mantenimiento, disponibilidad y cumplimiento documental. Cada oportunidad se documenta con una fórmula de beneficio, fuente de datos, supuestos y rango de resultados. Las oportunidades sin información suficiente permanecen clasificadas como cualitativas.

La evaluación contrasta los registros administrativos con la información que utiliza operaciones. También examina la identificación de vehículos y las responsabilidades sobre la actualización de consumos y vencimientos. El método establece que finanzas apruebe una línea base reproducible antes de cuantificar las mejoras previstas.

La selección tecnológica considera el costo de la solución y su capacidad para intercambiar información con los sistemas existentes. Dmunoz Group concentra su participación en el diagnóstico de procesos, la selección de herramientas y la definición de integraciones. Su experiencia declarada en este ámbito corresponde al análisis, sin antecedentes demostrados de implementación propia de FMS. El método requiere responsables definidos para cada indicador y procedimientos de medición reproducibles.

El seguimiento contempla procedimientos para corregir información incompleta y documentar las decisiones vinculadas con los indicadores. DMG-RT establece responsables, documentación operativa y revisiones de sostenibilidad a los 3, 6 y 12 meses. En el control de combustible, un abastecimiento sin kilometraje asociado impide calcular el rendimiento de esa unidad con información verificable.