El WMS organiza las operaciones y la trazabilidad del almacén

Un sistema de gestión de almacenes, conocido como WMS por sus siglas en inglés, administra las operaciones físicas y los movimientos de productos dentro de una instalación logística. Controla la recepción, la asignación de ubicaciones, el almacenamiento, el picking, el empaque y el despacho mediante instrucciones registradas en el sistema. Su función consiste en mantener la correspondencia entre las existencias físicas y la información disponible para las áreas de operaciones, compras y ventas. Los lectores de códigos de barras permiten registrar los movimientos durante las actividades del almacén.

La estructura del almacén comienza con la identificación de las instalaciones y sus espacios internos. La documentación de Odoo distingue los almacenes, que representan instalaciones físicas, de las ubicaciones, que identifican espacios específicos como pasillos, estantes y pisos. Esta separación permite registrar dónde se encuentra cada producto y controlar sus desplazamientos entre espacios internos, almacenes, proveedores y clientes. (Odoo)

El WMS también organiza las reglas que determinan dónde almacenar cada producto y cómo recuperarlo durante la preparación de pedidos. Odoo permite configurar rutas para controlar los movimientos entre ubicaciones y establecer reglas de almacenamiento que asignan destinos según las condiciones definidas por el responsable del almacén. (Odoo; Odoo) La configuración puede considerar criterios de rotación de existencias, como FIFO y FEFO, y condiciones específicas de almacenamiento para determinados productos. (Odoo; Odoo) Estos criterios permiten establecer una secuencia de almacenamiento y retiro coherente con las características de la mercadería.

La operación comienza con la recepción de mercadería y la verificación de las cantidades recibidas. Después, el sistema asigna una ubicación de almacenamiento y registra el movimiento correspondiente. Durante el picking, el operario recibe instrucciones para localizar los productos y preparar las cantidades solicitadas. El empaque permite verificar la preparación antes de registrar la salida y entregar el pedido al transporte.

Las rutas multietapa permiten separar la preparación, el empaque y la salida en operaciones diferentes. Esta configuración facilita identificar en qué etapa se encuentra cada pedido y registrar las transferencias entre espacios del almacén. La separación también permite controlar las diferencias detectadas durante la preparación antes de que lleguen al despacho. El responsable de operaciones puede utilizar esta información para revisar las incidencias y determinar en qué etapa se originaron.

La trazabilidad requiere relacionar cada movimiento con el producto, la ubicación y la cantidad correspondiente. El reporte de ubicaciones de Odoo permite consultar productos, paquetes, lotes, números de serie, cantidades disponibles y cantidades reservadas. También permite revisar el historial de movimientos entre ubicaciones y consultar existencias en fechas anteriores. Esta información ayuda a identificar productos registrados en espacios incorrectos y diferencias entre las cantidades disponibles y comprometidas. (Odoo)

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   Recepción de mercadería

   La recepción registra los productos y las cantidades que ingresan al almacén.

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   Asignación de ubicación

   La ubicación asigna un espacio físico a cada producto según las reglas de almacenamiento.

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   Preparación de pedidos

   El picking identifica los productos y las cantidades que deben prepararse para cada pedido.

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   Verificación y empaque

   El empaque verifica la preparación antes de registrar la salida de mercadería.

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   Registro del despacho

   El despacho registra la transferencia de los productos hacia el cliente o el siguiente punto de distribución.

La necesidad de un WMS aparece cuando el almacén pierde capacidad para localizar productos y controlar sus movimientos mediante los procedimientos existentes. Los operarios recorren pasillos buscando mercadería porque las ubicaciones no están registradas o porque los registros dejaron de corresponder con la distribución física. Esta situación aumenta el trabajo de búsqueda y dificulta preparar los pedidos con información confiable.

Los errores de preparación constituyen otra señal relevante. Los despachos pueden salir con productos diferentes o cantidades equivocadas cuando el picking carece de instrucciones verificables. Las diferencias también pueden permanecer ocultas durante la preparación y aparecer durante el empaque o la entrega. En esos casos, el personal corrige manualmente los pedidos y pierde visibilidad sobre el origen de las incidencias.

La operación también presenta dificultades cuando las transferencias entre almacenes dependen de llamadas telefónicas o cuando los responsables desconocen qué pedidos están en preparación, empaque o despacho. La ausencia de información sobre lotes y vencimientos agrega riesgos de trazabilidad cuando la empresa necesita aplicar criterios específicos de rotación.

El inventario físico anual puede detener las actividades del almacén durante varios días porque la empresa necesita contrastar las existencias registradas con los productos encontrados. Esta situación señala dificultades en el registro continuo de los movimientos y en los procedimientos de conteo.

Los lectores de códigos de barras y las terminales portátiles pueden estar disponibles sin integrarse al flujo operativo del almacén. Cuando los trabajadores registran los movimientos por separado, la empresa mantiene tareas manuales que dificultan actualizar las existencias durante la operación.

Las transferencias entre instalaciones también requieren atención cuando se coordinan fuera del sistema y carecen de una secuencia verificable de movimientos. Las excepciones del picking representan otra condición de riesgo cuando reaparecen durante el empaque y obligan al personal a corregir cantidades o productos manualmente.

Estas condiciones permiten evaluar la incorporación de un WMS mediante el análisis de los procesos actuales, las diferencias de inventario y los errores de preparación. La evaluación debe identificar qué actividades requieren instrucciones operativas, registros de movimiento y controles de verificación.

La gestión física del almacén también debe considerar las obligaciones relacionadas con los registros tributarios. La Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT establece las disposiciones referidas a libros y registros vinculados con asuntos tributarios. Su artículo 13 regula el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006)

El numeral 12.1 del artículo 13 establece el registro mensual de las entradas y salidas físicas de existencias, por cada tipo de existencia y en cada almacén. El numeral 12.3 establece como información mínima la fecha, los datos del documento sustentatorio, el tipo de operación, las entradas, las salidas y el saldo final en unidades. Los artículos 12 y 13 entraron en vigencia el 1 de enero de 2009, conforme a la modificación introducida por la Resolución de Superintendencia N.° 230-2007/SUNAT. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006)

El Registro de Inventario Permanente Valorizado incorpora información sobre cantidades, costos unitarios y costos totales de las entradas, salidas y saldos finales. El numeral 13.1 establece su registro mensual por cada tipo de existencia y considera los movimientos sustentados en comprobantes de pago u otros documentos. El numeral 13.3 requiere consignar las cantidades, los costos unitarios y los costos totales correspondientes a las operaciones y los saldos finales. El registro también incorpora el método de valuación de existencias aplicado. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006)

El numeral 13.6 contempla una modalidad de resumen diario para determinados contribuyentes que llevan sus registros en hojas sueltas o continuas. Esta posibilidad exige disponer de un sistema de control computarizado que conserve la información detallada y permita verificar cada movimiento con su documento sustentatorio. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2006) La empresa debe evaluar que la información operativa del WMS pueda relacionarse con los documentos que respaldan las entradas y salidas.

La actualización normativa también requiere atención. La Resolución de Superintendencia N.° 000257-2025/SUNAT, publicada el 30 de julio de 2025 y vigente desde el 1 de agosto de 2025, modificó el Anexo 2 de la Resolución N.° 234-2006/SUNAT sobre los plazos máximos de atraso de determinados libros y registros tributarios. La modificación comprende el Libro de Inventarios y Balances y otros libros contables vinculados con el PDT Formulario Virtual N.° 0625. Las empresas deben considerar esta actualización al revisar los controles documentales y contables relacionados con las existencias. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 2025)

La experiencia de implementación de Dmunoz Group identifica problemas cuando las empresas incorporan tecnología de almacén sin revisar previamente sus procedimientos físicos. La codificación de ubicaciones puede carecer de un estándar común y los trabajadores pueden utilizar lectores sin una secuencia operativa definida. Las rutas de almacenamiento también pueden omitir las excepciones que aparecen durante la recepción, la preparación y el despacho. Estas condiciones dificultan mantener la correspondencia entre los movimientos registrados y la mercadería que circula por las instalaciones.

Dmunoz Group implementa soluciones de gestión de almacenes y configura los procesos asociados con la recepción, el almacenamiento, la preparación y el despacho. La configuración debe contemplar las incidencias que aparecen durante la operación. Entre ellas figuran los faltantes en recepción, las entregas parciales, las devoluciones y las diferencias detectadas durante el picking. Si las rutas multietapa no consideran estas situaciones, los trabajadores pueden terminar resolviendo las excepciones fuera del sistema. La capacitación debe incluir el uso de lectores y la identificación de ubicaciones para registrar correctamente los movimientos.

La selección tecnológica depende de la complejidad de la operación y de las capacidades que ya ofrece el ERP. Odoo Inventario permite trabajar con ubicaciones, rutas multietapa y códigos de barras. (Odoo; Odoo) La aplicación también contempla estrategias de retiro como FIFO, LIFO, FEFO, ubicación más cercana y menor cantidad de paquetes. También permite establecer frecuencias de conteo cíclico por ubicación. (Odoo) Entre las alternativas especializadas consideradas en el mercado figuran Manhattan Active WMS, Blue Yonder WMS, SAP Extended Warehouse Management, Oracle WMS Cloud, Körber WMS e Infor WMS.

La evaluación de una implementación debe relacionar cada intervención tecnológica con un indicador de negocio. El proceso contempla una línea base reproducible antes de implementar y su aprobación por parte del área de finanzas de la empresa. Para un proyecto de almacén, los indicadores relevantes incluyen la exactitud del inventario, los pedidos perfectos medidos mediante OTIF, las líneas preparadas por hora y los errores de despacho. Cada indicador requiere una fuente de datos identificable y una fórmula de cálculo que permita comparar el resultado con la situación inicial.

El control operativo debe permanecer en la plataforma de gestión de la empresa y no depender de archivos externos elaborados por los consultores. La implementación contempla la asignación de responsables de los indicadores, un manual de operación y revisiones posteriores a la puesta en marcha. Las integraciones con ERP, transporte, gestión de patios, comercio electrónico, puntos de venta, manufactura y operación multitienda deben evaluarse según los movimientos que necesita compartir cada proceso. En una operación integrada, una transferencia entre almacenes puede quedar vinculada con la disponibilidad del inventario y con la preparación del siguiente pedido.