Contratistas mineros: control de trabajos ejecutados y valorizaciones

El Ministerio de Energía y Minas (MINEM) identifica como contratistas mineros a las empresas especializadas que realizan exploración, desarrollo, explotación o beneficio. La base es el numeral 11 del artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley General de Minería. Estas empresas deben inscribirse previamente en el Registro de Empresas Especializadas de Contratistas Mineros. (Ministerio de Energía y Minas (MINEM), 2023)

El MINEM distingue estas actividades de las conexas. Entre las conexas figuran construcciones civiles, montajes mecánicos y eléctricos, instalaciones complementarias, transporte, mantenimiento y servicios de campamento. Las actividades conexas no requieren inscripción en el registro. (Ministerio de Energía y Minas (MINEM), 2023)

El contrato permite determinar a cuál de los dos grupos pertenece cada servicio. Para inscribirse como contratista especializada, la empresa presenta una declaración jurada de su representante. La declaración incluye la incorporación de los trabajadores a la planilla electrónica y el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, con cobertura de salud y pensiones, para quienes prestan servicios en la unidad minera. También incluye la contratación de profesionales de seguridad según la actividad. (Ministerio de Energía y Minas (MINEM), 2020)

Estos requisitos de habilitación son distintos de los documentos comerciales con que se valoriza un servicio. (Ministerio de Energía y Minas (MINEM), 2020) El contrato debe identificar las actividades remuneradas, la unidad de medición y el procedimiento de conformidad. Esas condiciones definen la evidencia que necesita el área financiera para comprobar el importe presentado.

El control comienza con el registro de las actividades en la unidad minera. Un parte diario documenta la fecha, el frente de trabajo, los recursos utilizados y las cantidades ejecutadas.

Los metrados cuantifican el avance de actividades pagadas por volumen, longitud, superficie u otra unidad contractual. En servicios pactados por horas de equipo o de personal, la evidencia proviene de registros de utilización y partes de trabajo. La NIIF 15 admite métodos basados en productos obtenidos o en recursos empleados para medir el progreso. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) / Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

El responsable designado por el cliente contrasta los partes con los metrados y las condiciones de aceptación. Las diferencias quedan como observaciones identificables antes de fijar el importe aceptado. Una misma cantidad no se incorpora a dos periodos de cobro. Toda corrección conserva el registro original, el ajuste y la autorización.

1. 1

   Registrar el trabajo

   El parte diario identifica el trabajo ejecutado y su periodo de realización.

2. 2

   Cuantificar las unidades

   El metrado cuantifica las unidades que corresponden al concepto contractual.

3. 3

   Documentar la conformidad

   La conformidad documenta la revisión y aceptación del trabajo según el procedimiento acordado.

4. 4

   Aplicar precios contractuales

   La valorización aplica los precios y ajustes contractuales a las cantidades que correspondan.

La valorización mensual determina el importe que corresponde presentar al cliente según el contrato. Puede requerir cantidades acumuladas, avances del periodo y descuentos pactados. El documento distingue los trabajos del periodo de los reconocidos en valorizaciones anteriores.

La NIIF 15 establece que los ingresos se reconocen cuando, o a medida que, se satisface una obligación de desempeño mediante la transferencia del control al cliente. Una obligación se satisface a lo largo del tiempo si el cliente recibe y consume simultáneamente los beneficios del servicio. Otro criterio combina la ausencia de uso alternativo del activo con un derecho exigible al pago por el desempeño completado. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) / Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

Los párrafos 39 a 44 de la NIIF 15 regulan la medición del progreso. La norma admite métodos de producto y de recursos. Exige un método único por obligación y su aplicación congruente en obligaciones similares. Solo se reconocen ingresos por el progreso cuando este puede medirse razonablemente y existe información fiable. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) / Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

La valorización contractual y el reconocimiento contable no son necesariamente equivalentes. Una valorización pendiente de aprobación no implica por sí sola ausencia de ingresos. Una valorización presentada tampoco demuestra que se cumplan los criterios de reconocimiento. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) / Consejo Normativo de Contabilidad, 2024)

El numeral 5 del artículo 5 del Reglamento de Comprobantes de Pago de SUNAT regula cuándo se emite el comprobante por servicios. La emisión corresponde cuando ocurra primero la culminación del servicio, la percepción parcial o total de la retribución o el vencimiento del plazo pactado para el pago. Si se percibe una retribución parcial, el comprobante se emite por el importe percibido. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 1999)

La norma no establece como requisito general esperar la aprobación de una valorización mensual. El área contable revisa los acontecimientos previstos en la norma y las condiciones de pago del contrato. La fecha de conformidad comercial puede diferir de la fecha en que corresponde emitir la factura. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 1999)

La conciliación distingue el importe ejecutado, el valorizado, el aceptado, el facturado y el cobrado. Cada diferencia lleva una explicación documental. Los adelantos, las retenciones contractuales y los descuentos se identifican según su naturaleza y las condiciones pactadas.

Los importes discutidos se separan de los aceptados por el cliente. Esa separación facilita revisar las cuentas por cobrar y los trabajos pendientes de facturación. Las fechas de ejecución, conformidad y emisión del comprobante se conservan para la revisión contable.

Dmunoz Group configura y desarrolla sistemas de control de obras y los pone en operación. El sistema abarca presupuesto por partidas, compras por partida, control de metrados, valorizaciones, adelantos, fondo de garantía y liquidación.

Un escenario habitual es una obra con el presupuesto en S10, las compras en otro sistema y las valorizaciones en Excel. En ese escenario, el margen de la obra se conoce al liquidarla. Otras señales son las órdenes de compra aprobadas sin ver el saldo de la partida y los residentes que reportan en formatos distintos.

La solución puede construirse sobre Odoo, con sus aplicaciones de Proyecto, Compras y Contabilidad analítica, más funciones de obra para partidas y valorizaciones. Entre las alternativas del mercado figuran S10 Costos y Presupuestos, Procore, Oracle Primavera P6, Aconex, Autodesk Construction Cloud y Presto. La selección depende de los procesos existentes y de la capacidad para conservar evidencia verificable.

El método DMG-RT exige una línea base reproducible, aprobada por finanzas del cliente, antes de implementar. Los indicadores de este proceso son costo real contra presupuesto por partida, valorizado contra cobrado, margen de obra y días entre valorización y factura. El diagnóstico dura tres semanas. La implementación avanza en ciclos de dos semanas.

• La codificación de partidas se acuerda antes de importar el presupuesto de S10.
• Las reglas de adelantos y retenciones se prueban con valorizaciones representativas antes de operar.
• Los residentes necesitan acceso al sistema y el hábito de registrar en él.
• Cada indicador tiene un responsable nombrado por el cliente y se calcula con una consulta o un tablero repetible.

El cierre mensual define una fecha de corte para los trabajos ejecutados y los registros que ingresan a la valorización del periodo. Los partes pendientes de revisión permanecen identificados para no confundirlos con cantidades aceptadas. Las modificaciones posteriores al corte conservan su justificación y el periodo al que corresponden.

La revisión contable separa el progreso de las obligaciones de desempeño de los acontecimientos que determinan la emisión del comprobante. La NIIF 15 regula el reconocimiento de ingresos según el cumplimiento de esas obligaciones. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) / Consejo Normativo de Contabilidad, 2024) SUNAT fija la oportunidad de emisión del comprobante en el artículo 5 de su reglamento. (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), 1999)